Cómo optimiza Fox Sports Australia la planificación de su transmisión con entre un 10% y un 20% más de eficiencia

Planificar y ejecutar transmisiones de televisión de 1000 eventos deportivos en directo por año requiere una gran organización y supervisión de los pequeños detalles. El equipo de Transmisiones en exteriores de Fox Sports de Australia quería simplificar y automatizar sus procesos. Con la ayuda de los asesores de productividad de 6STEP, y las funciones y funcionalidades de Smartsheet, Fox Sports ahorra tiempo y esfuerzo en la transmisión de programación deportiva para un país de fanáticos apasionados.

“Nuestra expectativa es asegurarnos de capturar lo necesario para cada evento y no pasar nada por alto”, cuenta Steve Barnes, gerente de Transmisiones en exteriores de Fox Sports. “Smartsheet nos ha funcionado muy bien; la automatización de la gestión de cambios es buena. Los productores ingresan la información, y yo puedo olvidarme de eso y concentrarme en la edición del día. Dado que tenemos reuniones de estrategia y abordamos tareas urgentes en varios lados, es un alivio saber que Smartsheet está en segundo plano trabajando y manteniéndonos honestos”.

Solución necesaria para administrar los cambios constantes

Barnes lidera un equipo que abarca grupos deportivos especializados que planifican transmisiones y comentarios al aire de partidos en directo, incluidos partidos de la Liga australiana de fútbol (AFL), Super Rugby, boxeo, navegación, hockey, dardos y mucho más. Cada evento de transmisión incluye una larga lista de detalles que deben administrarse, como los horarios de inicio y finalización del evento, los horarios de inicio y finalización de la transmisión, la cantidad de cámaras que se deben utilizar, los presentadores, el equipo físico (como el escritorio o estrado del presentador) y drones para filmar imágenes aéreas. Los colegas de Fox Sports coordinan esfuerzos entre equipos para planificar los detalles de la cobertura, el archivo y el registro, la compilación de estadísticas, la conectividad satelital o por fibra óptica, y la publicidad avanzada.

Los cambios son constantes, y mantener el ritmo de esos cambios solía ser una tarea que consumía mucho tiempo. Los compañeros de equipo debían buscar manualmente nuevas actualizaciones en las hojas de cálculo o depender de sus colegas para compilar y enviar correos electrónicos. Los equipos deportivos varían de 10 o 20 personas a cientos de ellas para los deportes más populares, de modo que la cantidad de actualizaciones y correos electrónicos puede ser sorprendente.

“Todavía no trasladamos nuestro departamento de críquet”, cuenta Barnes. “Aún envían una hoja de cálculos enorme, que es muy exhaustiva, con una portada que señala los cambios que se han realizado. En temporada alta, envían tres o cuatro de esos correos electrónicos por día. De este modo, el día se pone en pausa: debe leer el correo electrónico, observar lo que ha cambiado y pensar en el impacto. Y no hay manera de garantizar que todos siempre lean los cambios. Tenemos pensado trasladarlos a Smartsheet para poder recibir todas esas alertas en tiempo real”.

Barnes comenzó a buscar un socio que pudiera comprender las necesidades particulares de Fox Sports. Un contacto de la empresa de producción NEP Group recomendó 6STEP, un socio Platinum de Smartsheet en la región Asia-Pacífico. El fundador y director ejecutivo Rohann Chapman y su equipo trabajaron con Barnes para diseñar una solución que permitiera simplificar la planificación de transmisiones y que pudiera implementarse rápidamente para garantizar que no haya interrupciones en la planificación y la cobertura.

Los paneles brindan a los equipos una vista en tiempo real de información esencial

Barnes y su equipo de Fox Sports usan un conjunto de paneles de Smartsheet para ejecutar la cobertura en directo. Debido a que cada equipo deportivo estructura sus códigos de transmisión de formas un poco diferentes, la solución de Smartsheet usa DataMesh para agregar y enviar los datos a paneles con el fin de crear opciones de visualización estandarizadas sin reformatearlos. La aplicación Calendario, un complemento premium, permite que sus equipos se preparen para futuras transmisiones por mes, por semana o por día para satisfacer sus necesidades inmediatas.

