Diez trucos y consejos para mejorar el flujo de trabajo con Resource Management de Smartsheet

En este artículo, le mostraremos diez trucos y consejos “ocultos” en Resource Management de Smartsheet que lo ayudarán a agilizar el flujo de trabajo. Ya sea nuevo con el software o un profesional experimentado, seguramente encontrará algo nuevo que mejorará el uso de la herramienta.

Comencemos.

1. Guardar y compartir la imagen de la programación en Resumen del proyecto

La vista previa de la programación en Resumen del proyecto aporta una mirada rápida de todas las etapas y asignaciones del proyecto. Pero ¿sabía que aquí está incorporado como imagen?

Puede guardarlo y compartirlo de manera sencilla con su equipo en las reuniones de estado, o bien, cuando alguien le pide una línea de tiempo actualizada.

Cómo hacerlo:

1. Vaya al Resumen del proyecto de cualquier proyecto.
2. Haga clic con el botón derecho en la programación y seleccione Guardar imagen como...
3. Guárdelo en una ubicación que elija para usar en una reunión de estado, imprimirlo o enviarlo individualmente a distintas personas.

2. Agregar hipervínculos en la Descripción del proyecto

En el nuevo Resumen del proyecto, se documentan los resultados del proyecto en la descripción del proyecto, se muestra el equipo del proyecto y se le permite crear planes del proyecto aptos para imprimir y compartir.

Sin embargo, no siempre podrá capturar toda la información sobre el proyecto aquí, por lo tanto, habilitamos los hipervínculos en la Descripción del proyecto para establecer enlaces a otra información relevante del proyecto. Es una manera sencilla de agregar vínculos importantes a documentos alojados de Google Drive, Box o Dropbox, o vínculos relacionados con el proyecto de otras herramientas de software, como Trello o Jira.

Cómo hacerlo:

1. Haga clic en Agregar descripción del proyecto en Resumen del proyecto.
2. Copie y pegue el vínculo que quiera agregar.
3. Repita estos pasos con el resto de los vínculos.
4. Haga clic en Guardar.

3. Delinear rápidamente nuevas etapas y asignaciones del proyecto

La planificación de un proyecto puede ser un proceso tedioso si se ve sobrepasado por los detalles al comienzo. Por eso, agregamos una nueva manera de planificar rápidamente sus proyectos a un nivel elevado desde la Lista de trabajos del proyecto.

Una vez que agregue un proyecto y defina la configuración básica del proyecto, vaya a la Lista de trabajo para delinear rápidamente las fases y las asignaciones utilizando únicamente el teclado. Luego de agregar toda esta información de alto nivel, puede regresar y agregar los detalles de la asignación para cada elemento de trabajo.

Cómo hacerlo:

1. Agregar toda la información clave del proyecto en Configuración del proyecto.
2. Vaya a la Lista de trabajos del proyecto.
3. Haga clic en + Etapa para agregar una nueva etapa en la parte inferior de la Lista de trabajos.
4. Escriba el nombre de la etapa y presione Intro en el teclado para agregar rápidamente otra etapa. Repita este proceso con todas las etapas del proyecto.
5. Ajuste las fechas de cada etapa (así se garantiza que los elementos de trabajo que agregue se establezcan de manera predeterminada con las fechas de la etapa).
6. Desplácese por debajo del nombre de una etapa y haga clic en + Elemento de trabajo.
7. Escriba el nombre del elemento de trabajo y presione la tecla Intro en el teclado para agregar rápidamente otro elemento de trabajo. Repita este proceso con todos los entregables de cada etapa.
8. Modifique las fechas y los detalles de cada elemento de trabajo en cada una de las etapas.

4. Agregar descripciones y tareas a los elementos de trabajo

Los elementos de trabajo son ideales para definir entregables más detallados en las etapas del proyecto. Ahora bien, ¿qué ocurre si necesita información aún más detallada? Aquí entran en juego las tareas y las notas.

Ahora puede agregar información más detallada de manera sencilla a cada elemento de trabajo, incluidas las notas sobre el entregable, hipervínculos a documentos relacionados o herramientas de software, y una lista detallada de las tareas que deben realizarse para entregar el trabajo.

Cómo hacerlo:

1. Vaya a la Lista de trabajos de cualquier proyecto.
2. Haga clic en el elemento de trabajo que quiere editar; así, se abre un nuevo panel a la derecha de la pantalla.
3. Haga clic en Agregar descripción en el panel para agregar notas y detalles, incluidos vínculos a otros sitios o documentos relacionados con el proyecto.
4. Haga clic en Agregar lista de tareas en el panel para agregar una serie de tareas asociadas con el elemento de trabajo. Luego de escribir el nombre de cada tarea, presione Intro para crear rápidamente la lista de tareas.

5. Agregar un elemento de trabajo sin asignar una persona

En ocasiones, no sabe todavía a quién se le asignará el trabajo en la etapa de planificación de un nuevo proyecto. En estos casos, puede agregar un nuevo elemento de trabajo sin asignárselo a una persona específica.

