El distribuidor global adopta Smartsheet para la administración de proyectos de cartera; además, obtiene automatización de flujos de trabajo

ADI es un distribuidor mayorista líder de seguridad, AV y productos de bajo voltaje para contratistas licenciados. Está comprometido a ayudar a sus clientes a crecer al brindarles acceso a los productos, los servicios y el soporte que necesitan para aprovechar nuevas oportunidades. Además, ADI busca fortalecer su presencia en la industria al brindar una experiencia de compra omnicanal fluida y superior para sus clientes. 

Para lograrlo, ADI emprendió un camino hacia la transformación digital mediante inversiones considerables en su presencia digital. Estas incluyen actualizaciones en su plataforma de e-commerce, ADI Digital Branch, junto con la incorporación de las herramientas digitales más recientes, como Smartsheet, para aumentar la efectividad de las ventas y ofrecer un mejor servicio a sus clientes. 

En este camino, una de las dificultades a las que ADI se enfrentó fue el soporte para la administración de proyectos en todas las iniciativas que se llevaban a cabo simultáneamente en la empresa. ADI necesitaba una herramienta que les permitiera a los líderes comerciales administrar los proyectos con éxito y automatizar los flujos de trabajo de toda la organización.

Una mejor manera de superar los desafíos

Loucks sabía que ADI necesitaba una mejor manera de superar los desafíos relativos a la administración de proyectos que se interponían entre ADI y sus objetivos comerciales. Investigó opciones para una herramienta de administración de proyectos de cartera en toda la empresa y descubrió que no tenía que investigar mucho. Resulta que las otras áreas de Resideo, la sociedad matriz de ADI, tenía licencias de Smartsheet y sus usuarios estaban muy contentos con esa herramienta. Pronto, Loucks también lo estaría.

“Me encantó el hecho de que requería pocos códigos o que no requería códigos en absoluto, lo que significaba que nuestros gerentes comerciales podían usarla sin la intervención de TI”, dice Loucks. “También resultó sencillo y económico compartir hojas para la colaboración sin acarrear costos de licencia adicionales solo para actualizar una hoja”.

La empresa adquirió Smartsheet Advance, la oferta prémium de Smartsheet, que incluye capacidades de trabajo dinámicas de grado empresarial para que los clientes trabajen a escala. ADI ha sacado provecho de los componentes de Smartsheet Advance, incluidos Control Center, Dynamic View y Salesforce Data Connection. 

“Nos gustó que Smartsheet era una oferta a escala para nuestra organización global”, dice Loucks. “Además, nos gustó que pudiera mantener el soporte a nuestra empresa a medida que seguimos creciendo”.

Administración integral de proyectos del departamento a la empresa

Con Smartsheet Control Center y los paneles, ADI obtuvo una vista integral de la administración de proyectos, de proyectos grandes de transformación y capital a proyectos pequeños de mejora. Loucks y sus colegas ajustan los Planes de acción de Smartsheet al personalizarlos con el tamaño que necesitan para el alcance de sus proyectos. 

ADI usa los paneles de Smartsheet para realizar un seguimiento del estado y cronogramas, el presupuesto, elementos pendientes, hitos y riesgos del proyecto, entre otros factores. Por ejemplo, Smartsheet le proporciona al personal de Recursos Humanos una forma inmediata de realizar un seguimiento del progreso de los empleados en relación con las certificaciones en el sistema de administración del aprendizaje de la empresa. La información del proyecto a lo largo de la empresa pasa de niveles regionales y departamentales al nivel global, nutriendo la plataforma de administración global de la empresa, que también utiliza Smartsheet.

La automatización de flujos de trabajo agiliza procesos y autorizaciones

Más allá de la administración de proyectos de cartera, ADI usa Smartsheet para la automatización de flujos de trabajo. Por ejemplo, la empresa automatiza y agiliza los procesos y las autorizaciones que se necesitan para agregar una nueva cuenta de cliente al sistema de CRM de Salesforce con Smartsheet Salesforce Data Connection. La tecnología también facilita actualizaciones en el canal de venta y administra el proceso de devoluciones del cliente. 