La automatización ha transformado la manera en que la organización de Transmisiones en exteriores hace su trabajo. Cada actualización o fecha límite activa una alerta para las personas que necesitan esos detalles. No existe la necesidad de abrir una nueva cadena de correos electrónicos cuando se actualiza una plantilla de atletas o se reprograma un playoff, y no hay riesgos de olvidarse de incluir a todas las personas cuyas tareas se ven afectadas. El personal de logística sabe que se recibieron y abordaron todas las solicitudes nuevas mucho antes de que lleguen a un estadio; los presentadores al aire reciben cronogramas personalizados a tiempo para prepararse para el partido.

Dado que es fácil acceder a Smartsheet con un dispositivo móvil, las actualizaciones más recientes están siempre al alcance de los miembros del equipo. Los equipos en el sitio solían utilizar copias impresas del cronograma más actualizado para colgar en el remolque de la transmisión, marcándolos a mano a medida que llegaban los cambios de último momento. Ahora, el personal del evento puede mantenerse informado sin tener que cruzar el estadio, lo que les permite ahorrar tiempo; un bien preciado durante las transmisiones en directo.

“Smartsheet en dispositivos móviles es extremadamente útil”, dice Barnes. “Quizás no trabajo este sábado, pero tenemos 15 transmisiones en exteriores programadas para ese día. Puedo revisar Smartsheet rápidamente y ver en qué horario están al aire, ver que estamos al aire, que los gráficos funcionan, que todo luce bien. De este modo, puedo seguir con la compra en el supermercado o lo que sea que esté haciendo”.

Una fuente central de detalles aporta un aumento del 10% al 20% en la eficiencia

Barnes afirma que el mayor beneficio de Smartsheet es que permite ahorrar tiempo y mejora la precisión. Dado que las actualizaciones se reflejan en el panel de inmediato, no hay necesidad de buscar en cientos de correos electrónicos para confirmar cambios, y no hay riesgo de trabajar con un plan desactualizado. La colaboración se simplifica porque es más fácil para los colegas de diferentes equipos ver quién es responsable de elementos específicos. Barnes calcula que su equipo trabaja con entre un 10% y un 20% más de eficiencia.

“Antes de Smartsheet, pasaba todos los días atendiendo llamadas de personas que querían verificar la hora de inicio o finalización de un evento”, cuenta Barnes. “En nuestro sector, tenemos una hora de inicio para el evento, pero el horario al aire podría ser diferente, y el horario de transmisión al mundo también podría ser diferente. También tenemos diferentes zonas horarias en Australia que debemos verificar. Ahora todo eso aparece capturado en Smartsheet con mucha claridad. Ya no existe ese ida y vuelta de llamadas telefónicas. Solo en mi caso ahorro una hora al día, y tengo un equipo de siete personas que respondía más consultas como esas”.

Barnes también se siente satisfecho porque, con un empleado a tiempo completo designado como usuario experto para capacitar a otros, no tuvo que contratar personal adicional para trasladar a los equipos al sistema de paneles. Gracias a la colaboración de su equipo con Chapman y sus expertos en 6STEP, se ha creado una plataforma que puede escalarse con facilidad a medida que se incorporan más equipos deportivos.

“Uno de los pilares del éxito de este proyecto fue el compromiso para respaldarlo dentro de la organización de Fox Sports”, dice Chapman. “En 6STEP, habíamos desarrollado soluciones para los sectores de fabricación, educación, investigación, entretenimiento, medicina, entre otros. Para Fox Sports y para Steve, fue un acto de fe contratarnos para transmitir por red, pero es parte de nuestro ADN asegurarnos de que funcione para ellos en todo momento, independientemente de lo que producimos y desarrollamos con nuestros clientes. Ahora, está completamente integrado en su sistema.  En el mercado australiano, descubrimos que los desafíos que se comparten en diferentes sectores son similares, aunque pueden describirse de forma distinta.  6STEP ha creado una amplia cartera de productos para usar como soluciones prefabricadas innovadoras o para brindar un punto de desarrollo avanzado para la creación de soluciones personalizadas”.

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