Cabe destacar que, si no se asigna un recurso, no puede asignar tiempo a un elemento de trabajo. No obstante, puede agregar un recurso de marcador de posición y asignar tiempo a dicho marcador de posición. Este pequeño consejo lo ayudará a planificar sus proyectos con precisión sin tener que asignar personas al trabajo de forma inmediata

Cómo hacerlo:

1. En la Lista de trabajos del proyecto, haga clic en + Elemento de trabajo, ya sea en la parte superior de la Lista de trabajo, o bien, desplazándose debajo de una etapa específica.
2. Haga clic en el intervalo de fechas para modificar las fechas del elemento de trabajo.
3. Para agregar un recurso de marcador de posición, desplácese sobre el elemento de trabajo y haga clic en Asignar. De la lista de personas y recursos, seleccione el marcador de posición adecuado.
4. Luego de asignar un marcador de posición, puede asignarle tiempo al elemento de trabajo.

6. Establezca las fechas en hoy o en una fecha de comienzo de la etapa al crear asignaciones

Esta opción no está oculta, pero puede pasarse por alto. Al establecer un intervalo de fechas para un proyecto o una etapa, se muestra un acceso directo muy útil, llamado “Establecer en hoy” debajo del calendario, en el panel de la derecha. Para los elementos de trabajo, también aparece un acceso directo llamado “Establecer en inicio/fin de etapa”.

Así, es más sencillo modificar rápidamente las fechas de etapas y entregables, sin tener que desplazarse por el calendario.

Cómo hacerlo:

1. Haga clic en un intervalo de fechas de un proyecto, etapa o elemento de trabajo.
2. Al establecer una fecha de inicio, haga clic en “Establecer en hoy” o “Establecer en fecha de inicio de la etapa” debajo del calendario.
3. Al establecer una fecha de finalización, haga clic en “Establecer en hoy” o “Establecer en fecha de finalización de la etapa” debajo del calendario.

7. Filtrar por estado en la lista de trabajo

De manera predeterminada, en la lista de trabajo se muestran todos los elementos de trabajo debajo de cada etapa del proyecto. Es ideal como descripción general del trabajo que se encuentra en marcha, pero ¿qué ocurre si solo ve lo que ya se ha completado, lo que está demorado o lo que está actualmente bloqueado? Para encontrar rápidamente la información que necesita, debe usar la opción Filtrar por estado y, luego, regresar a los asuntos importantes (como impulsar el proyecto).

Cómo hacerlo:

1. En la parte superior de la Lista de trabajos del proyecto, haga clic en Estado: Todos.
2. Para desmarcar o seleccionar rápidamente todas las casillas de verificación de la lista, haga clic en Ninguno o Todos, o
3. Seleccione o deseleccione estados de trabajo individuales de esta lista para filtrar la información que necesita.

8. Ir a la Lista de trabajos de un proyecto desde Programación de recursos

Puede desplazarse por cualquier etapa o asignación en la Programación para ver los detalles de alto nivel relacionados con el trabajo. Sin embargo, incluso con esta información, podría resultar complicado comprender cada detalle del trabajo.

¿La buena noticia? Hay una forma sencilla de acceder de forma rápida y sencilla a la Lista de trabajos de cualquier proyecto de la Programación.

Cómo hacerlo:

1. Haga clic en cualquier proyecto o etapa en Programación de recursos para abrir un menú de información para editar.
2. Haga clic en el lápiz (el segundo icono de la lista).
3. Desde este nuevo subpanel, haga clic en Ver detalles para ir directamente a la Lista de trabajos del proyecto.

9. Contraer etapas en la Lista de trabajos

Cuando tiene un proyecto a largo plazo con una gran cantidad de etapas y entregables, la Lista de trabajos puede congestionarse. Si quiere reducir la congestión, hay una manera sencilla de contraer las etapas en la Lista de trabajo para que pueda enfocarse en las áreas del proyecto que le resultan más relevantes.

Cómo hacerlo:

1. En la Lista de trabajos del proyecto, haga clic en el icono de la flecha pequeña a la izquierda de cualquier etapa del proyecto.
2. La etapa se contraerá y se ocultarán todos los elementos de trabajo que tiene adjuntos.

10. Duplicar asignaciones en la Programación

En ocasiones, necesita que varias personas trabajen con el mismo entregable. Sin embargo, lleva mucho tiempo crear múltiples elementos de trabajo con la misma información y asignarlos a distintas personas.

Al utilizar esta sencilla solución para duplicar segmentos en la Programación, puede crear rápidamente varias copias de la misma asignación. Luego, estas asignaciones idénticas pueden reasignarse a otras personas.

Cómo hacerlo:

1. En la Lista de trabajos del proyecto, haga clic en el icono de la flecha pequeña a la izquierda de cualquier etapa del proyecto.
2. La etapa se contraerá y se ocultarán todos los elementos de trabajo que tiene adjuntos.