FGMK mejora el flujo de datos y la transparencia

FGMK elimina parte de los problemas de la gestión de auditoría

El centro de servicios profesionales FGMK tenía un problema: los procesos anticuados y las herramientas heredadas distraían al equipo del trabajo que mejor hacen de "brindar un servicio al cliente de primera clase".

Con más de 1000 compromisos de informes de auditoría y estados financieros anuales y decenas de miles de solicitudes de información, FGMK estaba buscando una mejor manera de manejar las comunicaciones y las solicitudes administrativas relacionadas con estos procesos a menudo manuales realizados en una hoja de cálculo, en un documento de Word o en un hilo de correo electrónico. Después de encontrarse con algunos problemas relacionados con la responsabilidad y con la creación de versiones, el equipo de FGMK sabía que tenía que haber una mejor manera.

“Descubrimos que los equipos dedicaban mucho tiempo a la parte administrativa de una auditoría en lugar de prestar el servicio que corresponde al cliente y ofrecer ese componente de valor agregado real por el cual trabajan en el campo”, dice Michael Fernandez, director de control de calidad de FGMK.

Necesitaban una solución que ayudara a liberar a sus empleados de esta carga administrativa manual optimizando la entrada de documentos y disminuyendo el ir y venir de las conversaciones por correo electrónico. “Solo necesitábamos mejorar nuestro flujo de datos. Necesitábamos mejorar nuestra colaboración. Necesitábamos mejorar nuestra comunicación, interna y externamente”, dice Fernandez.

“Consideramos que Smartsheet es algo que podría mejorar nuestra propia eficiencia y eliminar ese proceso manual que requiere mucha mano de obra,” dice Fernandez. “Podemos usar las notificaciones y la naturaleza rápida y resumida de la colaboración en la plataforma para hacer las cosas más rápido y mejor y también para reasignar nuestros recursos”.

“Nadie cambia las reglas”

Al eliminar las preguntas repetitivas y brindar claridad en los procesos de comunicación, FGMK ha creado una fuente única de información en Smartsheet. Ahora tienen un sistema de registro transparente que permite ver en tiempo real sus procesos de auditoría entre los miembros del equipo y los clientes por igual, y estos pueden colaborar en tiempo real.

“Ahora, la falta de comunicación casi no existe y creo que nuestros clientes realmente lo aprecian, porque sienten que la información es directa, nadie está cambiando las reglas, por así decirlo. Saben que lo que ven es lo que obtienen, lo cual les permite tener una idea clara de lo que deben hacer. De esa manera, podemos hacer lo que tenemos que hacer”, dice Fernandez. “Creo que el nivel de colaboración y de transparencia con nuestros clientes ha sido el mayor beneficio que hemos tenido y los comentarios que hemos recibido hasta ahora han sido un testimonio de ello. Las reacciones de nuestros clientes han sido terriblemente positivas. No solo aprecian el cambio en nuestros procesos, sino que reconocen que FGMK está continuamente buscando formas de mejorar, buscando formas de innovar”.

Una reforma “alucinante” del proceso

FGMK ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a su proceso anual de planificación y programación de auditorías a través de un seguimiento coherente y colaborativo en Smartsheet, al mismo tiempo que mantiene el alto nivel de eficacia que esperan de su gente. Con la vista de Gantt, pueden ver claramente dónde sus empleados pueden estar encontrando conflictos de programación, dónde pueden estar sobrecargados y dónde hay brechas potenciales. Esto les ha permitido reasignar fácilmente los recursos y asegurarse de que van por buen camino para cumplir con los plazos.

“Antes, teníamos una reunión para llevar a cabo la programación en la que participaban todos nuestros socios y el departamento de programación y esta nos tomaba más de un día. Todas eran personas con tiempo facturable trabajando en un proceso administrativo interno”, dice Fernandez. “Este año, con Smartsheet y la vista de Gantt, nuestros equipos completaron previamente parte de esta información, la resumimos para mí y para otro socio y completamos el proceso en unas tres horas. ¡Es una cantidad de tiempo significativa que se le quita a la administración y se redistribuye para poder prestar servicio a nuestros clientes!”

“Cuando uno piensa en el tiempo facturable que se ahorró y que pudo reasignarse al trabajo para el cliente, quiero decir, es casi alucinante pensar en cómo usando una hoja podemos hacer eso, en comparación con los cientos de horas que dedicamos al trabajo el año pasado”, dice Fernandez.

La punta del iceberg

Con la flexibilidad para crear flujos de trabajo personalizados, obtener visibilidad en tiempo real de las listas de solicitudes de los clientes y mejorar continuamente los procesos mediante el uso de formularios de comentarios, FGMK ha comenzado a expandir las tareas para las que usan Smartsheet a través de toda su organización, incluido su proceso de revisión interna, que constó de más de 300 evaluaciones solo en los primeros seis meses de uso.

“Seis o siete meses después, ya estamos considerando cómo expandirnos, cómo hacer más. Porque sentimos que, si hacemos que la gente trabaje de forma más fluida internamente, en realidad eso es solo la punta del iceberg. Lo que originalmente había comenzado como una herramienta para ayudar a nuestra área de Práctica de auditoría y contabilidad a ganar eficiencia se ha convertido en una valiosa plataforma para todas nuestras áreas, como la de Práctica de servicios empresariales y tributaria. Visualizamos un futuro en el que todos nuestros profesionales, en todas las líneas de servicio, utilicen Smartsheet en su máximo potencial”, dice Fernandez.

Con la reciente incorporación de Smartsheet Dynamic View, FGMK está descubriendo una nueva forma de administrar el acceso, lo que permite compartir información de hojas selectivas de forma segura con miembros del equipo y clientes y al mismo tiempo garantiza que los datos confidenciales permanezcan seguros y protegidos.

“En FGMK, nuestro lema es 'Identificar oportunidades. Brindar soluciones’”, dice Fernandez. “Eso va de la mano con lo que hemos estado haciendo con Smartsheet porque, a medida que lo usamos, encontramos más y más oportunidades para mejorar continuamente, lo que, a su vez, beneficiará a nuestros clientes”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.