Esta semana relanzamos los formularios de Smartsheet con un creador de formularios y una lógica condicional renovados. Me complace presentarles estas mejoras. No obstante, también me gustaría compartir los beneficios que ofrecen los formularios con quienes todavía no han creado ninguno.
Como gerente de productos del área de Formularios de Smartsheet, veo su impacto día tras día con los formularios que yo mismo utilizo para hacer mi trabajo y, también, al hablar de manera habitual con clientes de distintos sectores y roles. Ellos se ocupan de gestionar todo tipo de solicitudes, recopilar informes sobre seguridad, evaluar las relaciones de negocios, supervisar el impacto del COVID-19 y otras tantas tareas.
A medida que las organizaciones y sus clientes se encuentran cada vez más distribuidos −a nivel geográfico y, en particular, en este período de tanta incertidumbre−, la mayoría de los equipos precisan contar con una manera rápida y sencilla de recopilar datos precisos y ejecutables. Más allá del tipo de plan que tenga, los formularios de Smartsheet lo ayudan a ahorrar un tiempo valioso y entregar información clave.
A continuación, se mencionan los tres principales motivos por los cuales debería probar los formularios de Smartsheet hoy mismo.
1. Obtenga un rápido retorno de su inversión en materia de tiempo
Si cree que no dispone del tiempo suficiente para probar los formularios, permítame darle muy buenas noticias: puede crear su primer formulario en menos tiempo del que le lleva leer esta publicación de blog.
Nuestros clientes suelen sorprenderse cuando descubren que cada uno de los formularios de Smartsheet viene con campos previamente completados que se asignan de manera automática a las columnas de la hoja. Por ejemplo, supongamos que usted administra las solicitudes de contenidos y que su hoja incluye una columna de lista desplegable llamada Tipo de activo. Al crear un nuevo formulario, se incluye de manera automática un campo de lista desplegable llamado Tipo de activo que es igual al de su hoja.
Gracias a nuestro nuevo creador de formularios de pantalla completa, usted dispone de todas las funcionalidades al alcance de la mano con tan solo una cantidad mínima de clics.
Si quiere quitar uno de los campos de su formulario, simplemente arrástrelo hacia el panel izquierdo del creador de formularios. Asimismo, puede agregar y reacomodar los campos y otros elementos del formulario con el mismo método de arrastrar y soltar. Haga clic en un campo para modificar la etiqueta, el texto de ayuda y las configuraciones (por ejemplo, si el campo es obligatorio).
Incluso puede agregar nuevas columnas a la hoja y modificar las propiedades de la columna sin salir del creador de formularios. Si selecciona un tipo de columna incorrecto en la hoja u olvida agregar una opción en una lista desplegable, las actualizaciones que realice en el creador se verán reflejadas también en la hoja.
2. Simplifique la entrega de datos de alta calidad
Para recopilar datos completos y precisos mediante sus formularios, debe hacer las preguntas adecuadas a las personas indicadas. Smartsheet le ofrece las herramientas para lograrlo.
La manera más significativa de aportar claridad en sus formularios tiene que ver con el lanzamiento de la lógica condicional: la mejora que más nos habían pedido en relación con los formularios. Ahora, puede controlar qué campos ve alguien mientras completa su formulario.
Para ilustrar el funcionamiento de la lógica, utilizaremos el mismo ejemplo de Tipo de activo. Si alguien solicita una imagen, usted precisará contar con información adicional, por ejemplo, el tamaño de la imagen. Ahora, puede utilizar la regla de lógica simple para mostrar únicamente el campo Tamaño de la imagen cuando se selecciona la opción Imagen en el campo Tipo de activo. Si se selecciona otro activo, el campo Tamaño de la imagen permanece oculto.
Cuando en su formulario se realizan solo preguntas relevantes, la persona que lo completa centra su atención en dar respuestas completas y precisas. Además, es más probable que regrese al formulario más adelante.
La lógica condicional nos permite formular preguntas a las personas indicadas. Esto contribuye a reducir el ruido y la confusión, no solo para los gerentes y directores que completan el formulario, sino también para el equipo que responde a sus envíos. GRACIAS
Asimismo, es posible realizar pequeños ajustes para que su formulario sea más directo y sencillo para los grupos de interés que los completan:
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Seleccione el diseño moderno para conservar las instrucciones del formulario en la parte central y delantera al desplazarse por los campos.
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Agregue texto de ayuda en cualquier campo que pueda generar confusiones.
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Saque provecho de los tipos de campos especializados en su hoja −como fechas, listas desplegables y casillas de verificación− para eliminar todo tipo de falta de uniformidad y errores en los envíos de formularios.
Por último, asegúrese de que sus compañeros de trabajo, clientes y otros grupos de interés puedan acceder al formulario sin inconvenientes. Envíe una URL única, o bien, inserte el formulario en el panel o página web de Smartsheet de su equipo. Toda persona que posea datos de inicio de sesión en Smartsheet puede completar formularios en nuestra aplicación móvil mientras se encuentra fuera de su escritorio.
3. Pase a la acción con un mayor nivel de velocidad y confianza
El impacto que ejerce los datos que usted recopila depende, en última instancia, de cómo los utilice. Smartsheet ofrece distintas maneras de conectar los envíos de formularios con soluciones más amplias que permitan impulsar su trabajo. Por ejemplo, su equipo puede ahorrar tiempo y actuar con mayor rapidez cuando se utilizan envíos de formularios para desencadenar flujos de trabajo automatizados.
Uno de los principales beneficios de los formularios de Smartsheet radica en su capacidad de recopilar información sobre cualquier persona, en todo momento y desde cualquier lugar. Cuando precisa actuar a la brevedad respecto de nuevos envíos sin controlar su hoja de manera permanente, configure una alerta automatizada para que se le envíe una notificación cada vez que se agrega un nuevo envío.
Si usted cuenta con un plan Individual, de Negocios, Empresarial o Premier, puede diseñar soluciones más sofisticadas con acciones automatizadas que permitan copiar el envío completo del formulario a otra hoja, realizar un seguimiento de una solicitud para obtener más información, lanzar un proceso de aprobación y mucho más.
¿Qué podrá lograr con los formularios de Smartsheet?
Las actualizaciones de relevancia en los formularios −como la lógica condicional− se basan en nuestro enfoque permanente orientado a mejorar la manera en que usted recopila información clave para el negocio y actúa respecto de ella. Seguramente anunciaré más mejoras en el futuro. Estoy ansioso por que me cuenten cómo incorporan los formularios en sus propias soluciones.
Para obtener más información sobre los formularios de Smartsheet, visite nuestro Centro de aprendizaje.