Celerion automatiza la gestión de las investigaciones clínicas y la incorporación de empleados con Smartsheet y Brandfolder

Con más de 40 años de experiencia en la realización de más de 6000 estudios, Celerion es una organización de investigación clínica (CRO) que ayuda a clientes farmacéuticos y del sector de la biotecnología a comercializar sus medicamentos al probar la seguridad de los productos. La empresa cuenta con 1000 empleados en sus tres ubicaciones: Lincoln, Nebraska y Phoenix, Arizona en Estados Unidos, así como Belfast, Irlanda del Norte. 

Celerion recluta voluntarios sanos para estudios de investigación a fin de probar la seguridad de nuevos medicamentos antes de que sean aprobados por la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) de EE. UU. Estos estudios revelan información importante acerca de los medicamentos que se están probando.

“Somos los que realizamos las recomendaciones que ve en los frascos de los medicamentos, como ‘ingiera con la comida’ o ‘no consuma lácteos dentro de las siguientes X horas’. Así que, antes de que el medicamento llegue a las personas que lo necesitan, nos aseguramos de comprender qué hace en un cuerpo saludable. Esto es lo que se llama la Fase 1 de un proceso de investigación”, dice Angie Badgett, directora sénior de la Clínica de Lincoln en Celerion. 

Descubrir el poder de la automatización

Al principio, Celerion se comunicó con Smartsheet para desarrollar un kit de herramientas de gestión de proyectos a través de Control Center. “Lo necesitábamos para los cronogramas de nuestros estudios, la información de contacto de los clientes y todas las cuestiones fundamentales que esperaría ver en un paquete de gestión de proyectos de servicios”, indica Badgett. 

Pero, cuando se desató la pandemia del COVID-19, surgió la necesidad de realizar el seguimiento de los empleados que trabajaban de forma remota y en la oficina. “Era un caos, pero rápidamente nos dimos cuenta de que podíamos aprovechar Smartsheet para crear un rastreador maestro del COVID-19 para nuestra empresa”, dice.

“En diciembre de 2020, con la ayuda de un consultor de Smartsheet, pasamos del papel y Microsoft Excel a Smartsheet. Me enamoré de inmediato de la automatización y visibilidad del software”.

Celerion comenzó a ampliar el uso de Smartsheet a todas las operaciones, pero surgió otro desafío. En mayo de 2022, se acercó a Celerion un nuevo cliente que debía ejecutar un estudio que involucraba a 200 participantes de dos sitios. “Nuestros estudios, en general, involucran a 60 participantes, por lo que era una oportunidad importante para poner aún más a prueba nuestra capacidad”, explica Badgett. “Debíamos poder ofrecerle al cliente la seguridad de que podíamos realizar el estudio satisfactoriamente”.

Ganar confianza al atraer participantes en tiempo récord

Después de generar ideas con el equipo, Badgett decidió que la ocasión era un perfecto caso de uso para Brandfolder.

“Usamos Brandfolder para crear un repositorio central para todos los recursos de marketing de nuestros estudios, lo que permitió que la implementación del nuevo estudio se realizara de forma óptima con facilidad. Como resultado, pudimos promocionar el estudio con rapidez y reunir a todos los participantes necesarios”, dice Badgett. 

El alcance de Brandfolder se expandió de inmediato. “Antes, usábamos carpetas y unidades de discos obsoletas en SharePoint para albergar los materiales de marketing, lo que generaba caos entre los recursos, el uso de recursos obsoletos y problemas con el control y las versiones”, explica Badgett. “Cuando descubrimos las capacidades de generar perspectivas, el control de las versiones y las características de permisos de Brandfolder, migramos los materiales de las presentaciones de clientes, las plantillas, las presentaciones en PowerPoint y otros documentos a la plataforma”.

“Comenzamos con 12 usuarios y cinco recopilaciones. En 90 días, la cantidad de recopilaciones aumentó a 12, y los casi 700 empleados tienen acceso estándar a la biblioteca como mínimo para ver y descargar recursos en Brandfolder. Con el repositorio centralizado, estamos seguros de que nuestros equipos usan los materiales de marketing o las presentaciones de diapositivas más actualizados y precisos en todo momento”.

Gestionar la incorporación con la automatización 

Ese mismo año, los departamentos de Recursos Humanos y Operaciones de la empresa comenzaron con una iniciativa conjunta para aprovechar Smartsheet en el proceso de incorporación de nuevos empleados. “Teníamos un proceso de incorporación manual muy desafiante, por lo que cada gerente sentía que tenía que reinventar la rueda cada vez que contratábamos a alguien”, dice Badgett. “Por ejemplo, el gerente debía proporcionar acceso a todos los recursos relevantes de forma manual y dedicar tiempo a crear un programa de incorporación desde cero, lo que generaba frustración y disminuía la productividad”.

El equipo de Celerion se dio cuenta de que todos los recursos que necesitaban incluir en el kit de herramientas de Smartsheet podían alojarse con facilidad en Brandfolder. Así que, crearon una API y conectaron Smartsheet con Brandfolder para crear un kit de herramientas de nuevos empleados al que se podía acceder con un solo clic.

“El uso de Brandfolder y Smartsheet para la incorporación de nuevos empleados elimina el caos de algo que ha sido tradicionalmente un desorden. Nuestro kit de incorporación de nuevos empleados está completamente automatizado”, explica Badgett. “El programa predice los nuevos empleados con siete días de anticipación y, en función del puesto de cada uno, selecciona y crea un panel personalizado con los requisitos técnicos relevantes, además de generar una lista de tareas”.

“El nuevo empleado, incluso, puede realizar la capacitación en su teléfono con la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet, y los gerentes pueden detectar con facilidad quién ha visto y descargado los recursos que se necesitan para la incorporación en Brandfolder, lo que elimina las conjeturas acerca de lo que se ha completado o no”.

Además, las nuevas herramientas ofrecen visibilidad de nivel ejecutivo. “Hemos eliminado el 99,9 por ciento del papel que se usaba para documentar la capacitación”, dice Badgett. “Uno de los enormes beneficios de usar Control Center para un proceso como este es que todo desde el nivel del kit de herramientas pasa a los informes y paneles de nivel ejecutivo. De esta forma, las personas de todos los niveles de la empresa pueden obtener una actualización del estado de los nuevos empleados y de las capacitaciones con solo iniciar sesión en los paneles de Smartsheet”.

Flujo de trabajo más rápido y eficiente 

Usar Smartsheet a diario ha revelado beneficios adicionales. Celerion aprovechó la plataforma para alojar recursos refinados y alineados con la marca para los equipos de marketing, ventas y operaciones. “Ahora podemos tener métricas de calidad de todos nuestros sitios críticos en todo momento con solo hacer clic en un botón. Además, con WorkApps, podemos gestionar con facilidad el acceso a todos nuestros recursos: una tarea que solía requerir mucho tiempo”, explica Badgett. “Incluso, las agendas de reunión y seguimiento de visitantes son muy claras ahora, ya que todas las acciones están centralizadas y pueden verse en todas las ubicaciones y en todo momento”.

Dado que Celerion es ahora un gran usuario de la automatización, hay planes para mejorar la adopción de estas nuevas herramientas en otras áreas de actividad de la empresa. “En cuanto a la próxima fase, queremos usar Control Center para gestionar los programas de investigación, ya que hay una gran irregularidad en nuestro negocio”, revela Badgett. “Además, vamos a adoptar Portfolio WorkApps para nuestro kit de herramientas de capacitación de nuevos empleados”.