Presentación de colecciones: Soluciones de trabajo mejoradas para fines y alcance específicos

Esto es importante. El uso compartido a nivel de las carpetas y, en general, la capacidad de controlar con facilidad quién tiene acceso a qué fue la función más solicitada en Smartsheet. Pues bien. Lo escuchamos, ¡y mejoramos esta función! La última actualización de los espacios de trabajo le permite crear un subconjunto seleccionado de su espacio de trabajo para que cada parte interesada pueda centrarse en lo que más le importa.

Nos complace presentar las colecciones, la última actualización de los espacios de trabajo.

Anteriormente, construir, administrar y compartir el trabajo en Smartsheet era ineficiente, y el uso compartido se limitaba a un “todo o nada”. A menudo, los colaboradores recibían acceso a información que no necesitaban o no debían ver, lo que causaba una confusión inoportuna, por no mencionar problemas de seguridad. También resultaba difícil para los administradores entender con claridad quién tenía acceso a qué. Los colaboradores solían dedicar muchísimo tiempo a pasar de una pestaña a otra y a navegar con torpeza entre la gran cantidad de contenido que necesitaban para realizar el trabajo.

Con las colecciones, llevamos el enfoque y la colaboración al siguiente nivel. Ahora, los gerentes o creadores de trabajo pueden seleccionar un subconjunto de contenido orientado a equipos y roles específicos directamente desde el espacio de trabajo en el que se encuentran. A diferencia del uso compartido a nivel de las carpetas, pueden colocar los mismos activos en varias colecciones, lo que permite asegurarse de que todos estén en la misma página. Las colecciones potencian a cada parte interesada para concentrarse solo en las partes que necesitan al momento de hacer su trabajo. En lugar de compartir todo un espacio de trabajo o administrar activos compartidos únicos, los gerentes de trabajo controlan qué nivel de acceso tiene cada parte interesada en relación con cada activo de la colección. Las colecciones también permiten múltiples administradores, por lo que puede designar a personas específicas para que las creen y las compartan y, de esta forma, la escala no es un problema. 

Con esta función, los usuarios finales pueden encontrar el trabajo de su interés y centrarse en él con rapidez para que la colaboración sea más eficiente. Basta de perder tiempo teniendo que desplazarse o escanear la hoja de su interés; todo lo que los usuarios necesitan está allí. También garantiza que todos permanezcan en la misma página. A partir de esta actualización, se podrá informar solo lo estrictamente necesario y ocultar los datos confidenciales, es decir, “la verdad de lo que ocurre detrás de escena”.

Las colecciones también reúnen todo su contenido de Smartsheet, incluidas las vistas dinámicas y el contenido externo o de terceros, como documentos de Google, Power BI, enlaces de YouTube, etc., lo que le brinda a su equipo una única fuente de información. Por ende, su proyecto, programa o proceso se torna más eficiente y versátil, ya que los gerentes de trabajo pueden abordar una amplia gama de casos de uso o desafíos comerciales, sin importar cuán simples o complejos sean.

En la nueva experiencia de espacio de trabajo, se reúnen todas las piezas que usted necesita para gestionar los pequeños y grandes problemas del trabajo. Toda la gestión del trabajo se produce en el contexto de un espacio de trabajo, que es el “corazón” colaborativo del sistema. 

“Estas colecciones son muy fáciles de configurar y entender, superrápidas y totalmente funcionales”.

Brian Richardson, Iron Mountain

 Y recién empezamos. Seguimos construyendo espacios de trabajo para mejorarlos aún más. Además de los beneficios de las colecciones, nos centramos en la escala y en poder llevar sus soluciones de espacio de trabajo a las masas de un modo aún más fluido. Para verlo de primera mano o poner en marcha su próxima solución, eche un vistazo aquí. Le pedimos que nos deje saber su opinión; sus comentarios son fundamentales para mantenernos en la dirección correcta. Para mantenerse informado de las nuevas actualizaciones sobre cómo Smartsheet cumple la promesa del mañana, suscríbase a nuestras actualizaciones.

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