Para mantenerse competitivos en el mercado actual, los líderes empresariales deben replantearse cómo funciona el trabajo. Para obtener una ventaja, este ejercicio debe ir más allá de explorar las ubicaciones y los horarios laborales. El modo en que se lleva a cabo el trabajo se volvió más importante que el momento o el lugar en el que se hace. Esto es cierto tanto si los líderes buscan aumentar los ingresos, reducir los costos o mitigar el riesgo en todo el negocio.
Las empresas que innovan el modo en que se realiza el trabajo tendrán una enorme ventaja. Esto requiere expectativas nuevas, procesos nuevos y tecnologías nuevas.
Una clave del éxito en el próximo año será promover las herramientas de gestión del trabajo colaborativo (CWM) más allá de la gestión de tareas centrada en el equipo a una plataforma coherente y conectada para la gestión del trabajo a escala. Esto es lo que los líderes empresariales deben tener en cuenta cuando evalúen o reevalúen las herramientas de gestión del trabajo colaborativo en el próximo año.
La colaboración interdisciplinaria se convierte en una ventaja competitiva
Hoy en día, la comunicación es lo mínimo que se puede pretender. El intercambio de información es un hecho. Herramientas como Microsoft Teams, Zoom, Webex y Slack permiten el debate y sirven como canales para la toma de decisiones. Pero no son adecuadas para estructurar, automatizar o informar sobre el trabajo.
Los trabajadores necesitan una forma de intercambiar, organizar y estructurar la información en el contexto de su trabajo. Necesitan trabajar juntos para lograr resultados e informar sobre ellos. No solo deben producir resultados, sino que también deben obtener información que pueda orientar el trabajo futuro e incluso reducir el costo de proyectos similares.
A menudo, las personas intentan resolver los aumentos de eficiencia a nivel de equipo. Sin embargo, la oportunidad del trabajo colaborativo actual supera el nivel del equipo y abarca a toda la empresa (y más allá). Para potenciar todo su valor, las plataformas de gestión del trabajo no pueden funcionar solo a nivel del equipo, sino que deben involucrar a todos los que trabajan dentro de la empresa y con ella.
Las personas necesitan trabajar con un grupo grande y diverso internamente, a menudo entre distintas disciplinas. La colaboración no se limita a compañeros de trabajo, sino que se extiende más allá de los límites de la organización a clientes, socios y proveedores. Sin embargo, las herramientas de CWM suelen estar limitadas por modelos de suscripción que requieren que cualquier usuario que contribuya al trabajo tenga una licencia paga. Los líderes que eligen plataformas que eliminan los obstáculos a la colaboración obtienen una ventaja competitiva.
Los líderes también deben brindar a las personas una plataforma que tenga la capacidad de admitir cargas de trabajo sólidas, pero que prácticamente todos los empleados la comprendan y la consideren útil. Este debe ser el caso, ya sea que se trate de expertos altamente técnicos o funcionales en marketing, servicios, operaciones, ventas, finanzas, etc. Tener un lenguaje común para trabajar en colaboración es una ventaja significativa.
Históricamente, los lenguajes comunes se limitaban a herramientas básicas de productividad: video, mensajería, autoría. Sin embargo, en los últimos cinco años, observamos cómo esto evolucionó. Para impulsar rendimientos desmesurados, las herramientas de colaboración, como las plataformas de CWM, ofrecen un mayor valor y lenguajes estructurados que todos pueden hablar con fluidez.
La gestión del trabajo pasa de gestionar tareas a impulsar resultados significativos
Este año, más organizaciones necesitarán que sus inversiones en CWM vayan más allá de la productividad individual. Existe un límite en la cantidad de productividad personal que puede agregar valor a un negocio. A medida que el trabajo se vuelve más interconectado, la productividad debe ser más sistemática a fin de que las organizaciones estén mejor posicionadas para movilizarse contra programas de mayor valor. Ahora los líderes deben centrarse en capacitar a las personas que gestionan el trabajo que se realiza, ya sean gerentes de proyectos, gerentes de programas o personal de operaciones. Cuando las personas directamente responsables de asegurarse de que el trabajo se realice están capacitadas para desarrollar y optimizar flujos de trabajo efectivos, proporcionan un efecto multiplicador que crea más valor para las organizaciones.
