Cuando sucede un desastre natural, el primer impulso de las personas suele ser cuidar a su familia. Para Tellepsen, una empresa constructora líder de Houston, los empleados son familia.
Por ello, cuando el huracán Harvey ocasionó inundaciones en toda el área de Houston en agosto de 2017, Tellepsen usó Smartsheet para conocer el estado de más de 500 empleados distribuidos en toda el área metropolitana de Houston, y buscar ayuda y recursos para aquellas personas que los necesitaban.
Fotografía cortesía de Tellepsen
Los equipos de Tellepsen ya usaban Smartsheet para gestionar el seguimiento de materiales, las fechas límites y las entregas, y los procesos relacionados con los empleados dentro de RR. HH. Las características de colaboración y la flexibilidad de la solución la convirtieron en una herramienta invaluable para gestionar las fechas límite y compartir la información y los pasos del proceso entre los equipos.
Qué no esperaban los equipos: Smartsheet también demostró ser invaluable por la ayuda que brindó a los colegas que la necesitaban y se convirtió en la herramienta principal para ubicar a las personas durante un desastre natural devastador.
Enviar ayuda después de un huracán
El huracán Harvey provocó precipitaciones sin precedente en el área de Houston; se inundaron más de 48 000 hogares, de los cuales 1000 se destruyeron totalmente y más de 17 000 sufrieron daños graves. El vecindario de la directora de RR. HH., Maryanne Henn, no sufrió mayores daños, pero al ver las noticias en la televisión, ella supo que muchos de sus colegas de Tellepsen estaban en problemas, y necesitó encontrar una forma de ayudarlos.
Fotografía cortesía de Tellepsen
“Somos una organización familiar, y nuestra cultura es que todos somos parte de una familia”, explica Henn. “Si alguien está en el hospital, todos en Tellepsen lo sabemos. Enviamos flores y comida. Hacemos visitas. Es parte de nuestra cultura. Así que cuando se produjeron las inundaciones, lo primero que la gente pensó fue: “Dios mío, ¿dónde está la familia Tellepsen? ¿Dónde están todos?”
Henn se dio cuenta de que intentar comunicarse por teléfono con los miembros del equipo llevaría demasiado tiempo. En su lugar, le llevó alrededor de 10 minutos crear un formulario de Smartsheet con campos desplegables para que los empleados pudieran completar e informar que se encontraban a salvo, en un refugio o que necesitaban ayuda de rescatistas porque se aproximaba la inundación. Tanto ella como los gerentes de la empresa les enviaron a los empleados un enlace con la marca de la empresa, a través de un mensaje de texto, correo electrónico, Facebook y Twitter, para que accedieran al formulario.
Fue fácil reconocer el vínculo como mensaje de Tellepsen a primera vista, pero lo más importante era que el formulario era fácil de rellenar incluso desde un dispositivo móvil, porque Henn sabía que era probable que esto fuera una de las pocas posesiones que los desplazados por las inundaciones tendrían disponibles mientras intentaban ponerse a salvo.
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Las respuestas de los empleados se trasladaron a una hoja que Henn y su equipo usaron para saber quién estaba a salvo y conseguir ayuda para los que no lo estaban. Henn fue capaz de clasificar y actualizar la información rápidamente, para concentrarse en aquellas personas que necesitaba su atención inmediata.
“Una de las increíbles funciones de Smartsheet es que puedes colorear una celda si esta cumple con determinadas condiciones. Durante el momento más crítico de la crisis, si alguien elegía la opción “en un refugio”, la celda se ponía de color rojo. Si elegían “enfrentándome a la inundación”, se ponía amarilla. No tenía que repasar 200 nombres; veía que alguien se ponía en rojo y lo llamaba”.
Maryanne Henn
Directora de RR. HH.
Tellepsen
Los empleados de Tellepsen respondieron rápidamente, mientras Henn, ansiosa, actualizaba la hoja cada pocos minutos, llegaban más y más respuestas. Pudo ver quién se encontraba en una situación más apremiante y contactar a un creciente grupo de voluntarios que ofrecían rescate, lugares donde quedarse, ropa para niños, pañales, productos para bebés, etc.
Fotografía cortesía de Tellepsen
“Usamos Smartsheet para desplegar voluntarios”, agregó Henn. “Al principio, cuando las inundaciones cedieron, sabíamos a qué casas teníamos que enviar equipos con personal de la construcción para ayudarlos a retirar las paredes de yeso, ya que el moho se esparce tan rápido que hay que entrar ahí de inmediato. Otras personas de la misma comunidad tuvieron que esperar semanas hasta que llegara un perito, mientras que nosotros pudimos llegar a los lugares al día siguiente”.
En los días y semanas siguientes, Henn y el equipo de voluntarios organizaron equipos de demolición y reparación, entregaron productos para bebés, ropa y tarjetas de regalo a los colegas que se encontraban en los refugios en toda la ciudad, y organizaron actividades de recaudación de fondos para proporcionar dinero y recursos a los miembros de la familia Tellepsen para ayudarlos a reconstruir sus vidas.
“De haber trabajado para otra organización, honestamente, no sé a quién podría haber acudido para conseguir ayuda”, asegura Henn. “Lo increíble de trabajar en Tellepsen es que terminamos llamando a nuestros compañeros: ¡Ey, sé que estás en problemas! ¿Dónde te encuentras? Vamos a buscarte”.
Compartir soluciones más allá de la empresa
Capturas de pantalla de teléfonos móviles cortesía de Tellepsen
Después del huracán, Henn empezó a mostrar Smartsheet a personas de otras empresas locales que habían visto las publicaciones de Tellepsen en Facebook con el enlace para que los empleados informen su situación. Otras grandes empresas de Houston querían saber cómo prepararse para emergencias futuras y ayudar a sus propios equipos con la misma rapidez con la que lo había hecho Tellepsen frente al huracán Harvey.
“Había muchas empresas que decían: '¿Por qué no estamos lo suficientemente organizados?' La verdad es que nosotros tampoco lo estábamos, solo parecía que lo estábamos”, comenta Henn. “Pensé, ¿cómo voy a llegar a todas estas personas? Fue entonces cuando se hizo la luz: Smartsheet. Smartsheet hizo que pareciera que simplemente estábamos esperando que la gente nos dijera cómo estaba; pero, en verdad, se trató de resolver las cosas rápidamente, y no sé si hubiéramos podido hacerlo sin esta herramienta”.
Un director de desarrollo profesional de Tellepsen también usa Smartsheet para evaluar y preparar a sus ambiciosos gerentes de proyectos de construcción para los ascensos. Haz clic aquí para obtener más información.
