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Aproveche al máximo el presupuesto de TI: Diez consejos para asociarse con proveedores de tecnología
2 Enero 2024
Cada año, la temporada de presupuestos en la educación superior supone un desafío para los educadores y administradores. Gestionar las restricciones presupuestarias, abordar los problemas de financiación y afrontar un proceso de aprobación a menudo complejo aumentan el estrés de la temporada. Además, la creciente demanda de transparencia y responsabilidad supone aún más presión. Entre los plazos del año fiscal de la institución, el año fiscal del estado, el año fiscal federal y los calendarios académicos, no es de extrañar que la temporada de presupuestos sea un momento crucial.
A medida que la tecnología se vuelve aún más importante para facilitar procesos complejos dentro y fuera del campus, es importante encontrar proveedores que se asocien con usted a largo plazo. Los proveedores no solo ofrecen soluciones, sino que pueden afectar significativamente al éxito de las instituciones durante la temporada de presupuestos, así como durante todo el año. Con base en esta información, el equipo de Educación Superior de Smartsheet quiere compartir las lecciones que aprendimos durante más de una década de trabajo con nuestros clientes del sector educativo, con diez consejos prácticos de expertos para que pueda afrontar la temporada de presupuestos.
- Identificar las necesidades reales: Antes de invertir, identifique si la institución realmente necesita una nueva herramienta de software o si la mejora de un proceso puede ser la respuesta. Si descubre que el problema está relacionado con el proceso o las prioridades, considere maneras de abordarlos con una nueva tecnología. Al entender las necesidades básicas, puede asegurarse de que el dinero que invierta en un proveedor sirva para abordar los desafíos reales que enfrenta, lo que generará resultados más eficaces.
Colaborar con los proveedores: Colaborar de manera activa con los proveedores genera un sistema de apoyo más sólido. Abordar las negociaciones desde la asociación le permite identificar objetivos compartidos, adaptar las metas estratégicas y garantizar que las soluciones implementadas por los proveedores satisfagan las necesidades únicas de su institución, a fin de fomentar una relación que beneficie a ambas partes.
- Comunicar los objetivos y las limitaciones con claridad: La comunicación clara es fundamental para el éxito o el fracaso de una iniciativa. Informar sus objetivos y limitaciones a los proveedores desde el principio garantiza que ambos estén en sintonía. De esta forma, se reducen los posibles malentendidos y se facilitan las operaciones.
- Establecer relaciones sólidas: Fortalecer las relaciones con los proveedores implica involucrarse no solo con los representantes de ventas, sino también con las áreas de éxito del cliente, capacitación, servicios profesionales y todo el equipo de cuentas. Fomentar ese elemento humano puede impulsar una comprensión más profunda de las necesidades de la institución, lo que conduce a soluciones más personalizadas y a una mejor colaboración durante toda la asociación.
Aclarar las funciones de los departamentos de TI y Legal: Involucrar a los equipos de TI y legal desde el principio es fundamental para una implementación sin interrupciones. El equipo de TI garantiza la eficiencia y la compatibilidad técnica, mientras que el equipo legal aporta la claridad contractual y el cumplimiento necesarios para evitar obstáculos durante la fase de ejecución.
- Desarrollar un diagrama de solución empresarial: En un diagrama de solución empresarial, se describe de manera completa cómo se integran los diferentes sistemas y procesos, lo que les permite a los responsables de la toma de decisiones entender los posibles obstáculos y optimizar el flujo de trabajo operativo en general. Es un recurso versátil que puede ajustarse al contexto más amplio del presupuesto, al incluir información que se extiende incluso más allá de la compra de soluciones de software específicas.
- Considerar el valor y la funcionalidad: Si bien la funcionalidad es de suma importancia para el usuario final, el verdadero valor de un servicio reside en su capacidad para alinearse con las metas estratégicas de la institución. Asegúrese de optimizar los gastos al agregar capacidades que contribuirán de forma significativa a sus objetivos a largo plazo.
- Explorar oportunidades para consolidar los recursos tecnológicos: La optimización de las soluciones no solo reduce la complejidad operativa, sino que también mejora su eficiencia. Muchas soluciones de software incluyen funciones que permiten realizar tareas para las que, normalmente, se requerirían varias aplicaciones. Es más fácil gestionar e integrar varias herramientas en toda la institución cuando están distribuidas en menos programas y sistemas.
- Reservar dinero para los servicios de implementación: Al momento de elaborar el presupuesto, tenga en cuenta los servicios esenciales. Asigne fondos para soporte técnico y mantenimiento, capacitación y desarrollo profesional, servicios de consultoría y asesoramiento, cumplimiento y seguridad de los datos, y gestión de instalaciones. Estos servicios son fundamentales para el éxito continuo de cualquier solución implementada y deben considerarse en consecuencia.
- Considerar contratos de varios años: Elegir contratos de varios años contribuye a proporcionar previsibilidad financiera y ventajas estratégicas. Además, le permite prever los costos con mayor precisión y fomentar asociaciones a largo plazo con sus proveedores más confiables. Estos contratos a largo plazo también ayudan a impulsar la innovación y la mejora continua a medida que los equipos se sienten más cómodos trabajando con un producto conocido. Como beneficio adicional, muchos proveedores ofrecen sus mejores precios en contratos de varios años, lo que le permite ahorrar dinero a largo plazo.
Afronte la temporada de presupuestos con confianza
El éxito de la temporada de presupuestos en la educación superior radica en la planificación proactiva, la colaboración y el aprovechamiento de la tecnología. Al implementar estas perspectivas, los responsables de la toma de decisiones pueden superar los desafíos presupuestarios y facilitar el éxito sostenido de las instituciones en el panorama de la educación superior en constante evolución.
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