¿Una simple herramienta de gestión de proyectos? Access Information Management Corporation (“Access”) utiliza Smartsheet para gestionar la expansión a nuevos mercados y respaldar los objetivos de la empresa

Según Jeni Hinds, las hojas de cálculo de Excel y SharePoint cumplen con los requisitos hasta cierto punto.

Hinds llegó a esa conclusión después de una cantidad de experiencia considerable. Es la Directora de Gestión de Integración Global en Access, el mayor proveedor privado de servicios de gestión de la información y de registros del mundo. Hinds es responsable de la integración de las empresas que adquiere Access y de la supervisión de los gerentes de proyectos que implementan esas integraciones. 

Cada adquisición se gestiona como un proyecto —un proyecto muy, muy complejo— para integrar áreas funcionales clave (por ejemplo, Finanzas, RR. HH. y TI) en la empresa matriz, a la vez que se mantiene una experiencia fluida y positiva para los clientes.

Tradicionalmente, los gerentes de Access realizaban un seguimiento de todo esto mediante hojas de cálculo de Excel publicadas en páginas de SharePoint. No era lo ideal. Según Hinds, era difícil trabajar con las hojas de cálculo, ya que los cambios solo eran posibles a través del envío de tickets a TI. Como resultado, cada uno de sus gerentes de proyectos solo podía gestionar cómodamente uno o dos proyectos de integración por año. 

Dado que Access tenía grandes objetivos de crecimiento, estos procesos manuales no los podían respaldar ni eran escalables.

Más que una simple herramienta de gestión de proyectos

Hinds conocía Smartsheet de lugares anteriores en los que había trabajado, y le gustaba como solución de gestión de proyectos. Pero no es por eso que Access la adoptó. En cambio, Hinds y sus colegas evaluaron varias tecnologías competitivas y, luego, eligieron Smartsheet.

“Elegimos Smartsheet por las capacidades que ofrecía incluso más allá de la gestión de proyectos, como la capacidad de extender y compartir fácilmente los procesos con los distintos departamentos de toda la empresa”, afirma Hinds. “Smartsheet también era muy rentable en comparación con otras empresas. Además, me gusta mucho la interacción que tuvimos con Smartsheet durante la diligencia debida en cada uno de nuestros acuerdos de adopción”.

Access comenzó a implementar Smartsheet con un panel, y con los informes y métricas de respaldo necesarios. Empleó los servicios de instalación de Smartsheet para acelerar la implementación. En solo 45 días, 200 personas de Access usaban Smartsheet. 

“En los cuatro meses siguientes al lanzamiento del proceso de Smartsheet aquí en Access, aumenté mi productividad en un 60%”, dice Hinds. “Pasamos de aplicar una función táctica para la gestión de proyectos a utilizar una mucho más estratégica. Al contar con los resúmenes y automatizaciones de Smartsheet, el propietario de la tarea puede hacer actualizaciones, mientras que el gerente de proyectos puede centrarse en el panorama general de varios proyectos de forma simultánea. Los gerentes de proyectos ya no necesitan revisar SharePoint línea por línea para crear manualmente un informe de resumen. Lo que a cada persona le llevaba horas o días hacer de manera manual, ahora se resume automáticamente en el panel de Smartsheet. En el pasado, realizábamos una llamada de una hora por semana con cada departamento para analizar sus tareas. Ahora, hacemos una llamada integral de informe de estado por quincena, que lleva treinta minutos y en la que todos los departamentos muestran paneles e informes de Smartsheet. Todos estos cambios proporcionan una mayor eficiencia y agilidad para determinar la prioridad de las actividades. ¡Nos encanta!

Ella no era la única que estaba experimentando una mayor productividad. Los gerentes de proyectos de Access pasaron, en muy poco tiempo, de gestionar uno o dos proyectos a gestionar diez o doce proyectos por año, lo que supone una productividad entre cinco y doce veces mayor. Incluso llegaron a pedirle a Hinds más proyectos para gestionar. 

