La felicidad empieza en el trabajo: Cómo la satisfacción de los empleados aumenta la eficacia en el trabajo y fuera de él

Está en el trabajo un viernes por la tarde. Tiene muchísimas reuniones y los plazos de los proyectos se acercan. Se resignó a pasar otro fin de semana haciendo horas extras para cumplir con una pila interminable de tareas. Se recuerda a sí mismo que sus hijos jugarán más partidos de fútbol y bailarán en más recitales, y que usted y su pareja tendrán otros aniversarios que podrán celebrar en lugar de trabajar. 

¿Le suena familiar? Nosotros también pasamos por eso. Desafortunadamente, las personas que hacen el trabajo suelen ser las más afectadas cuando los procesos agilizados son una idea de último momento. El informe sobre el futuro de la gestión del trabajo 2023 de Smartsheet concluye que cuando los proyectos se desvían, esas personas se llevan la peor parte: los trabajadores en estas condiciones informan sentimientos de frustración (58%), agotamiento (31%), vergüenza (27%), enfado (26%) y apatía (25%), por nombrar solo algunos. Además, tres de cada diez personas afirman haber sufrido consecuencias directas en su carrera, como la pérdida de un ascenso, debido a proyectos mal gestionados. La realidad es que estos sentimientos no solo existen en el trabajo, sino que también se filtran en aspectos de la vida familiar, y pueden tener efectos generalizados en la salud mental y la felicidad general.

La buena noticia es que, cuando las cosas van bien en el trabajo, los empleados afirman estar más satisfechos y comprometidos fuera de él. Cuando los proyectos se ejecutan sin inconvenientes, los encuestados afirman tener más energía para sus relaciones y actividades (36%) y pasar menos tiempo pensando en el trabajo una vez que termina la jornada laboral (30%); esas son las personas que pueden asistir a los partidos de fútbol y a los recitales de danza de sus hijos, o salir una noche a celebrar con su pareja.

Los amplios beneficios de una gestión eficaz de los proyectos

Los procesos y calendarios manejables tienen numerosos beneficios, como dar un mayor margen de maniobra a los miembros del equipo en todos los niveles y la capacidad no solo de ejecutar las tareas y proyectos en curso, sino también de mostrar lo mejor de sí mismos, con sus mejores ideas, en el trabajo. Laura Murdock, gerenta de Gestión de Proyectos de Smartsheet, afirma que a menudo ve contribuciones e ideas de calidad por parte de los miembros de su equipo en la PMO (Oficina de gestión de proyectos): “Cuando las personas funcionan al máximo, se pueden ver los resultados en la forma en que un equipo trabaja”, afirma.  

Cuando los empleados están contentos y tienen la moral alta, cultivan de forma natural un ambiente de apoyo y colaboración y se convierten en un equipo muy unido. Murdock explica: “Cuando todo va bien, el equipo central del proyecto habla abiertamente y la información fluye con transparencia. Los problemas se plantean pronto y la gente tiene claros sus objetivos”. En general, cuando la colaboración es buena, la gente prospera, aprende y se siente respetada. Y añade: “Sientes que ese grupo de personas realmente te cubre las espaldas. Y eso crea un enorme efecto dominó. Se extiende a la satisfacción laboral: influye en cómo te sientes y cómo respondes cuando te preguntan por tu trabajo”.

Los beneficios de los procesos fluidos y los proyectos bien gestionados no solo repercuten en el empleado, sino en los equipos de proyecto y los departamentos en su conjunto. Los proyectos correctamente gestionados tienden a mejorar las relaciones laborales, tanto entre compañeros (47%) como entre los directivos de la empresa (41%). En general, los profesionales de proyectos afirman que los proyectos bien gestionados se traducen en una mayor eficiencia (49%), una mayor calidad del trabajo (57%) y un aumento de la colaboración (40%), además de hacer que un equipo sea más capaz de cumplir los plazos (39%) y el presupuesto (42%).

Los propietarios de los negocios también se benefician: la mejor parte es el impacto en el balance final. Cuando aumenta la productividad, bajan los costos y la generación de ingresos se hace más eficiente. La rotación de empleados disminuye, lo que ahorra gastos de contratación y capacitación. Es una receta fácil para el éxito financiero.

Los procesos eficaces ayudan a resolver problemas en el trabajo y fuera de él

Los procesos agilizados de gestión de proyectos son una de las mejores formas de garantizar que los proyectos se completen con éxito. Entonces, ¿qué ayuda a que el trabajo intermedio (el que se realiza durante la ejecución para completar un proyecto) se lleve a cabo con éxito? 

En primer lugar, contar con una comunicación y unas expectativas claras ayuda a que los empleados sepan qué hay que hacer y cuándo, y contribuye a lograr una colaboración eficaz en equipo. Unos plazos realistas y una carga de trabajo manejable reducen la presión sobre quienes ejecutan los proyectos, lo que contribuye a elevar la moral general y a mejorar la eficacia de los miembros del equipo. Y cuando las personas sienten que tienen apoyo para su desarrollo y crecimiento profesional, rinden más que las que no lo tienen.

Según nuestra investigación, cuando los proyectos se gestionan bien, las personas notan que el trabajo es más satisfactorio (56%), los niveles de estrés son más bajos (54%) y tienen más control sobre su jornada laboral (49%). Los proyectos más fluidos también permiten que los miembros del equipo se concentren mejor en sus contribuciones al proyecto mientras están en el trabajo (42%).

Además, los gestores de proyectos eficaces, tanto los que trabajan como tales como los que asumen la gestión de proyectos para diversos programas y tareas, ayudan a facilitar la vida de todos. Saben cómo establecer y hacer crecer la confianza con sus equipos y actúan como asesores fiables de las partes interesadas. Establecen expectativas claras desde el principio y participan en conversaciones y reuniones para comprender mejor todo el alcance de un proyecto. Y, tal vez lo más importante, saben hacer las preguntas adecuadas y aclarar las ambigüedades para ayudar al equipo a trabajar unido y lograr el objetivo. Todas estas facetas ayudan a que los proyectos funcionen mejor, y eso supone una gran diferencia para quienes intentan focalizar el trabajo en el trabajo, no fuera de él.

Por lo tanto, está claro que las organizaciones que dan prioridad a los proyectos bien gestionados, la comunicación clara, el establecimiento de expectativas realistas y el apoyo al crecimiento y la felicidad de los empleados obtienen una serie de beneficios, entre ellos:

• Aumento de la satisfacción laboral, el compromiso, la retención y la productividad
• Disminución de emociones negativas como la frustración, la distracción y el agotamiento
• Ejecución más fluida y satisfactoria de los proyectos
• Relaciones laborales prósperas y mejor cohesión del equipo
• Mejora del bienestar personal y del equilibrio entre la vida laboral y personal

Al valorar la ejecución eficaz de los proyectos y la felicidad de los empleados, las organizaciones sientan las bases para el éxito tanto de los individuos como de la organización en su conjunto.