Busey Bank dirige 10 veces los proyectos mientras ahorra cientos de miles de dólares gracias al uso de Smartsheet.

Busey Bank está creando un banco comunitario más fuerte y busca un crecimiento estratégico a través de las fusiones y adquisiciones. Busey es una sucursal de First Busey Corporation, una institución de USD 12,9 mil millones que presta servicio a clientes comerciales, gestión de patrimonio y de banca personal a través de cinco líneas de negocio. Busey utiliza tecnología para fortalecer sus operaciones a través de la infraestructura en la nube y Smartsheet es uno de los recursos más potentes para impulsar la eficiencia, la escalabilidad y la transparencia.

“Smartsheet nos ha permitido la visibilidad y capacidad de administrar tantas actividades simultáneas”, comenta Javed Hassan, vicepresidente y gerente de Automatización y procesos de sistemas empresariales, Busey Bank. “Si estuviéramos intentando ejecutar 46 proyectos, 14 revisiones y 15 solicitudes de cambio (que es donde nos encontramos ahora en 11 grupos de trabajo) sin alguna forma de estructura centralizada, sería una mezcla de prioridades. Crear estas estructuras de grupos de trabajo y aprovechar Smartsheet nos permite dirigir un equipo de proyectos austero y aun así ser efectivos”.

Hassan se unió a Busey en 2012 y pasó a la gestión de proyectos en 2017 cuando el banco completaba su búsqueda de una solución tecnológica para rastrear y simplificar proyectos. Randi Potter, vicepresidenta sénior y directora de Tecnología y sistemas empresariales en Busey Bank, comenta que ella y otro gerente de proyectos solían ingresar la mayor parte de la información en nombre de otros porque a sus colegas el sistema anterior les resultaba difícil de comprender y utilizar.

“Estuve con el banco durante cinco años cuando buscábamos una nueva solución y estuve muy involucrada con la gestión de proyectos”, expresó Potter. “Los desafíos que tuvimos con nuestro proveedor anterior incluían la falta de métricas e informes precisos de un proyecto. Los paneles no estaban disponibles. La experiencia del usuario no era la óptima; hubo una gran curva de aprendizaje para comprender dónde ir para actualizar tareas. Los usuarios no podían adoptarla o comprenderla y solo la utilizábamos para la gestión de proyectos. Hacemos mucho más con Smartsheet”.

Además de un camino de aprendizaje más sencillo para los usuarios, Potter y su equipo quería capacidades de informes y métricas más potentes. Smartsheet no solo otorgó informes del panel y visualización de datos, también inspiró a los empleados en la organización para conocer cómo utilizarlo para los problemas no resueltos previamente.

“Me vi realmente sorprendida por nuestra adopción y uso de Smartsheet”, indicó Potter. “Cuando lo adquirimos, tan solo contábamos con 20 usuarios con licencia y ahora tenemos 200 licencias. Ha llegado a ser uno de nuestro proveedores y sistemas fundamentales en toda la empresa; dependemos tanto de Smartsheet, el uso es a gran escala y la adopción en todas nuestras líneas de negocios es realmente notable”.

Un motor de mejoras que ahorra cientos de miles de dólares

Hoy en día, además de admitir más de 10 veces la cantidad de proyectos simultáneos que Busey podía administrar con su solución anterior, Smartsheet impulsa la automatización y la mejora de procesos además de los cambios de configuración en los sistemas de tecnología. Los empleados envían solicitudes por medio de formularios de Smartsheet que muestran metodologías completas para ayudarlos a completar los formularios con precisión y a usar la lógica condicional para dirigir el trabajo a los equipos pertinentes. Un proceso de revisión colaborativa garantiza que las personas adecuadas opinen para confirmar que los cambios estén en línea con los estándares y prioridades de la compañía. Las mejoras resultantes han ahorrado tiempo y dinero.

“Iniciamos con TI porque era un proyecto de gestión de proyectos de TI que accionaba inicialmente la solución de Smartsheet”, comenta Hassan. “Comenzamos a incluir a otros departamentos a medida que tenían necesidades tecnológicas. El programa creció a tal punto que centralizamos toda nuestra gestión de proyectos de tecnología en una sola solución en Smartsheet. También tenemos procesos que se identifican como grandes oportunidades de automatización o mejora. En la primera mitad de 2021, ahorramos más de USD 200 000 a partir de esos procesos”.

La estrategia de crecimiento de Busey Bank incluye fusiones y adquisiciones. Smartsheet ha optimizado ese proceso con plantillas que permiten un enfoque estandarizado, seguimiento integral de una gran cantidad de datos y mejora continua a medida que se aplican las lecciones de una adquisición a la siguiente.

“Nuestra capacidad de poner en pie el plan del proyecto de fusiones y adquisiciones es un 95% más rápido que con nuestra solución anterior”, comenta Potter. “Todas las tareas ya están definidas por la línea de negocios en las plantillas estandarizadas de proyectos; actualizamos las fechas y los destinatarios de la asignación si algunos de ellos han cambiado. Nuestra última adquisición fue la más rápida que hemos hecho. Creo que he realizado ocho conversiones de datos desde que estoy en Busey y solían durar entre nueve y doce meses; la última la completamos en aproximadamente cuatro meses”.

