GenCon adopta una plataforma que se ajusta a su ambición

GenCon inició su empresa de contratos de construcción con proyectos del sector médico muy pequeños, como reemplazar los pisos de una habitación para pacientes. En la actualidad, expandió el alcance de su trabajo para abarcar remodelaciones de salas quirúrgicas, renovaciones de espacios de cuidados intensivos contiguos a espacios de pacientes activos, y equipamientos grandes de oficinas corporativas.

Si bien GenCon tiene una posición única para asumir los proyectos pequeños y medianos que los contratistas más grandes no suelen tomar, está desarrollando su profunda experiencia en el sector de atención médica para diversificarse también con proyectos de oficinas corporativas y hotelería. Smartsheet es una parte clave para garantizar que los procesos comerciales de la empresa puedan adaptarse y respaldar su plan de crecimiento estratégico.

“El sector de construcción de Boston está en auge; hay muchos contratistas generales en nuestra zona”, afirma Travis Lefebvre, gerente de Ingeniería de GenCon. “En la actualidad, todavía somos una empresa mediana en el sector de atención médica, un sector que es notablemente difícil de penetrar, lo cual nos coloca en una posición única para conseguir esos proyectos de USD 50 000 a USD 5 millones que otras empresas o no quieren o no están calificadas para hacer”.

“Nos centramos mucho en el cliente, lo que nos diferencia de otras compañías. Es nuestra principal prioridad asegurarnos de que los clientes estén 100% satisfechos con nuestro rendimiento. Entablamos relaciones sólidas con los clientes, lo que nos permite seguir creciendo y expandiendo nuestra red al obtener negocios de clientes fieles y, además, seguir diversificando nuestra cartera de clientes”.

Toda la información en “un espacio compartido”

Otra parte fundamental del plan de crecimiento de GenCon es simplificar y profesionalizar sus operaciones comerciales. Como observa Lefebvre, tanto los proyectos de construcción grandes como los pequeños por lo general requieren las mismas tareas básicas, lo que significa que la clave para economizar es desarrollar procesos más eficientes, eliminar redundancias y desglosar los silos. Smartsheet brinda una ubicación central para los datos clave de la empresa, así como toda la documentación actual, de modo que los empleados y el equipo directivo puedan acceder a la información importante en un solo lugar, lo que ha ayudado a tomar decisiones informadas y mejorar las eficiencias generales.

Como muchas compañías del sector de construcción, GenCon usa Procore para administrar la documentación relativa a la construcción y los detalles de los proyectos, y CMiC para la contabilidad. Lefebvre y otros miembros del equipo directivo detectaron la necesidad de una plataforma de ejecución laboral que pudiera integrar los datos de ambos sistemas especializados y prevenir la falta de comunicación entre equipos e incluso dentro de los mismos.

“El gran vacío en nuestra estructura era la colaboración”, afirma Lefebvre. “La capacidad de tener toda la información que necesitamos en un espacio compartido y el hecho de no trabajar con múltiples versiones al mismo tiempo y duplicar esfuerzos le brinda al personal ejecutivo paz mental. La facturación de propietarios y el seguimiento general de proyectos eran nuestros mayores puntos débiles”.

Uso de datos para impulsar proyectos

Smartsheet ayudó a GenCon a eliminar esos puntos débiles al establecer una base de datos maestra de proyectos que muestra información actualizada y precisa sobre el estado y las necesidades de cada proyecto en marcha. Con Smartsheet Data Shuttle, GenCon extrae datos de Procore y CMiC y los coloca en Smartsheet para crear un rastreador de proyectos unificado y realizar análisis de alto nivel. El rastreador alimenta los paneles ejecutivos para que los líderes puedan visualizar el estado del proyecto y de la empresa, hacer un seguimiento de los ingresos y supervisar la planificación y los niveles de dotación de personal.

Las funciones adicionales que simplifican los flujos de trabajo de GenCon incluyen DataMesh, que une la plataforma de la empresa con la de una compañía asociada para crear una vista única del estado actual de los proyectos colaborativos. GenCon usa paneles para organizar documentos y procedimientos de seguridad, procesos de RR. HH. e incluso capacitaciones de empleados a través de un panel denominado GenCon University.

GenCon saca provecho de los flujos de trabajo automatizados para simplificar diversas tareas. Los pedidos de artículos de oficina y tarjetas de presentación se envían al personal adecuado para que los aprueben después de presentar un pedido. Un cuadro de sugerencias virtual recibe recomendaciones de los empleados para innovar y mejorar, y las envía a los líderes del equipo en función del contenido de las ideas. Lefebvre calcula que GenCon tiene al menos 17 flujos de trabajo automatizados establecidos dentro de la hoja maestra.

Una plataforma “poderosa” que ayuda a aliviar el estrés

Los empleados que nunca usaron Smartsheet pueden sentirse intimidados por las capacidades poderosas de la plataforma, dice Lefebvre. Pero a medida que sacan provecho de la capacitación brindada para familiarizarse con la herramienta, se dan cuenta de cuánto puede facilitarles la vida. Lefebvre gestiona la incorporación de todos los empleados nuevos; durante los seguimientos, los empleados halagan los paneles de Smartsheet de la empresa por haberlos ayudado a prepararse para el éxito desde el primer minuto.

“Si bien Smartsheet puede ser un poco complejo, vale la pena hacer el esfuerzo de familiarizarse con el software, descubrir su potencia y su capacidad para aliviar estrés", dice Lefebvre. “Ahorramos mucho tiempo que antes perdíamos buscando en los correos electrónicos una versión del subcontrato que probablemente tenía dos años de antigüedad y ya no era válido. Creamos una sección de formularios y plantillas dentro de nuestro panel de empleados; ese es el único lugar al que las personas tienen permitido acceder para trabajar con formularios y plantillas. Allí se indica la última vez que se actualizaron, y todo está dentro del sistema”.