We're sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us.

Artículo

Haga que Smartsheet sea más eficaz y flexible con fórmulas de múltiples hojas

by Dan Sills

A medida que el trabajo se vuelve más complicado y está registrando datos de diferentes fuentes, trabajar en varias hojas se convierte en la norma. Sin embargo, conectar datos a través de las hojas puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de grandes conjuntos de datos. Nos complace anunciar que hemos agregado las fórmulas de múltiples hojas a Smartsheet, incluida la fórmula VLOOKUP, una de las principales solicitudes de nuestros clientes.

Las fórmulas de múltiples hojas cambian fundamentalmente la forma en que puede manipular los datos en Smartsheet, ofreciéndole más flexibilidad y capacidad para crear conexiones en todo el trabajo y la información de su equipo, independientemente de la hoja en que se encuentren esos datos. 

En lugar de ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas, o buscar manualmente en hojas grandes para copiar y pegar o crear enlaces de celdas, puede ingresar la fórmula una vez en la parte superior de una columna y copiarla en las otras celdas de la columna. 

Adicionalmente cuando agrega una nueva fila, las celdas se completarán automáticamente con las fórmulas adecuadas. Esto es particularmente útil en una hoja que se completa con un formulario, ya que la información de la fórmula de búsqueda se agregará a los nuevos registros sin necesidad de monitorear constantemente la hoja.

¿Qué es una fórmula de múltiples hojas?

Una fórmula de múltiples hojas referencia datos en una hoja diferente para realizar cálculos o buscar información en una celda específica.

A continuación le mostramos cómo referenciar otra hoja en Smartsheet:

Las fórmulas de búsqueda comúnmente incluyen VLOOKUP, INDEX y MATCH. VLOOKUP se utiliza para recuperar datos correspondientes a otras hojas. Por ejemplo, al usar VLOOKUP, puede utilizar una identificación de cliente para buscar el nombre del contacto de la cuenta principal y extraer esa información en una hoja. Usados en conjunto, INDEX y MATCH ofrecen una forma adicional y más flexible de buscar información a través de las hojas.

A partir de ahora VLOOKUP está reemplazando LOOKUP en Smartsheet, pero todas las fórmulas existentes creadas con LOOKUP seguirán funcionando.

El poder de conectar datos

Ahora que puede conectar datos en varias hojas, puede organizar esos datos de forma más eficiente. Con VLOOKUP e INDEX / MATCH en su kit de herramientas, ahorrará tiempo al usar hojas como tablas de búsqueda para extraer información relevante en otra hoja, según sea necesario, y también disminuirá los errores que pueden surgir al copiar, pegar, importar y exportar datos.

A continuación se incluye un ejemplo de cómo una gerente de Informática utiliza las fórmulas de múltiples hojas VLOOKUP y COUNTIF para asignar y hacer seguimiento de tickets.

También puede usar fórmulas de múltiples hojas para reunir datos para sus informes y Sights ™. Por ejemplo, un vicepresidente de ventas quiere contar las oportunidades de ventas trimestrales, sumar los ingresos esperados de cada región y extraerlos en un informe o Sight. Al usar SUMIF y COUNTIF en fórmulas de múltiples hojas, pueden crear rápidamente un resúmen a partir de una o más hojas para que sirvan como hoja de origen.

Acelere la ejecución con fórmulas de múltiples hojas

Tener la información correcta en el momento preciso es fundamental para que pueda mejorar y acelerar la toma de decisiones en su organización, y actuar en esas decisiones rápidamente. 

Además de fomentar una mejor toma de decisiones, las fórmulas de múltiples hojas también soportan alertas y acciones en Smartsheet. Una vez están configuradas, las fórmulas de múltiples hojas actualizarán los datos en la hoja destino para reflejar los cambios en tiempo real en los datos de origen subyacentes. Estas actualizaciones pueden activar notificaciones, solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación configuradas en la hoja de destino. 

Las fórmulas de múltiples hojas hacen que sea fácil y rápido conectar sus datos para que pueda enfocarse en la información necesaria para avanzar en el trabajo, y automatizar los pasos en función de datos almacenados en varias hojas para ayudarlo a ejecutar rápidamente. Para obtener más información sobre cómo utilizar las fórmulas de múltiples hojas, consulte nuestro artículo de ayuda.