Los líderes también deben obtener información del trabajo completado, para que los recursos puedan implementarse de manera más efectiva en el próximo programa o iniciativa. Dado que los negocios se ven obligados a sacar el máximo provecho del dinero invertido, cada vez más empresas buscarán conectar sus presupuestos con la planificación hasta la ejecución, e invertir en iniciativas que produzcan el mejor rendimiento ajustado al riesgo. La escala y el impacto ya no se medirán tanto por la cantidad de usuarios que hay en la plataforma. En cambio, se medirán por el grado en que una plataforma ofrece oportunidades de alto valor.
Potenciar el valor que proviene de la ejecución a escala de iniciativas empresariales complejas y de orden superior implica mucho más que conectar a las personas en una sola plataforma. Se trata de garantizar una ejecución coherente y la capacidad de repetir lo que funciona sin empezar de cero. Los trabajadores pueden lograrlo a través de la gestión de carteras que facilitan informes coherentes con controles operativos y automatización, y la capacidad de realizar cambios en toda la cartera al mismo tiempo. Esto permite ver con mayor transparencia lo que realmente está sucediendo en todo el negocio y puede acelerar la toma de decisiones del equipo directivo.
La seguridad y la gobernanza ganan igualdad de condiciones con la velocidad del valor
Ya no basta con tener un software en funcionamiento rápidamente. Todas las empresas necesitan, y deben esperar, seguridad y gobernanza que satisfaga sus necesidades en la actualidad y en el panorama de amenazas en constante cambio. Los controles avanzados de gobernanza y seguridad son fundamentales para que las grandes empresas ejecuten sus operaciones y protejan sus datos corporativos y los de los clientes. Las empresas de todos los tamaños se centran cada vez más en cómo pueden asegurar el futuro de sus negocios.
A medida que las amenazas de seguridad aumentan en número y evolucionan en naturaleza, los líderes empresariales deben posicionar mejor a sus empleados para tener éxito en el campo de la seguridad. Esto no es algo que deba relegarse únicamente a TI, ni podemos esperar que los usuarios empresariales identifiquen y eviten amenazas todo el tiempo. Si bien a cada director de seguridad de la información le encantaría que los miembros del equipo estuvieran atentos y buscaran amenazas constantemente, el trabajo a mano suele recibir la atención.
La postura de seguridad para el software debe cambiar. Ya no se trata de poner los controles a disposición de los usuarios con la expectativa de que sepan cuándo y cómo aplicarlos. Los líderes empresariales deben adoptar una postura proactiva que brinde protección adicional, sin tener que depender principalmente de un cambio en el comportamiento de los usuarios. Un factor crítico para proporcionar proactivamente una comunicación y una colaboración seguras es la confianza. Pero las capacidades basadas en la confianza pueden ir de simples a más sofisticadas.
Un ejemplo cotidiano es el correo electrónico. El trabajo colaborativo de la actualidad depende más que nunca de los correos electrónicos de notificación y de los mensajes a medida que el trabajo cruza los límites del equipo, la organización y la empresa. Esta es exactamente la razón por la que los atacantes centran sus esfuerzos en explotar el correo electrónico con phishing y otros ataques de ingeniería social. Los líderes deben elegir soluciones que permitan a los usuarios determinar sin esfuerzo la autenticidad y la validez del correo electrónico. La capacidad de confiar en el correo electrónico no solo es útil para los usuarios mientras colaboran, sino que también es fundamental para garantizar la protección de los datos que se comparten. La protección de datos en el trabajo colaborativo no es algo con lo que es bueno contar, es una necesidad. Las soluciones de gestión del trabajo colaborativo que tienen la seguridad como base no solo ayudan a los usuarios a abordar los requisitos de seguridad. Estas soluciones también son más eficientes para que los equipos de TI las implementen, y eso equivale a un valor comercial medible.
Su verdadera ventaja competitiva
El entorno competitivo actual recompensará a los líderes empresariales que mantengan una mentalidad ofensiva. Sé que esto puede parecer un poco contradictorio, ya que los inversores reaccionan positivamente a la mejora del margen durante el crecimiento a altos costos. Sin embargo, si invierte el capital cuidadosamente y en las herramientas adecuadas, puede mantenerse en una posición ofensiva mientras amplía los márgenes.
Hoy en día, su ventaja competitiva es la movilización de sus equipos de manera integrada. Esto se basa menos en descubrir cómo los equipos pueden impulsar la eficiencia en lo que ya hacen bien, y más en liberar y escalar oportunidades que antes no se aprovechaban a través del uso de nuevas tecnologías.
Para liberar el potencial latente de su organización, permita que sus empleados accedan a plataformas modernas de gestión del trabajo que los ayuden a trabajar juntos para resolver problemas empresariales de orden superior e impulsar la innovación. Ellos y sus clientes se lo agradecerán.