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Siete conclusiones clave del estudio de Forrester Consulting sobre el impacto económico de Smartsheet
A veces, el trabajo es un obstáculo a la hora de ponerse a trabajar. La información se aísla. Hay que localizar a las personas para obtener aprobaciones. Los programas y herramientas que se supone que lo ayudan solo sirven a un aspecto de su trabajo. La lista es infinita.
En el centro de todo hay una verdad: es difícil crear procesos y sistemas que apoyen a una organización entera cuando todos trabajan de manera diferente. Muchos de nuestros clientes lidiaron con estos mismos problemas antes de usar Smartsheet. Aunque tenían herramientas para ayudar a sus equipos, los programas no podían acompañar el crecimiento de las empresas a medida que sus necesidades cambiaban.
Smartsheet cambió las reglas del juego porque les dio a las personas y a los equipos el poder de crear soluciones que funcionaran exactamente de la manera que deseaban. Dificultaba el aislamiento de información importante dado que los equipos tenían visibilidad cuando la necesitaban. No solo podían acceder a informes y datos en tiempo real, sino que también podían crear soluciones personalizadas sin necesidad de subcontratar o tener conocimientos de codificación.
El cambio de flujos de trabajo ad hoc al uso de Smartsheet conlleva muchos beneficios. Algunos son evidentes: ahorros de tiempo, eficiencia, transparencia. Algunos no tanto: el impacto económico. ¿Qué tan rápido puede una empresa ver un rendimiento de su inversión? ¿Qué pasa con el balance final siempre importante?
Encargamos a Forrester Consulting que analice en profundidad los detalles y responda a estas preguntas. Esto es lo que descubrieron.
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Acerca del estudio
Para comprender y calcular el Total Economic Impact™ del uso de Smartsheet, Forrester Consulting realizó entrevistas exhaustivas con responsables de la toma de decisiones de nueve organizaciones que actualmente utilizan la plataforma. Con las entrevistas como base, crearon una organización compuesta que representaba cada uno de los resultados de la empresa.
Las empresas entrevistadas compartieron estos tres puntos débiles:
- Ejecución inconsistente del trabajo basada en hojas de cálculo estáticas y desactualizadas y procesos manuales
- Diferentes equipos utilizaban diferentes herramientas para realizar el trabajo, lo que significa que no hay una fuente única de veracidad para los proyectos y las iniciativas estratégicas.
- Los equipos directivos no tenían visibilidad del trabajo y, a menudo, necesitaban comunicarse con los líderes de los proyectos o equipos para obtener novedades
Los resultados del estudio
Forrester Consulting descubrió que una organización compuesta registró $16,3 millones en valor neto actual durante un período modelado de tres años. En ese mismo plazo, Smartsheet obtuvo un rendimiento de la inversión del 680 % y recuperó la inversión inicial en menos de 6 meses.
La capacidad de Smartsheet de ofrecer resultados tan significativos para nuestros clientes se detalla en el estudio completo, pero desglosaremos los resultados aquí.
Smartsheet libera a los empleados para que se centren en el trabajo estratégico
Descubrieron que los empleados que usaban Smartsheet redujeron el tiempo que antes dedicaban a realizar un seguimiento de las personas y la información, lo que les permitió centrarse en el trabajo de mayor valor y mayor impacto. Con empleados más productivos, las empresas pudieron alcanzar sus objetivos con mayor rapidez y obtener mayores ahorros.
Se redujo 80 % el tiempo que se dedicaba a la configuración de proyectos, carteras y programas
Los equipos de administración de proyectos pudieron utilizar plantillas y automatizar tareas repetitivas, como la configuración de proyectos y aprobaciones, lo que redujo la cantidad de pasos manuales que tenían que seguir. Esto liberó 80 % de su tiempo durante la parte de configuración de estos flujos de trabajo. Otro beneficio de crear un proceso que se puede repetir con facilidad fue una experiencia más consistente para sus clientes.