“Nuestros gerentes de proyectos no solo tomaban más trabajo, sino que comprendían mejor los proyectos y cómo, por ejemplo, las interacciones con Contabilidad afectaban a Finanzas y, a su vez, a Marketing”, dice Hinds. “Todo esto fue posible porque pusimos el trabajo en Smartsheet y creamos esas interdependencias”.

El Departamento de Marketing como ejemplo

Uno de los departamentos de Access que adoptó Smartsheet fue el de Marketing. Allí, las plantillas de calendarios y presupuestos reemplazaron los calendarios aislados que, a veces, eran redundantes. Los miembros del equipo tenían calendarios independientes en Excel, Word y SharePoint para la gestión fundamental de los proyectos de marketing en las diferentes las campañas. Un miembro del equipo tenía un calendario para los envíos periódicos de correo electrónico, otro para los blogs y otro para los seminarios web. 

“Pasamos de ser personas que hacían lo suyo por separado a colaborar fácil y rápidamente mediante procesos coherentes y rigurosos con Smartsheet”, afirma Jude O'Neill, director de Estrategia Digital y Marketing de Access. Como resultado, los especialistas en marketing tienen una mayor visibilidad de los cronogramas de los proyectos de los diferentes canales y productos. 

Bridge de Smartsheet permite la colaboración internacional, la diversidad cultural y la inclusión

Access es una empresa con sede en América del Norte y una gran presencia internacional en expansión. La lengua materna de una cantidad cada vez mayor de empleados y socios no es el inglés. Access usa Bridge para crear flujos de trabajo automatizados a fin de traducir documentos clave en Smartsheet y minimizar la brecha lingüística para que los hablantes de español, portugués, francés e inglés puedan trabajar unos con otros de manera más productiva y con más fluidez. 

Gracias a Bridge de Smartsheet, la información clave de las plantillas ahora se traduce automáticamente a varios idiomas con el módulo de Google Translate, y las partes interesadas pueden acceder con facilidad a la información traducida de cada proyecto a través de los paneles de Smartsheet, lo que fomenta una comunicación productiva.

“Las llamadas se desarrollan con mayor fluidez y, tras finalizar, las personas con diferentes lenguas maternas tienen una mayor certeza de que los otros participantes las entendieron”, dice Hinds.

“Como resultado del uso de los servicios de traducción que incluye Bridge de Smartsheet, las personas se sienten escuchadas y aceptadas culturalmente. La diversidad y la inclusión son importantes para nosotros, y esta es una buena manera de implementar esos valores”.

Hinds y sus colegas configuraron Bridge de Smartsheet con un socio de Smartsheet en pocas semanas. Les resultó fácil mantener y comenzar a usar las nuevas hojas y plantillas por su cuenta. 

La adopción rápida fomenta el uso en toda la empresa

Ahora Access está implementando Smartsheet de manera más amplia en la empresa. “Ver cómo más personas usan Smartsheet con más propósitos es como ver una ola fluyendo por el mar”, comenta Hinds. Ahora los gerentes están encontrando usos de la tecnología en el grupo de servicios profesionales, la oficina de gestión de proyectos, la contabilidad, la atención al cliente y mucho más.

“El uso de Smartsheet es tan simple e intuitivo que permite una rápida adopción”, afirma Hinds.

O'Neill está de acuerdo. “Antes de Smartsheet, la mayoría de los especialistas en marketing tenían sus formas propias y específicas de gestionar los calendarios y otras funciones. No era una certeza que ellos quisieran renunciar a eso. Pero nuestro equipo vio los beneficios de Smartsheet con bastante rapidez, y eso nos animó a explorar diferentes formas de usar la plataforma, como en la elaboración de presupuestos”.

Smartsheet se convirtió en una herramienta importante a la que recurren de manera natural muchos empleados de Access a fin de hacer su trabajo con más eficacia. 

“Ahora, instantáneamente piensan en llevar sus proyectos a Smartsheet”, dice Hinds. “Nos informan proactivamente los cambios en los procesos porque entienden cómo esos cambios pueden afectar a los demás. Hay una mayor aceptación y participación en los procesos, y más comprensión y entusiasmo por mejorarlos en toda la empresa, con el impulso de Smartsheet”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.