Bavitech aporta claridad a cada venta y proyecto, lo que garantiza la continuidad y eficiencia

Con sede en Vietnam, Bavitech Corporation ofrece servicios de diseño e ingeniería para industrias como las del acero, de alimentos y bebidas, y de tratamiento de agua y aguas residuales. “Nuestro principal objetivo es ofrecer soluciones de automatización industrial adaptadas a estos sectores”, explica Hoang Hai, director ejecutivo de Bavitech. “Por ejemplo, suministramos software para supervisar el sector del agua o los sistemas para las plantas de tratamiento”.

Una búsqueda orientada a una mayor claridad y agilidad

Dado que su cartera era muy diversa, Bavitech necesitaba una solución sólida y versátil para gestionar sus operaciones comerciales. Durante la pandemia del COVID-19, la empresa también tuvo que adaptarse a los empleados que trabajaban desde casa, lo que aceleró aún más la necesidad de contar con un producto digital flexible.

“Ya habíamos desarrollado software para las aprobaciones, pero nuestros desarrolladores tardaban en adaptarse a nuestros requisitos, y agregar nuevas funciones a menudo significaba más gastos”, recuerda Hai. “También nos dimos cuenta de que necesitábamos una función de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para controlar los datos de los clientes dentro de nuestro sistema”.

El equipo de Bavitech se puso en contacto con Gia Thinh Technology para crear una solución potencial basada en Smartsheet. “Dado que ya habíamos utilizado software similar, entendíamos los procedimientos y las reglas, lo que nos permitió personalizar rápidamente Smartsheet para cumplir con nuestros requisitos”, menciona Hai. “Nuestro equipo de TI ni siquiera estaba directamente involucrado en el desarrollo, lo que los liberó para dedicarse al trabajo orientado al cliente. Simplemente establecimos la estructura y los procedimientos necesarios para cada departamento y los implementamos en Smartsheet”.

Con una visión clara de lo que necesitaba, Bavitech decidió confiar en Smartsheet para gestionar sus procesos de ventas. “Tan pronto como un cliente potencial se convierte en una venta, los equipos utilizan la solución para rastrear las oportunidades, realizar el seguimiento de las cotizaciones enviadas y registrar cuándo se cierra un acuerdo”, explica Thinh Huynh, director ejecutivo de Gia Thinh Technology. “Esta información, luego, se vincula con el vendedor respectivo, lo que le permite realizar el seguimiento del progreso de sus ventas por mes o trimestre”. 

Visibilidad y continuidad empresarial mejoradas 

Además de permitir el seguimiento de las ventas, Smartsheet también es el único lugar en el cual se almacena la información relacionada con el cliente. “Realiza el seguimiento no solo de los detalles de los vendedores, sino también de todos los documentos relacionados con cada cliente. Esto incluye información del cliente, presupuestos generados en Smartsheet, detalles del contrato y documentos relevantes, como información de la entrega, manuales, aprobaciones del cliente y comprobantes de entrega. Todo esto se almacena en un flujo de trabajo consolidado en Smartsheet, por lo que podemos localizar fácilmente toda la información relacionada con una venta”, agrega Hai.

“Nuestros proyectos pueden durar de varios meses a un año. Durante ese tiempo, los diferentes ingenieros que trabajan en el proyecto necesitan entender lo que hicieron sus predecesores”, aclara Hai.

“Esto hace que sea aún más importante tener todo en un solo lugar y permitir que nuestros compañeros de equipo retomen lo que los demás dejaron sin afectar a los clientes. Smartsheet es la solución perfecta para nosotros en ese sentido”.

Un equipo más eficiente y basado en datos

Una vez que se almacena toda la información, Bavitech crea vistas de panel para dar seguimiento a sus procesos, lo que permite que el equipo tome decisiones informadas sobre los datos y realice mejoras en sus flujos de trabajo. “Resumimos los datos según nuestros requisitos, y damos seguimiento a cosas como las ventas, la cantidad de presupuestos enviados, las conversiones de ventas exitosas y el rendimiento de las ventas trimestrales y anuales”, señala Hai.  

Gracias a la mayor automatización y flexibilidad, el equipo de Bavitech experimentó un aumento en la eficiencia, el ahorro de tiempo y la agilidad. “Anteriormente, nos llevaba aproximadamente tres meses preparar los informes manuales. Con Smartsheet, podemos crear paneles sobre la marcha”, menciona Hai. “Nuestro equipo también tiene más control sobre cómo y dónde trabajan, y el 70% de las aprobaciones se realizan por teléfono. Es difícil de calcular, pero es probable que el uso de Smartsheet genere un ahorro de dinero”.

Dado que cuenta con procesos optimizados y que gestiona las relaciones con los clientes en un solo lugar ordenado, Bavitech está lista para escalar aún más. “Tenemos un sistema claro y organizado, y espero que podamos contribuir de manera más eficiente al mundo de la fabricación de maquinaria de automatización”, concluye Hai.