Un 75 % menos de correos electrónicos relacionados con la administración del trabajo
Los equipos también obtuvieron visibilidad instantánea del estado de los proyectos gracias al seguimiento de todos los elementos en tiempo real de Smartsheet. Los ejecutivos y otras partes interesadas no tenían que solicitar información y esperar respuestas, en cambio, podían iniciar sesión en Smartsheet y encontrar exactamente lo que estaban buscando. Esto redujo los correos electrónicos relacionados con la administración del trabajo en un 75 %.
Los ciclos de revisión se redujeron a la mitad
La visibilidad adicional también redujo la cantidad de tiempo dedicado a los ciclos de revisión en un 50 % y redujo la cantidad de reuniones de revisión necesarias para cada proyecto. Forrester Consulting calculó que la combinación de correos electrónicos de administración de proyectos reducidos y el tiempo dedicado a la configuración de proyectos dio lugar a ganancias de productividad de $6,1 millones durante un período de tres años.
Se ahorraron más de 40 horas por empleado por año
Smartsheet mejoró la utilización de los recursos gestionados en un 2 %, lo que permitió ahorrar más de 40 horas por empleado anualmente. Incluso los miembros del equipo que no interactuaron tanto con Smartsheet también se beneficiaron del uso de la plataforma por parte de sus equipos, lo que generó un ahorro de $7,5 millones en tres años.
Smartsheet aumenta la generación de ingresos y reduce el costo de TI
Descubrieron que Smartsheet permitía a las empresas recortar su presupuesto en otros programas, crear las soluciones que necesitaban internamente y aumentar la generación de ingresos.
$1,5 millones en servicios profesionales y crecimiento de ingresos
Al automatizar las tareas administrativas y repetitivas y aumentar el enfoque en el trabajo de mayor valor, los equipos pudieron entregar proyectos con mayor rapidez. Esta eficiencia ayudó a impulsar el crecimiento anual de los ingresos de las empresas y ascendió a más de $1,5 millones para la organización compuesta en tres años.
Ahorro de $1,1 millones en licencias de software
Forrester Consulting descubrió que las empresas ahorraron $1,1 millones en tres años porque pudieron reducir sus inversiones en licencias de invitados para CRM, ERP u otras herramientas de administración de proyectos.
Ahorro de $996 mil en costos de desarrollo
Las ofertas sin codificación de Smartsheet hicieron posible que las empresas desarrollaran sus propias aplicaciones y flujos de trabajo en menos tiempo y a un costo más bajo, en comparación con el desarrollo de una solución desde cero o el uso de una solución de terceros. El ahorro total para la organización compuesta fue de casi $996 mil durante el período de tres años.
Sobre la metodología
Con un enfoque de múltiples pasos, Forrester construyó un marco de Total Economic Impact™ que identificaba el costo, el beneficio, la flexibilidad y los factores de riesgo que afectan las decisiones relativas a la inversión. Con las entrevistas como base, Forrester construyó un marco de TEI, una organización compuesta y un análisis del rendimiento de la inversión. La organización compuesta representa los nueve responsables de la toma de decisiones que Forrester entrevistó y se utiliza para presentar el análisis financiero agregado. El estudio completo ofrece una descripción detallada de las características de la organización compuesta.
“Sí, compra una herramienta de TI, pero también compra mucho más que eso. Está comprando una forma fundamentalmente nueva de trabajar y pensar que puede ser muy poderosa. Hablé con los usuarios, quienes me describieron cómo están resolviendo problemas que ni siquiera sabían que existían”.
— Responsable de salud, seguridad y medio ambiente, agroquímicos, The Total Economic Impact™ de Smartsheet
El cambio a entornos de trabajo digitales exacerbó la necesidad de alineación organizativa. Fuimos testigos de lo rápido que el mundo puede cambiar al inicio de la pandemia de COVID-19 y de cómo a las empresas que se adaptaron rápidamente les fue mucho mejor.
Trabajar de forma aislada ya no sirve. La forma tradicional de trabajar, que era fija y lineal, ahora evolucionó para convertirse en una multidireccional, fácilmente automatizada y adaptable. Y cuando los empleados tienen las herramientas para ser dinámicos en el mundo laboral, están más satisfechos con sus trabajos. Smartsheet facilita el trabajo en equipo venciendo los obstáculos que dificultan la colaboración. Unifica a las personas con procesos que funcionan para ellos y les permite tener la información que necesitan.