Con Smartsheet Data Mesh, ADI automatiza la búsqueda de datos entre hojas, como ID y direcciones del empleado, y actualiza y combina datos para informes periódicos, como adiciones semanales a la plantilla de empleados. 

Si bien ADI usa Smartsheet para brindar más datos a más usuarios, también usa Smartsheet para filtrar datos a fin de brindar mayor valor y seguridad. Por ejemplo, la empresa mantiene una evaluación de talento trimestral desde la cual se generan planes para la retención de los talentos. Utiliza Smartsheet Dynamic View para asegurarse de que los gerentes solo vean datos de los empleados bajo su supervisión al destacarlos y mantenerlos seguros. 

La automatización de flujos de trabajo ahorra cientos de horas por año

Para Loucks, el aspecto más inesperado de Smartsheet fue su utilidad para la automatización de flujos de trabajo.

“Estábamos buscando una herramienta de administración de proyectos, y Smartsheet es ideal para eso”, afirma. “Pero aprendimos rápidamente que podíamos usar Smartsheet para automatizar flujos de trabajo e impulsar la productividad de nuevo en la empresa. Fue muy importante para nosotros”.

Loucks calcula que la empresa ahorra cientos de horas por año en “trabajo desmoralizante”, como actualizar informes, tarea que ahora se realiza a través del flujo de trabajo automatizado de Smartsheet. Por ejemplo, el proceso de devolución de un producto que antes lo administraban tres trabajadores ahora lo gestiona con mayor eficiencia un trabajador con la automatización de Smartsheet.

Las herramientas de colaboración generan “menos reuniones, reuniones más cortas y reuniones con mayor impacto”

Con Smartsheet para enviar información y elementos de acción proactivamente a los empleados, ADI ha renovado la colaboración entre los empleados de una forma mucho más efectiva y ágil. 

Por ejemplo, las reuniones. Antes de usar Smartsheet, los gerentes enviaban informes de inventario semanales a los empleados relevantes por correo electrónico, con instrucciones para revisar y abordar los problemas de inventario. Ahora, la empresa introduce esa información en Smartsheet, que automatiza notificaciones, derivaciones, recordatorios y vistas de panel para los empleados relevantes. El nuevo proceso elimina la necesidad de realizar reuniones para evaluar el estado del inventario y asignar tareas. En cambio, los empleados acuden a las reuniones de inventario principalmente para abordar excepciones.

“Usamos Smartsheet para trabajar juntos de forma más colaborativa y efectiva, lo que ayuda a reducir el tiempo que nuestros equipos pasan en reuniones innecesarias y les permite operar con mayor eficiencia”, dice Loucks. “Ahora, hay menos reuniones, reuniones más cortas y reuniones con mayor impacto. Estas se centran en avanzar con los proyectos, no realizar votaciones nominales y repasar lo que todos ya deberían saber”.

Loucks señala las reuniones de media hora semanales con su equipo, en las que se solían dedicar 20 minutos a lo que denomina “contabilidad” y 10 minutos a las “cuestiones importantes”. Ahora, estas proporciones se revirtieron completamente. 

Una mejor experiencia del cliente impulsa la satisfacción del cliente.

ADI usa el tiempo que ahorra con Smartsheet para mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, el proceso de devolución de productos basado en Smartsheet le brinda al equipo de ADI información más precisa y oportuna sobre la devolución solicitada de un cliente, y le permite responder rápidamente a la consulta de un cliente o brindar información de forma proactiva. En términos más amplios, Smartsheet libera tiempo de procesos manuales para que el equipo de ventas pueda dedicar más tiempo a interactuar con los clientes.

Loucks y sus colegas también comparten hojas con los clientes, lo que facilita interacciones y colaboraciones más exitosas y una mayor satisfacción del cliente. “Hablo sobre Smartsheet todo el tiempo”, dice Loucks. “Me ayuda y ayuda al negocio a tener más éxito, dentro y fuera de la empresa.

Lo que ADI obtiene de Smartsheet va más allá de la experiencia del cliente. “Smartsheet es muy importante para nosotros”, afirma Loucks. “Al implementarlo de forma tan generalizada, impulsamos la automatización, la eficiencia y la capacidad de hacer más con menos”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.