Changeosity empodera a los clientes con los paneles completos y, a la vez, simples de Smartsheet

Changeosity, una firma boutique que presta servicios de asesoramiento, trabaja para que pequeñas y medianas empresas puedan mejorar y hacer crecer su negocio. “Nuestras áreas centrales de especialización incluyen el desarrollo de estrategias, la capacitación de equipos directivos, la mejora de la cultura y los valores de las organizaciones, la implementación de programas de gestión de cambios y el aseguramiento de una dirección eficaz”, explica Krysta Fox, directora ejecutiva de Changeosity. 

La empresa Changeosity necesitaba una solución que le permitiera ofrecer un enfoque de oficina de gestión de proyectos (PMO) a sus clientes.

“Probé muchas herramientas que ofrece el mercado, pero ninguna cumplía con nuestros criterios. Por lo general, tenía que hacer mucho trabajo tedioso yo misma o todo terminaba siendo demasiado complicado para nuestros clientes”.

Completa, pero simple

La clave era lograr un equilibrio entre el nivel de detalle y la facilidad de uso: “Teníamos que guiar a varios líderes empresariales, muchos de los cuales no sabían nada sobre diagramas de Gantt o gestión de proyectos”, dice Fox. “Enseñábamos a estos nuevos agentes de cambio a ejecutar proyectos y necesitábamos introducir elementos como la gestión de riesgos sin complicar las cosas. Por otro lado, teníamos que presentar al grupo directivo un resultado profesional que causara impresión”. 

Fox, con la guía del socio Gold de Smartsheet Accienta, pronto se dio cuenta de que Smartsheet cumplía perfectamente con los requisitos y esto hizo posible que el equipo produjera recursos impresionantes y fáciles de usar. “Modificamos las plantillas de Smartsheet para optimizar todo en un solo lugar y equipar a nuestros clientes con habilidades de gestión de proyectos que nunca habían tenido”, comparte Fox.

Un buen ejemplo es un programa de gestión de cambios que llevó a cabo Changeosity con una empresa de construcción en un año. “El programa abarcaba doce proyectos”, explica Leoney Panday, gerenta de Administración y Marketing en Changeosity. “Gracias a la capacidad de Smartsheet para consolidar datos de varias hojas en un panel central, pudimos crear fácilmente planes y paneles para cada proyecto. Todo lo que teníamos que hacer era crear un panel para un proyecto, luego duplicarlo y modificarlo para los otros once; esto nos ahorraba incontables horas de trabajo”.

Ayudar a los clientes a comprender los datos

La idea de personalizar los paneles y otros activos también resultó útil en otras ocasiones. “Llevamos cuatro años colaborando con el equipo directivo de un cliente”, afirma Fox. “En todo este tiempo, se acumuló gran cantidad de contenido estratégico, evaluaciones psicométricas, resultados de asesoramiento y datos de gestión de riesgos. Resultó un desafío explorar este vasto conjunto de información; es una lucha común para los directivos”. Entonces, Changeosity creó paneles personalizados para cada líder, con un centro en Smartsheet, donde ahora pueden consultar todo lo relacionado con la estrategia, el liderazgo, la dirección y la gestión del cambio.

“Me hace sentir un gran orgullo empoderar a estas organizaciones. Nunca tuve ese tipo de apoyo cuando era ejecutiva del equipo directivo”, agrega Fox.

Transformar la cultura, aportar responsabilidad

Changeosity pronto descubrió una nueva oportunidad para aprovechar Smartsheet: el equipo creó plantillas estructuradas para las agendas y actas de reuniones, lo que permitió hacer un seguimiento rápido de las decisiones y acciones. “Creamos vínculos entre los documentos relevantes de las unidades de almacenamiento de los clientes y Smartsheet, lo que formó un paquete integral de revisión para la junta. La agenda y las actas de las reuniones se gestionan completamente en Smartsheet”. 

Después de generar las actas de las reuniones de la junta de manera eficiente, todos los detalles se clasifican y se integran al instante en Smartsheet, donde se realiza un seguimiento de todas las decisiones y acciones. “Esto nos permite preparar todo para la revisión de la presidencia el día después de la reunión de la junta”, agrega Fox. “En 48 horas, las actas finalizadas se envían al cliente para su aprobación y distribución, lo que resulta muy rápido”. Dado que las acciones proceden de varias fuentes, Changeosity se basó en Dynamic View para combinar todo en informes personalizados relevantes para cada empleado. “Esto nos dio la oportunidad de revisar una lista consolidada de tareas, lo que hizo que las responsabilidades fueran más claras para todos”, continúa Fox.

Según Fox, este enfoque condujo a transformaciones significativas dentro de las organizaciones de los clientes.

“No se trata solo de paneles bonitos. Se trata de cumplir con los compromisos. Nuestra solución basada en Smartsheet ayuda a las personas a recordar qué deben hacer y elimina los obstáculos que se interponen en la ejecución de sus tareas. Contribuye al cambio de cultura en las organizaciones de nuestros clientes y a la revisión constante a través de Smartsheet para asegurarse de estar cumpliendo lo que prometieron”.

Pequeño equipo, grandes resultados

Es importante destacar que Smartsheet también transformó la cultura y el ritmo dentro de Changeosity, lo que aumenta la rapidez y la eficiencia del equipo. “Todo está automatizado, así que ya no tenemos que preocuparnos por adjuntar el documento correcto ni encargarnos de enviar informes”, dice Fox. “Cuando recibimos un cliente nuevo, ya tenemos muchas cosas listas, lo que minimiza el tiempo de preparación”.

A Fox le resulta difícil calcular cuántas horas ahorró ya el equipo, pero tiene otras formas de ponderar su eficiencia. “Puedo crear un panel realmente impresionante en un par de minutos, algo similar a lo que producirían las grandes empresas de consultoría”, afirma. “Estoy segura de que nuestros clientes se sorprenderían al descubrir lo pequeño que es nuestro equipo, teniendo en cuenta lo que somos capaces de hacer. El secreto está en usar la tecnología para multiplicar la producción”.