Además, Smartsheet permite que Busey administre de manera flexible el acceso a los datos. Es fácil actualizar permisos para que los empleados anteriores ya no puedan acceder a los datos de propiedad. Smartsheet también permite el acceso personalizado para usuarios externos, lo que ayudó a Busey a colaborar en tiempo real con un proveedor para desarrollar y lanzar rápidamente un portal para las aplicaciones de préstamos del programa de protección de cheques de pago (PPP) y ofrecer soporte fundamental a clientes de pequeñas empresas durante la pandemia de COVID-19. El equipo de Busey colaboró con su proveedor para usar un Smartsheet compartido a fin de indicar defectos y problemas de rendimiento, confirma si se han corregido y realiza un seguimiento del progreso hasta que se completa, sin destinar tiempo adicional en reuniones o enormes cantidades de correos electrónicos. Personalizar el acceso para empleados también es simple y establece el equilibrio perfecto entre visibilidad y seguridad de datos.

“Con los permisos en Smartsheet, podemos administrar todo nuestro programa con el mínimo esfuerzo administrativo”, comenta Hassan. “En la solución centralizada de la plataforma de gestión de proyectos, procesos y cambios que creamos, no bien alguien participa, obtiene acceso a todo aquello en lo que se está trabajando; somos muy transparentes en ese sentido. Pero no pueden modificar esos proyectos salvo que sean designados para trabajar en ellos. Poder distinguir esos permisos, junto con el nuevo rol de comentador que estará disponible próximamente, es una gran victoria para nosotros”.

Un enfoque estandarizado que respalda el cumplimiento reglamentario

Hassan comenta que uno de los principales beneficios de Smartsheet es la capacidad de trabajar con plantillas. Él y su equipo crearon un conjunto de enfoques estandarizados que describen los pasos necesarios y los contactos y autorizadores adecuados, para proyectos tan simples como una lista de tareas o tan complejos como las fusiones y adquisiciones. Esto permite completar de manera oportuna tanto los proyectos más simples como las iniciativas más complejas y la implementación de una nueva plataforma de software. Hay entre 10 y 15 plantillas entre las cuales elegir y los equipos siguen mejorándolas con los aprendizajes de los proyectos finalizados y las actualizaciones de procesos.

La plantilla de gestión de proyectos de TI que desarrollamos nos permite asegurarnos de que estemos cumpliendo con los requisitos y las pautas del Consejo Federal de Certificación de Instituciones Financieras (FFIEC)”, comenta Potter. “Cuando nuestros evaluadores forman parte anualmente, documentamos y retendremos toda la información que buscaron con un gran proyecto de TI o implementación. Del lado de las fusiones y adquisiciones, también nos permite conservar todas las aprobaciones y las tareas de validación de datos que hicimos, que los evaluadores buscaron cuando formaron parte el año luego de la adquisición. Es en un lugar y podemos proporcionar fácilmente la documentación solicitada sin esfuerzo manual innecesario”.

Otro beneficio importante es la mejora de los informes. Busey Bank usa paneles para ofrecer control de alto nivel y transparencia de proyectos para el equipo ejecutivo, con la capacidad de profundizar los detalles de la tarea por departamento o proyecto. 

“Los paneles de informes y métricas que podemos sacar de Smartsheet otorgan visibilidad a todos los niveles del equipo directivo, a partir de los mismos datos”, indica Hassan. “No es difícil; diría que un usuario avanzado de Smartsheet puede crear paneles, informes y métricas para todos los tipos de vistas diferentes. Es importante para nuestro equipo directivo obtener esas vistas rápidas de lo que sucede, mientras que los miembros de nuestro equipo involucrados en el proyecto pueden intervenir en él y trabajar en las tareas por su cuenta”.

Una herramienta potente para la colaboración

Quizás el mayor cambio que resulta de la adopción de Smartsheet es un aumento drástico de la colaboración en todo el banco. Puede encontrarse la información en un solo lugar y garantizar la visibilidad en tiempo real de los datos y el estado del trabajo. Las notificaciones y alertas automatizadas garantizan que las personas reciban las actualizaciones que necesitan cuando las necesitan sin perder la información en un hilo de correo electrónico. Las reuniones se dirigen a partir de agendas y paneles basados en Smartsheet, con decisiones y elementos de acción que se capturan en la hoja en tiempo real para descartar la incertidumbre en torno a los pasos siguientes.

El enfoque integral de Busey respecto de la capacitación es fundamental para el éxito del programa. Cuando se introdujo Smartsheet por primera vez, Potter y su equipo programaron una serie de sesiones de capacitación destinadas a diferentes roles de usuarios que trabajaban en colaboración con su representante de cuenta de Smartsheet. Se grabaron las sesiones y puede accederse a ellas en un sitio interno de capacitación para que los usuarios puedan aprender nuevas habilidades o actualizar su conocimiento anterior. Los asociados de Busey llegaron a ver la facilidad de uso de la plataforma y el valor que puede aportar a su trabajo; además, su adopción ha arrasado en toda la organización.

“Creo que las personas desean participar en la gestión de proyectos,” expresa Hassan. “Cuando me uní por primera vez al equipo de proyectos, nos veían como una molestia ('La gestión de proyectos necesita que realice una actualización'), mientras que ahora somos un recurso. Los equipos desean asociarse con los grupos de tecnología porque pueden obtener esa visibilidad y soporte. Puede ver qué es lo que no va según lo programado, pero también puede ver lo que se realizó correctamente".

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