Balt utiliza Smartsheet para agilizar los procesos internos relacionados con su dedicación al tratamiento de enfermedades neurovasculares

Poco después de su fundación en Francia en 1977, Grupo Balt introdujo uno de los primeros dispositivos de intervención neurovascular del mundo. Cuarenta y seis años después, Balt se convirtió en un fabricante mundial de equipos médicos con 700 empleados en 10 países. La empresa ahora colabora estrechamente con médicos e instituciones sanitarias a fin de desarrollar dispositivos para tratar los accidentes cerebrovasculares y otras enfermedades neurovasculares. 

A medida que la empresa continuaba creciendo, el equipo de TI necesitaba crear e implementar más rápidamente soluciones que respaldaran ese crecimiento. “Necesitamos entregar nuestros productos de manera oportuna para ayudar a las personas a tratar sus afecciones, por lo que es muy importante que creemos soluciones internas que respalden eso. Así es como seguimos siendo líderes en innovación”, afirma Kheng Ang, director de TI de Operaciones Globales, Balt. Los sistemas empresariales existentes, incluida una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), carecían de la agilidad que requería la TI. “Hacer cambios en el sistema ERP consumía mucho tiempo; además, este no era fácil de usar”, dice Ang. 

Los sistemas internos de Balt tampoco eran adecuados para la colaboración. “Nuestro grupo de oficinas de fabricación, distribución y ventas en todo el mundo es muy diverso, y todos utilizaban hojas de cálculo y correos electrónicos para comunicarse sobre los proyectos. Queríamos proporcionar más consistencia en los procesos”, afirma Ang.

Crear aplicaciones de aprobación de solicitudes y tickets de TI en Smartsheet

Ang y su equipo empezaron a usar Smartsheet en 2021, en principio, para gestionar proyectos. “Comenzamos a usar Smartsheet para optimizar los proyectos y mejorar la colaboración”, afirma. “Finalmente, comenzamos a crear soluciones en Smartsheet e implementamos un programa de usuarios avanzados”. Luego, el equipo de TI creó su propio Centro de Excelencia interno de Smartsheet, mediante el cual se formularon soluciones para diferentes departamentos y se incorporó a Smartsheet a la cartera de sistemas empresariales de la empresa. “Ahora somos una especie de proveedor de software de la empresa, y Smartsheet es nuestra herramienta principal”, dice Ang.

Una de las primeras soluciones orientadas a toda la empresa que Balt creó con Smartsheet fue un sistema de órdenes de compra para gestionar las solicitudes de compra internas de todo tipo de artículos, desde materias primas de fabricación hasta computadoras portátiles para empleados. “Anteriormente, las solicitudes de compra se aprobaban a través de formularios de correo electrónico u hojas de cálculo. El proceso solo admitía dos aprobadores, y necesitábamos respaldar el aumento ya que cada vez más departamentos comenzaban a usarlo”, dice Ang. 

Balt creó un nuevo sistema de solicitudes con flujos de trabajo automatizados en Smartsheet. El sistema admite hasta ocho aprobadores y determina automáticamente a qué aprobador se debe enviar cada formulario de solicitud de compra. “Ahora, el proceso recibe una revisión y aprobación adecuadas por parte de los equipos adecuados, y también se incorpora a nuestro sistema ERP para que Finanzas pueda realizar un seguimiento y garantizar que todo se pague a tiempo”, dice Ang. “Primero comenzamos a usar el nuevo sistema en los EE. UU. y lo implementamos a nivel mundial después de recibir algunos comentarios de otros equipos”. La solución de solicitudes depende del generador de documentos de Smartsheet para producir automáticamente PDF de solicitudes aprobadas, incluidas las firmas de aprobadores digitales, que, luego, se convierten en pedidos de compra.

Balt también usó WorkApps de Smartsheet para integrar rápidamente una aplicación de tickets de TI con Smartsheet a fin de que el personal de TI pueda usar una ubicación para administrar los tickets de soporte de TI o buscar información en la base de conocimientos de la empresa.

“No teníamos una plataforma de tickets de TI lo suficientemente buena y fácil de usar, y gracias a Smartsheet eso cambió para nosotros”, dice Ang.

Ang también creó un panel de ERP en el que se muestra el tiempo de espera estimado para los tickets, a fin de que los usuarios internos sepan cuándo esperar que se aborde su ticket. Actualmente, el equipo de TI recibe 170 tickets de soporte al mes a través de la aplicación. 

Más recientemente, el equipo de TI de Balt utilizó Smartsheet en la creación de una solución para Recursos Humanos, con la que se optimiza el proceso de incorporación y salida de empleados.

Una forma simplificada de crear soluciones empresariales

Balt aprovechó la facilidad de uso de Smartsheet para crear e implementar su sistema de solicitudes y la aplicación de tickets de TI. “Smartsheet es muy fácil de usar y nos brinda una plataforma que permite desarrollar rápidamente soluciones para nuestra empresa”, afirma Ang. “Es una herramienta de código bajo que permite crear con facilidad, incluso a quienes no se dedican a la ingeniería de software. A modo de ejemplo, un analista junior de mi equipo que básicamente no tiene experiencia en desarrollo creó un proyecto para mí en un mes, sin problemas en absoluto”.

Smartsheet también es fácil de usar para los líderes empresariales de Balt, que utilizan los paneles para revisar y aprobar rápidamente las solicitudes de compra. “La herramienta de solicitud de compra debía ser lo suficientemente fácil de usar como para que nuestros directores ejecutivos pudieran usarla de manera eficaz. Esto es algo que pueden hacer fácilmente desde sus dispositivos móviles”, dice Ang.

45% de las solicitudes aprobadas en un día

Con la nueva solución de solicitudes de compra de Smartsheet, Balt puede aprobar el 45% de sus solicitudes en un día hábil y casi el 100% en cinco días hábiles. “Aprobar las solicitudes más rápido en Smartsheet significa que el negocio se mueve a mayor velocidad y que, en última instancia, podemos completar y enviar nuestros productos a los clientes a tiempo”, dice Ang.

“Antes, usábamos papel y correo electrónico y no teníamos métricas para realizar un seguimiento de la eficiencia de este proceso. Ahora somos mucho más eficientes, a pesar de que tenemos hasta ocho aprobadores en lugar de solo dos. Esto también significa que nuestro equipo de Compras ya no necesita perder tiempo buscando aprobaciones”.

Los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet también mejoraron la colaboración entre el personal de Balt, que se encuentra geográficamente disperso. “Smartsheet es una herramienta de colaboración increíble que nos permite automatizar los procesos en todo el mundo”, afirma Ang. ”Antes, los empleados de los distintos equipos tenían que trabajar juntos por correo electrónico o aplicaciones de chat, pero ahora pueden hacerlo desde nuestras soluciones de Smartsheet y completar las tareas fácilmente, con alertas que notifican de forma automática si una tarea no se completa para una fecha determinada”.

Escalabilidad para adaptarse al crecimiento

Actualmente, Balt se está expandiendo a nivel mundial y está buscando formas rápidas e innovadoras de mejorar los procesos internos. La empresa está segura de que Smartsheet puede respaldar esos planes.

“No tengo que preocuparme por las soluciones que desarrollamos en Smartsheet. Si comienzo con un usuario y necesito expandirme rápidamente a cientos de ellos, sé que esta solución puede escalar y crecer con nosotros”, dice Ang.

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