La Universidad Estatal de Ohio confía en Smartsheet para automatizar los procesos clave y responder más rápido a los clientes

La Universidad Estatal de Ohio (OSU), fundada en 1870, es una universidad pública concesionaria de tierras de investigación con sede en Columbus, Ohio. La OSU ofrece educación a más de 67 000 estudiantes y se ubica entre las mejores universidades públicas de los Estados Unidos.

El Departamento de Servicios de Tecnología e Información de las Instalaciones de la OSU respalda a los equipos críticos, incluidos los servicios de arquitectura, que administran los datos del plan de planta, los modelos de construcción y los sistemas de información geográfica (GIS), con los que se realiza la asignación del campus, la captura de imágenes de drones y el desarrollo de aplicaciones. El departamento confía en Smartsheet para la gestión de proyectos, la automatización de tareas y la visibilidad para los ejecutivos. “Smartsheet es una herramienta realmente poderosa que brinda a las personas de diferentes equipos visibilidad completa de sus proyectos y facilita la comprensión del trabajo que se realiza y para cuándo debe realizarse”, afirma Joe Porostosky, director de Servicios de Tecnología e Información de las Instalaciones de la Universidad Estatal de Ohio.

Durante muchos años, el Departamento de Servicios de Tecnología e Información de las Instalaciones utilizó una combinación de software de hojas de cálculo y correos electrónicos para realizar el seguimiento de los proyectos internos de varios equipos. “Uno de nuestros desafíos es que recibimos muchos flujos de información desde múltiples lugares diferentes, porque atendemos a toda la universidad”, dice Porostosky. “Como gerente, no comprendía en realidad cuánto trabajo se estaba realizando. Solicitaba que otros gerentes me enviaran un correo electrónico una vez a la semana para informarme sobre el estado de los proyectos, lo que no era eficiente”. Esto generaba problemas a la hora de realizar el seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los clientes. “Teníamos que terminar el trabajo en un plazo determinado, pero no tenía una vista unificada de los diferentes proyectos”, dice Porostosky. “Posiblemente cumplíamos con los SLA, pero no tenía forma de saberlo con seguridad”.

Porostosky buscó resolver el problema y encontró una solución tecnológica que ofrecía una vista centralizada de los proyectos.

Centralizar los procesos clave y simplificar la gestión de proyectos con Smartsheet 

Cuando Porostosky comenzó a evaluar nuevas herramientas de gestión de proyectos, se dio cuenta de que la OSU ya tenía licencias internas para Smartsheet. “Después de investigar varias soluciones posibles, vi el potencial que Smartsheet tenía para resolver algunos de nuestros problemas de colaboración y seguimiento de proyectos”, dice Porostosky.

Inicialmente, Porostosky creó una solución en Smartsheet para dar seguimiento a los proyectos departamentales y a las tareas de los empleados individuales. “Traté de desarrollar un sistema que fuera lo más simple posible y que permitiera incorporar los datos de los proyectos de los diferentes sistemas que teníamos y generar informes para los distintos tipos de tareas”, afirma. “Nos permitió observar cuántos proyectos había en las colas de los empleados y cuál era el estado de cada uno”. Con el tiempo, otros departamentos de la OSU, incluidos los equipos de Centros Médicos y de Seguridad, empezaron a usar Smartsheet para gestionar proyectos. En la actualidad, más de 2100 colaboradores en más de 60 departamentos confían en Smartsheet para administrar su trabajo diario.

Más recientemente, Porostosky y su equipo pasaron a la plataforma de Smartsheet Advance Gold, que ofrece capacidades como la gestión centralizada de procesos con Control Center y garantiza el uso compartido de la información del proyecto para ver y editar con Dynamic View. Smartsheet Advance también permite a los equipos conectarse a otras plataformas empresariales internas críticas a través de los flujos de trabajo y los conectores inteligentes.

“Ya percibimos el valor de Smartsheet Advance”, dice Porostosky. “Por ejemplo, usamos Dynamic View para brindar información más detallada a algunos de nuestros clientes sin tener que darles acceso a las hojas subyacentes”.

Una vista unificada de todos los proyectos y las tareas 

Con Smartsheet, el equipo de Servicios de Tecnología e Información de las Instalaciones obtiene una vista centralizada del estado de los proyectos y las tareas individuales, lo que brinda a Porostosky y a otros miembros del equipo una mejor visibilidad del estado actualizado de cada proyecto.

“Smartsheet resolvió nuestros problemas de visibilidad y gestión de tareas ya que reúne todo en un solo lugar”, afirma Porostosky. “Aporta claridad a nuestra labor, porque cada persona sabe exactamente en qué está trabajando cada día y puede ver qué proyectos necesitan prioridad o cuáles están a punto de excederse de la fecha límite”. 

Porostosky también ahorra más de 150 horas de trabajo administrativo al año porque ya no dedica tiempo a buscar actualizaciones de proyectos y enviar correos electrónicos a los miembros del equipo. “Ahora visualizo lo que necesito de nuestro trabajo, porque todo está en los paneles de Smartsheet”, afirma. “Obtengo informes para cada persona y proyecto, por lo que, si tengo una pregunta sobre algo, simplemente la planteo en nuestra reunión del lunes por la mañana. Más importante que el ahorro de tiempo es el hecho de que todos dedicamos nuestro tiempo a las tareas adecuadas”.

Una mejor capacidad de responder a los clientes

Debido a que la OSU tiene una mayor visibilidad de los proyectos, puede mantener a los clientes actualizados sobre el progreso del trabajo. “Smartsheet nos ayuda a responder mejor a nuestros clientes porque ahora somos mucho más conscientes de cuánto tiempo llevan pendientes las tareas, por lo que resolvemos los problemas con mayor rapidez. Sabemos que ciertas solicitudes están tan desactualizadas que pueden causar problemas a los clientes”, dice Porostosky.

Automatización de un proceso complejo de seguimiento del tiempo 

El equipo de Servicios de Tecnología e Información de las Instalaciones aprovecha la automatización de Smartsheet para optimizar el procedimiento de seguimiento del tiempo de los estudiantes que trabajan con el equipo. “Queremos realizar el seguimiento del tiempo de los estudiantes para determinar la rapidez con la que completan las tareas a fin de que podamos ayudarlos a mejorar el rendimiento si es necesario”, dice Porostosky.

“Antes de Smartsheet, hacíamos el seguimiento del tiempo de los estudiantes en varias hojas de cálculo y aplicaciones, lo que era difícil y complejo. Solía esperar hasta el final del verano para descargar los datos y elaborar una métrica con respecto a su rendimiento. Ahora, en lugar de demorar varios días en reunir esos datos, puedo hacerlo en tiempo real en Smartsheet. No realizamos ningún trabajo”.

Porostosky y su equipo están explorando las capacidades adicionales de Smartsheet, como la aplicación DataMesh, para asignar los datos de Smartsheet de manera más sencilla cuando hay informes grandes. Además, Porostosky está trabajando con el equipo de Bienes Raíces de la OSU para usar Smartsheet Control Center y gestionar grandes proyectos.

“El equipo requiere al menos de 30 pasos para cada proyecto que realiza, así que esperamos ayudarlos a facilitar ese proceso con Control Center”, dice Porostosky. “Smartsheet nos ayuda a simplificar los procesos y reducir la cantidad de trabajo manual que hacemos, y este es otro buen ejemplo de eso”.