Integraciones y complementos sólidos para profesionales de la construcción

Mientras las hormigoneras zumban y los martillos golpetean en las obras, las herramientas digitales impulsan los flujos de trabajo y la gestión de proyectos de propietarios, arquitectos y contratistas que transforman los planes de acción en estructuras terminadas. Después de todo, estas partes interesadas deben conocer todos los detalles, desde la planificación hasta el seguimiento de los materiales, al mismo tiempo que colaboran con los gerentes de proyectos de construcción en cada etapa del camino.

Los profesionales del sector de la construcción utilizan la plataforma de ejecución del trabajo de Smartsheet y los complementos y las integraciones de la aplicación para planificar, realizar un seguimiento y gestionar su trabajo diario.

Desde garantizar la uniformidad de los datos por medio de DataMesh hasta recopilar firmas digitales a través de DocuSign y proteger el almacenamiento de datos a través de Egnyte, muchas compañías hacen uso de Smartsheet para apartarse de los registros en papel e incorporar la transformación digital.

1. Mantener la uniformidad de los datos con DataMesh

Algunas compañías constructoras usan DataMesh, un complemento premium de Smartsheet. DataMesh les ofrece a los equipos las capacidades suficientes para mantener la uniformidad en los datos entre sus hojas al buscar y eliminar automáticamente los puntos de datos duplicados, creando vínculos basados en valores de búsqueda específicos y completando las celdas vacías de las hojas con valores conocidos, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico.

Ya sea en la administración de proyectos de construcción residencial o comercial, los clientes de Smartsheet utilizan DataMesh de muchas maneras, desde marcar con fechas de finalización de los hitos hasta transferir información clave de una hoja de búsqueda de la instalación a una hoja de estimaciones arquitectónicas activas.

El departamento de RR. HH. de una empresa constructora con sede en California utiliza DataMesh para desencadenar su proceso de incorporación. El complemento premium transfiere de manera automática la información recopilada durante la etapa de reclutamiento a la hoja del equipo de RR. HH. para los registros de empleados.  Con este proceso, prácticamente se optimiza el proceso de recopilación de datos, lo que deriva en una menor cantidad de errores producto del ingreso de datos y, a la vez, permite ahorrar tiempo destinado a copiar y pegar información.

Descargue la hoja de datos de DataMesh para obtener más información.

2. Compartir datos dinámicos y precisos con Smartsheet Pivot App

Smartsheet Pivot App es un complemento premium que permite que los equipos resuman con rapidez y actualicen de forma dinámica los datos almacenados en una planilla mediante el uso de tablas dinámicas. Con el complemento, los equipos conservan actualizadas las métricas clave, recopilan información importante y responden y actúan en función de las cambiantes necesidades de datos.

Por ejemplo, un fabricante minorista de muebles amurados utiliza Pivot App y Smartsheet Control Center juntos para gestionar proyectos de construcción. Utilizan Control Center para implementar las métricas clave de todos sus proyectos activos en una única hoja de cartera que realiza un seguimiento de la carga de trabajo. Al trabajar fuera de dicha hoja, utilizan Pivot App para realizar proyecciones y recuentos de métricas para los paneles de Smartsheet orientados al cliente, que ofrecen una mejor visibilidad a sus clientes respecto del estado y los avances financieros.

Una firma arquitectónica de servicios completos que administra la planificación y el diseño también utiliza Pivot App para trabajar con clientes en estimaciones arquitectónicas. Cuando sus clientes solicitan actualizaciones para el diseño de una instalación, la firma determina la estimación y usa Pivot App para producir seis tipos de informes de costos. Así, al cliente se le brindan los conocimientos necesarios sobre costos por nivel de prioridad o por instalación o departamento, un desglose de costos blandos y mucho más, y les ofrece las capacidades necesarias para responder y ejecutar con mayor rapidez.

Para obtener más información, consulte la hoja de datos de Pivot App.

3. Proteger los archivos clave con Egnyte, Google Drive y OneDrive

Los equipos de construcción que van más allá de un sistema de archivos basado en papel suelen usar aplicaciones y plataformas seguras de almacenamiento de archivos y documentos. Para ayudar a los equipos que han dejado de usar el papel a obtener rápidamente los documentos y la información relevantes para su trabajo, Smartsheet se conecta con aplicaciones de almacenamiento de archivos basadas en la nube, como Google Drive, Microsoft OneDrive, y Egnyte. Usar estas integraciones de Smartsheet puede resultar útil para firmas de diseño arquitectónico y desarrolladores de bienes raíces.

Las firmas arquitectónicas crean documentos de diseño y toman fotografías del sitio para cada proyecto de construcción. Por ejemplo, una firma especializada en el diseño de escaparates comerciales de alto perfil y secciones interiores de tiendas usa Egnyte como repositorio para todos los activos de imágenes, desde fotografías estándar hasta imágenes de mapeo de recorridos de 360 grados.

Además, utilizan la integración con la aplicación Egnyte para adjuntar dichas imágenes a las filas relevantes en Smartsheet, para que toda la información del proyecto se agrupe en una sola hoja. Otra firma de arquitectura utiliza la integración de Smartsheet con Microsoft OneDrive para administrar documentos para cada proyecto de arquitectura.

En otro ejemplo, un desarrollador de bienes raíces en California utiliza Google Drive para almacenar fotografías del sitio de trabajo. Dado que gestionan proyectos con Smartsheet, utilizan la integración con Google Drive para adjuntar imágenes relevantes a las filas y permitir así acceder a dichas imágenes desde la aplicación móvil de Smartsheet al estar fuera, en el campo.

Para estas tres compañías, tener fotos centralizadas en Smartsheet aporta contexto visual a cada proyecto. Algunas firmas de diseño arquitectónico pueden tener cientos de proyectos en marcha al mismo tiempo. Por lo tanto, poder enviar imágenes rápidamente desde sus dispositivos móviles y, luego, organizarlas y acceder a las fotos de referencia es una herramienta totalmente beneficiosa, ya que les evita tener que buscar en innumerables carpetas digitales en sus aplicaciones basadas en la nube.

4. Recopilar contratos firmados sin papel con DocuSign

DocuSign es otra integración de aplicaciones que asiste a los equipos de proyectos de construcción a realizar cambios en la documentación digital. En lugar de mantener un sistema basado en papel para los contratos y otros documentos clave, los administradores de proyectos pueden recopilar documentos electrónicos firmados mediante el uso de las listas de contacto en Smartsheet.

En Smartsheet, pueden completar y asignar los datos de las filas de manera automática a documentos que se envían a las partes interesadas, adjuntar documentos firmados a las filas y usar una plantilla de DocuSign para procesos reiterados. Estas automatizaciones permiten que las partes interesadas consulten y firmen documentos aún con mayor rapidez para poder regresar rápidamente a las tareas más apremiantes.  

Al combinar DocuSign y Smartsheet, una compañía de administración de propiedades de bienes raíces pudo reemplazar su sistema en papel. Antes, el gerente de proyectos (PM) debía recorrer el lugar y recopilar firmas y aprobaciones personalmente. Ahora, al utilizar la combinación entre DocuSign y Smartsheet, han logrado ahorrar tiempo y reducir los gastos generales requeridos para almacenar todo eso en papel. En cambio, el PM puede destinar más tiempo a enfocarse en las eficiencias del proceso y seguir impresionando a su equipo directivo.