Forterra mejora la eficiencia operativa gracias a que los proyectos son visibles en toda la empresa

No importa en qué parte del Reino Unido se encuentre, lo más probable es que haya cerca un edificio construido con un ladrillo, bloque o producto de arcilla o cemento hecho a medida por Forterra. La historia de la empresa en el sector de la fabricación de productos para la construcción comenzó en el siglo XIX, y en pleno siglo XXI, Forterra continúa con su legado de innovación en la construcción. 

En la construcción, la eficiencia es un factor clave. Forterra observó que sus equipos de proyectos, que trabajaban en distintas áreas, realizaban los proyectos y los informaban de forma diferente, lo que afectaba a los flujos y los plazos de los proyectos. Para resolverlo, Forterra decidió crear una oficina de gestión de proyectos (PMO) que se encargara de reunir todo el contenido necesario y de unificar los procesos diarios. Para lograrlo, la PMO necesitaba un conjunto de herramientas al que todos los miembros del equipo pudieran acceder, que ofreciera visibilidad de la evolución de los proyectos en el nivel de la cartera y que pudiera utilizarse en toda la empresa. En resumen: una solución eficaz para la gestión integral de las carteras de proyectos.

Escalabilidad y consistencia

“En el Departamento de TI, nuestra filosofía clave es subcontratar todo lo que sea posible, por lo que acudimos a socios de confianza para que nos ayuden a resolver los problemas a los que nos enfrentamos”, comenta John Wyldbore, director de demanda e innovación de TI en Forterra.

Tras haber utilizado ya Smartsheet en el Departamento de TI, el equipo de Forterra decidió apostar por Smartsheet Control Center y ampliar su adopción. Smartsheet Control Center permite administrar el cambio en todas las escalas por medio del aprovisionamiento automático, las actualizaciones globales y los informes consolidados de las carteras.

Junto con el socio tecnológico Cheetah Transformation, el trabajo comenzó con la identificación de todos los elementos de un proyecto típico de Forterra. Luego, el equipo aisló las métricas clave que debían crearse y sobre las que había que informar. Gracias a la capacidad para escalar y replicar de Control Center, el equipo creó un conjunto de documentos de proyecto estándar para utilizar por departamento. Todos los administradores de proyectos de la empresa pueden utilizar estas plantillas sin necesidad de hacer grandes adaptaciones.

Forterra necesitaba dos elementos clave para lograr que los informes y la gestión de los proyectos fueran eficaces: capturar las métricas o los hitos correctos y comunicar esta información de manera fluida a toda la empresa. Smartsheet Control Center ayuda a centralizar esta capacidad. Las actualizaciones podían enviarse a los usuarios clave mediante informes y paneles de proyectos generados automáticamente. Los paneles se adaptaban a los diferentes públicos y mostraban resultados y actualizaciones relevantes en tiempo real.

Gracias a esta mayor visibilidad de los proyectos, Forterra logró priorizar las actividades internas de una mejor manera.

“Desafié al equipo para que nos ayudara a comprender mejor el número y la naturaleza de las iniciativas de cambio que se estaban llevando a cabo al mismo tiempo y que competían por los recursos”, cuenta Matt Day, director de TI de Forterra. “Esto era importante tanto para garantizar una entrega efectiva de los cambios como para saber cómo se podían absorber en la empresa mientras se mantenían las operaciones del día a día”. 

Una mejor manera de trabajar

Cinco meses después de la creación de la PMO, la vida es muy diferente para los administradores de proyectos de Forterra. Actualmente, hay más de 70 proyectos que se administran en Smartsheet, y el progreso se informa de la misma manera. Esta armonización hace posible que los proyectos sean más transparentes y que los usuarios tengan un acceso completo a las últimas actualizaciones. 

“Puedo apreciar cuánto está aprovechando Forterra su PMO”, afirma Alison Robb, consultora de Cheetah Transformation. “Este es el valor de Smartsheet y de una solución personalizada: hace lo que Forterra necesita que haga. No se limita a lo que un desarrollador de software creó originalmente; es una forma de trabajar completamente flexible en la que ni siquiera hace falta escribir una sola línea de código”. 

Hoy en día, los paneles se actualizan automáticamente en tiempo real en toda la empresa, para todas las personas involucradas en cualquier proyecto, desde el equipo ejecutivo hasta el administrador del proyecto. Como resultado, los administradores de proyectos quedan libres para hacer lo que mejor saben hacer: añadir valor a Forterra dirigiendo con éxito los proyectos.  

“Smartsheet se está convirtiendo en una aplicación fundamental para todos nuestros usuarios en la empresa, no solo para los proyectos, sino para el día a día”, resalta Wyldbore. “Tomamos el concepto de paneles de administradores de proyectos del trabajo realizado por la PMO y empezamos a extenderlos a un público más amplio, no solo a nuestros datos de la PMO. No cabe duda de que nos está ayudando a ser más eficientes como empresa”.