EmberPoint mejora su inteligencia empresarial y optimiza sus operaciones gracias a Smartsheet

Fundada en 1999 en Tokio, Japón, EmberPoint Corporation es la principal proveedora de la plataforma de entrega de correos electrónicos de Japón, MailPublisher. Tras asociarse y trabajar con empresas internacionales durante una década, EmberPoint centró esfuerzos en el mercado nacional con el objetivo de conectar a clientes y usuarios con el mejor sistema de comunicación posible. Esta visión obligó a la empresa a desarrollar procesos internos igual de excelentes.

En aquel entonces, EmberPoint utilizaba Excel y las hojas de cálculo de Google para administrar sus procesos orientados al cliente, como las solicitudes de presupuestos y de suscripciones. Ya tenía un sistema en funcionamiento, pero siempre surgían diversos problemas. 

“El formulario de solicitud para suscribirse creado en Excel partía de la base de que el cliente recibiría un formulario ‘impreso y sellado’, una práctica que solo se da en Japón. Por lo tanto, había que enviar manualmente el formulario al sistema de administración interno, lo cual era ineficiente y propenso a errores”, señala el Sr. Yamashita.

EmberPoint ya utilizaba Smartsheet desde 2017 para la EDT de sus proyectos, las listas de comprobación de tareas, la administración de presupuestos, los registros de activos de información según la norma ISO 27001, etc., y decidió ampliar su uso a los procesos empresariales internos que continuaban llevándose a cabo en Excel y las hojas de cálculo de Google. Su uso abarcaba la producción de presupuestos de SaaS, las solicitudes y los procesos de aprobación, e incluso la gestión de contratos.

“Para nuestra satisfacción, Smartsheet es una herramienta flexible que se integra fácilmente con soluciones de SaaS externas que pudimos personalizar de acuerdo a nuestras necesidades específicas”, comenta el Sr. Yamashita. “Está de más decir que las mejoras en los procesos son extraordinarias”.

Registros sencillos y ágiles 

“Los factores clave del éxito fueron la digitalización de los pedidos por medio del uso de formularios y la integración automática de firmas electrónicas”, explica el Sr. Yamashita. Anteriormente, los clientes tenían que completar un formulario de Excel y enviar un archivo PDF escaneado del papel impreso con un sello, una práctica empresarial muy arraigada en Japón.

Por lo tanto, no se podían utilizar los archivos PDF de los formularios de pedidos como datos. Entonces, el personal de EmberPoint tenía que transcribir manualmente el contenido en el sistema interno, tarea que resultaba ineficiente y requería mucho cuidado para evitar errores de transcripción.

Además, el cliente debía completar muchos campos en el formulario de pedido convencional. Algunos problemas, como los datos que se ingresaban de manera incorrecta o incompleta, demoraban el proceso de los pedidos y generaban estrés tanto para el cliente como para el personal.

EmberPoint decidió crear un nuevo formulario de Smartsheet online para el proceso de solicitud. Para resolver este problema, se diseñó el formulario de Smartsheet de una manera más eficiente, para lo cual se utilizó una serie de menús desplegables y casillas de verificación a fin de que los representantes de ventas pudieran ingresar los datos específicos de la propuesta.

Una vez que se completa el formulario, se activa el proceso de aprobación interna de acuerdo al monto de la propuesta, etc. “Todos los controles para determinar el nivel de la aprobación, notificar al responsable de la aprobación de la solicitud y procesar el siguiente paso luego de la aprobación están automatizados con las funciones de Smartsheet”, indica el Sr. Yamashita.

En cuanto se completan las aprobaciones internas, se genera un formulario de pedido en función de su contenido con la integración automática con DocuSign, y se envía una solicitud de firma. El cliente solamente tiene que revisar el contenido y firmarlo de manera electrónica.

“La integración de DocuSign de Smartsheet funciona a la perfección; el estado se actualiza automáticamente, con los documentos firmados adjuntos, lo cual resulta de gran utilidad”, agrega el Sr. Yamashita.

Además, poder controlar la activación de este estado para que se inicie automáticamente el siguiente paso contribuyó significativamente a la automatización de todo el proceso. La automatización de la integración de DocuSign se implementó mientras se llevaba a cabo este proyecto, así que fue algo beneficioso.

Datos visibles y mayor productividad

En los primeros momentos de la transición, centralizar la información con la ayuda de la automatización era una prioridad para EmberPoint. Sin embargo, otro aspecto, la organización de los datos, no tardó en cobrar protagonismo. 

“Sin lugar a dudas, la automatización permitió agilizar nuestro proceso, pero adjuntar enlaces a carpetas en Google Drive nos permitió consolidar la información relacionada en Smartsheet y acceder a toda la información partiendo del contrato maestro generado en el proceso de pedido”, comenta el Sr. Yamashita. “Y fue muy sencillo aprender a hacerlo, ya que los formularios de Smartsheet guían a los usuarios hacia el ítem de entrada correcto mediante listas desplegables y lógica”. 

Una vez que empezamos a utilizar estas configuraciones, no tardamos mucho en aprenderlas. Los miembros que trabajan con Smartsheet por primera vez desempeñan un papel activo en este proyecto.

Para sus procesos internos, por un momento, EmberPoint pensó en utilizar otras herramientas, pero prefirió quedarse con Smartsheet. “Antes, nos planteamos la posibilidad de utilizar un software de flujo de trabajo exclusivo, pero no nos servía para hacer lo que queríamos. Smartsheet nos ofrece algo más que un flujo de trabajo y, a la vez, integra todo lo que necesitamos”, concluye el Sr. Yamashita. 

La empresa está encantada de haber implementado Smartsheet para las aprobaciones de los gastos y las compras. “Las solicitudes de gastos de viaje, las aprobaciones de compras y los registros de proveedores podían tardar mucho tiempo. Gracias a Smartsheet, ahora todos esos procesos se hacen mucho más rápido porque las herramientas están integradas”.

“Este año, automatizamos el 70% de las tareas con Smartsheet. El éxito se debe a las aprobaciones internas automáticas, la integración con DocuSign, los recordatorios y la automatización”, explica el Sr. Yamashita. 

Trabajar con Smartsheet le permitió a EmberPoint acortar los tiempos de respuesta, reducir las horas de trabajo y obtener datos de mejor calidad.