Como gerente de marketing de productos, tengo una relación de amor-odio con el contenido. Independientemente del tipo de proyecto en el que trabaje, siempre hay archivos que se deben administrar y crear, y en los que se debe colaborar. Y no es algo que afecte solo a los vendedores, ya que, si su trabajo se basa en el contenido, ya sabe de lo que se trata: buscar un archivo, dudar en cuanto a si tienes la versión correcta, pasar una hora en una llamada para revisar los cambios de contenido y, luego, quedarte sin tiempo para finalizar. Sin las herramientas adecuadas, estos desafíos son tan inevitables como agotadores.
El contenido es una parte esencial de cada negocio, y la capacidad de organizar, revisar y crear contenido a través de su ciclo de vida es clave para aprovechar todo su potencial. Cualquier flujo de trabajo que involucre contenido se ve afectado si resulta difícil usar los archivos, o desplazarse por ellos. A partir de la alta demanda de una amplia variedad de activos, desde imágenes y videos hasta contratos y facturas, las empresas de todas las industrias se ven más agobiadas que nunca a causa de todas las cuestiones que deben manejar. Además del creciente número de archivos, el contenido suele encontrarse aislado en diferentes sistemas, completamente separado del lugar en el que se planifica, se rastrea y se comparte el trabajo. En consecuencia, los proyectos que dependen del contenido se retrasan y los archivos se convierten rápidamente en un problema.
“Las organizaciones que no cuentan con un sistema para garantizar que todas las partes interesadas accedan, revisen y colaboren en torno a la misma versión de un activo prevén una satisfacción significativamente menor con el ciclo de vida del contenido”. Informe de colaboración sobre el estado del contenido de 2024
Para crear una experiencia de gestión de trabajo colaborativo más completa, presentamos la biblioteca de archivos. Cuando se trata de espacios de trabajo, la biblioteca de archivos se enfoca en ellos. Dado que acercamos el contenido a sus proyectos y programas, facilitamos la tarea de cerrar bucles de comentarios, finalizar el contenido con más rapidez y hacer referencia a los archivos necesarios para impulsar el trabajo.
La biblioteca de archivos es un lugar en el que se coloca a los archivos en el contexto del trabajo, lo que facilita la búsqueda, el uso compartido y la colaboración desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento, sin tener que abandonar la plataforma de gestión del trabajo en ningún momento. Con la biblioteca de archivos, puede hacer lo siguiente:
- Aprovechar la colaboración asíncrona con funciones integradas de anotación y conversación para optimizar las revisiones y aprobaciones de contenido. Los usuarios pueden comentar, anotar y hacer menciones con @ directamente en una imagen, un video, una presentación o un archivo PDF, lo que se traduce en menos tiempo dedicado a hacer malabarismos con bucles de retroalimentación fragmentados y más tiempo enfocado en realizar el trabajo. Esto equivale a menos reuniones, menos idas y vueltas, y un camino más fluido hacia la versión final, lo que acelera todo el proceso.
- Desbloquear todo el potencial del contenido a partir de la centralización de los archivos y proyectos asegura que resulte fácil para su equipo acceder a ellos y procesarlos. Reduzca el tiempo dedicado a alternar entre sistemas y, en cambio, acceda a sus archivos allí donde tengan más impacto, en el trabajo.
Controle la precisión y disponibilidad de los archivos con funciones sólidas de creación de versiones, búsqueda y etiquetado. Cargue, etiquete y administre las versiones de archivos en masa para garantizar que su equipo tenga fácil acceso al contenido más actualizado. De esta manera, tendrá la tranquilidad de saber que mantendrá la uniformidad entre los activos y presentará en todo momento una identidad de marca unificada y cohesionada.
“Para mí, no tiene mucho sentido almacenar documentos en una unidad, cuando, si hacemos todo nuestro trabajo en Smartsheet, podríamos almacenarlo allí”. - Miembro EAP, biblioteca de archivos
No nos detendremos aquí. Smartsheet sigue invirtiendo en capacidades que permitirán conectar, optimizar y mejorar aún más sus flujos de trabajo de contenido. Estamos construyendo un futuro que potencia el contenido, lo que permite darle vida y no solo organizarlo.
Para empezar a cargar archivos y colaborar en ellos, vaya al panel del espacio de trabajo dentro de un espacio de trabajo nuevo o existente y acceda a la biblioteca de archivos. En la actualidad, la biblioteca de archivos se encuentra disponible para los miembros del Programa de acceso anticipado y estará disponible para todos los clientes en nuestro nuevo modelo de suscripción de usuario a finales de octubre de 2024.
Gracias.
Emily Davenport, gerente de Marketing de Productos II