Una guía de superación para potenciar su equipo de TI de atención médica con Smartsheet

Nota del editor: En 2020, lanzamos un programa nuevo para los embajadores de Smartsheet más entusiastas: los Triunfadores de Smartsheet. Este grupo selecto de clientes no son solo expertos en productos, sino que también son innovadores, generadores de cambios y los que todo lo pueden. Esta es la cuarta publicación de la serie del blog en que presentamos la cohorte inaugural de Triunfadores en la comparten sus triunfos, desafíos y consejos de Smartsheet.

Gestionar personas y equipos puede ser todo un desafío: delegar trabajo, orientar y ofrecer soporte a su crecimiento profesional, y asegurarse de que los proyectos cumplan con las fechas límite y aporten valor. Es abrumador, en particular, cuando se adopta una nueva herramienta o plataforma. Sin embargo, para la Triunfadora Melanie Corbin, supervisora general de operaciones de negocios en MedPOINT Management, es mucho más sencillo administrar dos equipos de TI con la ayuda de Smartsheet.

Hace más de 30 años que Melanie trabaja en TI de atención médica. Con sus primeros pasos en un grupo de médicos del departamento de facturación, logró desarrollar sus habilidades con un proveedor de software y un amplio plan de salud en California antes de su llegada a MedPOINT Management. Aquí, los equipos de Melanie se enfocan en la producción, y uno ofrece soporte en el centro de llamadas mientras que otro lo hace con la configuración, y administran proyectos que pueden ser muy especializados.

“Aun cuando no soy programadora, puedo crear soluciones de TI en Smartsheet que mejoran los procesos y conducen a una visibilidad mejorada del trabajo que se lleva a cabo. Es una plataforma increíble para ayudar a las personas con su trabajo”.

Optimizar el uso interno

MedPOINT es una organización de servicios de atención médica de propiedad familiar que ofrece servicios especializados a grupos médicos de hospitales y grupos de médicos con contratos de atención administrada. O bien, como dijo Melanie, “Nos ocupamos de los servicios del backend para liberar a los doctores”. Cuando se incorporó, Melanie dice que, si bien la compañía ya usaba Smartsheet, lo destinaba principalmente al seguimiento de proyectos menores y hojas.

“Luego, llegué yo y comencé a hacer preguntas como: '¿Qué es un panel? ¿Para qué sirve?'” Melanie se ríe. “Primero, pensé que era como Excel, pero cuando comencé a mirar los videos de ayuda y navegar por el sitio web, los paneles me generaron intriga”.

Ahora, es la autoridad no oficial de Smartsheet y una de nuestras Triunfadoras. Sin embargo, también es una Movilizadora y parte del Programa de Adopción Anticipada. A nivel interno, organizó 10 sesiones de “almorzar y aprender” en MedPOINT para mostrarles (y empoderar) a sus compañeros de equipo sobre cómo crear fórmulas, informes y hojas de métricas. Si eres parte de la Comunidad de Smartsheet, es posible que la veas respondiendo preguntas de otros usuarios en forma ocasional. “Me relaja poder resolver los problemas de los demás”, dice.

Mantener a los equipos encaminados y conservar registros para auditorías

Para mantener a sus equipos encaminados, Melanie confeccionó una lista de tareas con el nombre de cada uno de los miembros del equipo, las asignaciones y el estado. En el panel más grande, se muestran cuántos proyectos están asignados a cada persona.

“Debido a que atención médica se somete a auditorías muy detalladas, preciso llevar un registro de quién configuró qué, y qué cambios se han hecho desde ese momento”, explica. “En relación con los reclamos, necesito saber las respuestas a preguntas del tipo: '¿Hemos vuelto a procesar estos reclamos?' ¿Cuál es la configuración actual? ¿Cuántos cambios se han hecho? De esta manera, cuando llega el momento de la auditoría, sabemos la fecha exacta en que se produjo un error y podemos reprocesarlo con rapidez”.

En ocasiones, puede tratarse de una solución sencilla que presenta un gran desafío para un equipo. Es natural resistirse a una nueva herramienta o un nuevo proceso. Al automatizar los flujos de trabajo y configurar alertas, recordatorios y actualizaciones de estado, Melanie reduce las tareas manuales repetitivas que son una pérdida de tiempo. "Smartsheet es tan personalizable que si un miembro del equipo dice que no le gusta cómo funciona algo, pido una sugerencia y podemos cambiarlo", explica.

Garantizar la aceptación del nivel superior

"Si lo usas, llegará". Es el gran consejo que da Melanie para asegurarse la aceptación del equipo directivo en relación con un recurso. Al crear paneles para su gerente y colegas a nivel de la vicepresidencia, descubrió el éxito al mostrarles, en lugar de contarles, las capacidades de Smartsheet.

"Les doy a los líderes visibilidad absoluta de mis equipos y lo que sucede con ellos", comenta. "¿Quieres saber cuántas llamadas telefónicas recibimos en el centro de llamadas? ¿Cuánto tiempo se destina a cada una de ellas? Todo está incluido en el panel y lo bueno es que toda la compañía puede verlo".

Gracias a la solución sin códigos de Smartsheet, Melanie también ayuda a los equipos interdisciplinarios. "Smartsheet me permite crear elementos para nuestro departamento de Finanzas porque puedo configurar soluciones complejas que se adaptan a las necesidades del negocio sin sacarle tiempo a ninguno de nuestros recursos de programación limitados".

Empoderar a otros para crear

En sus horas libres, Melanie es una artista de medios combinados y enseña periodismo del arte. Tal como ocurre con Smartsheet, le apasiona enseñarles a otros cómo diseñar y mejorar sus vidas. "Las personas suelen decir que no tienen una veta artística. Sin embargo, cuando aprendes a usar las herramientas, se amplían de tal manera de que puedas expresarte". Eso es empoderador.

Conozca el resto de las Triunfadoras de Smartsheet y asegúrese de unirse a la Comunidad de Smartsheet para obtener más consejos de otras personas como Melanie (¡salúdela si la ve!).