Siento decírselo, pero en este preciso momento es el único que está entusiasmado con el nuevo software que encontró.
Hace todo lo que necesita.
Resuelve un problema real en su rutina diaria.
Además, en este momento eso es lo menos importante en la vida de su jefe.
Hizo lo que debía y evaluó todas las opciones para encontrar la solución perfecta que mejore los procesos de su empresa. Sin embargo, tiene que convencer a su jefe (e incluso quizás al jefe de su jefe) antes de que se perciban esos beneficios.
Entonces, ¿cómo puede convencerlo? Una vez programada la reunión, ¿cómo crea un caso de negocios sólido para convencer a su jefe de que apruebe el nuevo software?
Resalte los beneficios
Para explicar su propuesta de un nuevo software, empiece por ilustrar los beneficios de su uso.
Existen dos tipos de beneficios que se deben tener en cuenta:
Los beneficios tangibles incluyen elementos como presupuesto, inversión y ROI. Si, por ejemplo, ve que sólo uno de cada cuatro proyectos se ajusta al presupuesto o está por debajo de este, puede calcular la reducción de costos que supondría mejorar esa cifra para mantener más proyectos dentro del presupuesto. Las cifras que muestran un impacto positivo en los resultados son difíciles de ignorar para cualquier líder inteligente.
Los beneficios intangibles como la experiencia de los empleados y la atención al cliente son más difíciles de mostrar. La gente puede considerar que estos beneficios son el resultado del uso del software, aunque no estén directamente relacionados.
Si su empresa tiene problemas para cumplir con las planillas horarias, por ejemplo, quizá el software propiamente dicho no resuelva directamente su desafío. No obstante, sí puede ayudar a su jefe a entender cuánto tiempo, energía y frustración se invierten en el seguimiento diario de las horas y cuánto mejor es este nuevo software para el mismo propósito. Mejor control del tiempo = proceso más sencillo = menos frustración = empleados más contentos.
¡Pero espere! Su trabajo no terminó aún. Puede que su jefe entienda los beneficios gracias a sus habilidades matemáticas y de investigación, pero la implementación de un nuevo software implica una gran alteración del flujo de trabajo establecido en la empresa.
Para convencer realmente a las partes interesadas de que el cambio vale la pena, tiene que motivar a el elefante.
Motive al elefante
Por naturaleza, las personas se resisten al cambio. No quieren cambiar su forma de trabajar y tampoco quieren que se los obligue a aprender algo nuevo a menos que se los convenza de que vale la pena.
El cambio es muy difícil porque los lados racional y emocional de nuestras mentes compiten constantemente por el control. Sólo se puede convencer a los demás para que cambien cuando se pone freno a esta tensión y se ayuda a ambas partes para que avancen en la misma dirección.
El psicólogo Jonathon Haidt de la Universidad de Virginia utiliza la metáfora de un jinete y un elefante para captar esta tensión. En su libro, Switch, Chip y Dan Heath explican:
“Haidt dice que nuestro lado emocional es el elefante y nuestro lado racional el jinete. Colgado sobre el elefante, el jinete lleva las riendas y parece ser el líder. Pero el control del jinete es inestable porque es muy pequeño en relación con el elefante. Cada vez que el elefante de seis toneladas y el jinete disientan sobre qué dirección tomar, el jinete perderá. Lo supera por completo”.
Aunque su propuesta puede tratarse de un nuevo software, en el fondo le está pidiendo a su jefe que cambie la forma de trabajar de las personas. Todos los miembros de su equipo tendrán que adoptar nuevos comportamientos para aprovechar al máximo el software.
El problema es que, cuando la gente no sabe qué esperar, el proceso de cambio es ambiguo y su Elefante se asusta. Se resiste a moverse. Por más que el jinete insista, los argumentos analíticos no lo harán cambiar de opinión.
Por lo tanto, para motivar al elefante, piensa en cómo puede presentar sus pruebas para que su jefe sientaalgo.
Supere el filtro de spam
Existen muchas probabilidades de que cuando le haga esta propuesta a su jefa, ella ya esté pensando en un millón de cosas más. Está planeando la reunión del equipo directivo dentro de una hora. Los números disminuyeron el mes pasado, y está pensando en cómo mejorarlos.
Cuando propone un nuevo software, debe dar una razón convincente para que les interese. De lo contrario, lo filtrarán entre todas esas ideas, no le prestarán atención y olvidarán la conversación en cuanto deje la sala.
Para pasar el “filtro de spam” de su cerebro (gracias, Kathy Sierra), tiene que lograr tres cosas con su propuesta:
- Evite complicaciones. No deje que el cerebro filtre información innecesaria o sin importancia. Vaya al meollo de lo que quieres decir y evite la palabrería.
- Cree un sentimiento. Las personas responden cuando puede conectarse con sus emociones más profundas. En lugar de depender de los números, haga un dibujo. Cuente una historia en torno al desafío que trata de resolver. Ayúdelos a sentir la seriedad de sus palabras.
- Sea convincente. Los cuadros y gráficos llamativos no van a obligar a su jefe a actuar. Probablemente desconfíen, si no son escépticos, cuando se sienten con usted. Para llamar su atención, hay que darle un motivo importante y convincente para que actúen.
Puede identificar los motivos más convincentes de su nueva propuesta de software preguntando ¿por qué? hasta llegar al fondo del asunto y motivar a su Elefante.
Aquí le mostramos un ejemplo con una conexión desvergonzado:
Al final del día, su jefe busca el rendimiento de la inversión en este nuevo y brillante software. Necesitan entender cómo este software ayuda a la empresa, qué va a cambiar y si ese esfuerzo de cambio vale la pena.
Su trabajo es mostrarles los beneficios, motivar a su elefante y ayudarlos a entender (y sentir) cómo este nuevo software ayuda a la empresa para que sea exitosa. Si lo hace bien, tendrá a un ganador a su lado, y ambos se irán sintiéndose bien con la decisión de continuar.
