La Comisión de Salud Mental de Australia Occidental asiste a la comunidad a través de la transparencia

La Comisión de Salud Mental de Australia Occidental busca definir sistemas de salud mental, alcoholismo y otras sustancias que cumplen con las necesidades de la población de Australia Occidental y ofrecen resultados de calidad para individuos y sus familias. La Comisión, parte del gobierno estatal, se conformó en 2010 para llevar a cabo una reforma de salud mental en todo el estado y trabajar en pos de un sistema de salud mental eficaz y moderno. Es responsable de una gama de servicios e iniciativas que incluye la prevención, la asistencia a la comunidad, los servicios de tratamiento y los procesos y sistemas de asistencia, con un presupuesto total de USD 1,013 mil millones para 2020-21. Esta magnitud de programas y proyectos requiere colaboración en toda la Comisión y un seguimiento uniforme para cumplir con eficacia y eficiencia.

“Tenemos la importante misión de ayudar a los habitantes de Australia Occidental y asociarnos con una gama de proveedores que incluyen a los proveedores de servicios de salud pública, las organizaciones no gubernamentales y los proveedores de servicios privados”, comenta la comisionada Jennifer McGrath. “Desde campañas de prevención de peligros en festivales musicales hasta poner en operación nuevas instalaciones de alojamiento a corto plazo en Kalgoorlie y Geraldton, la Comisión administra una gama considerable de programas que varían en tamaño y escala. Cada uno tiene requisitos únicos que pueden ver que el personal de la Comisión trabaja estrechamente con los individuos, las comunidades, los servicios de salud, las ONG y muchos otros organismos gubernamentales”.

Encontrar la herramienta correcta

Dentro de la Comisión, Mark Weeks, gerente sénior de proyectos, está centrado en la eficiencia, eficacia y mejora continua. Con un enfoque en administrar la planificación y mejorar el rendimiento, el equipo de planificación de negocios identificó que las herramientas de colaboración emergentes podían mejorar la visibilidad en todos los programas y respaldar a los gerentes de proyectos.

Si bien el equipo trabajaba eficazmente con herramientas como Excel, Word y otras aplicaciones de Microsoft, existía la oportunidad de adoptar software en la nube para mejorar la visibilidad y la colaboración en tiempo real. La Comisión comenzó a probar el uso de Smartsheet en 2015 como un programa opcional para que los gerentes de proyecto amplíen la gama de herramientas.

“Como gerente de Plataformas para Smartsheet, mi función es alentar a las personas a utilizar Smartsheet para avanzar en su trabajo y como fuente de información acerca de la gestión de proyectos, programas y portafolio”, dijo Mark Weeks. “Al igual que todas las herramientas nuevas, los equipos dudaban acerca de tener más trabajo que hacer, pero desde entonces han ganado mayor confianza en el uso y visto algunos de los ahorros de tiempo”. 

El uso original era respaldar la auditoría y gestión de riesgos y la implementación de la gestión de proyectos en la Comisión. Comenzó como una pequeña prueba con un solo usuario e implementación propia, lo que ha aumentado considerablemente para ayudar a los gerentes de proyectos en los proyectos de planificación y seguimiento, programas e iniciativas de la Comisión en una ubicación centralizada en tiempo real para una mayor transparencia y mejor capacidad de elaboración de informes.

Una nueva base para la gestión de proyectos, programas y portafolios

La Comisión ahora tiene casi 200 usuarios de Smartsheet o aproximadamente 80% del personal. En general, se utiliza en la organización de la gestión y planificación operativa, de proyectos y programas; la gestión de riesgos y auditoría interna; la administración de reuniones; e informes del ministerio y seguimiento de correspondencia.

Varios equipos utilizan una gama de plantillas existentes y personalizadas para ayudar al personal a utilizar la plataforma de Smartsheet, simplificar los procesos y posibilitar la comunicación con las partes interesadas clave. Estas se utilizan ampliamente en diferentes iniciativas de la Comisión. Por ejemplo, como parte de su programa de capacitación registrado Strong Spirit Strong Mind para el desarrollo de la fuerza laboral aborigen. Smartsheet se utiliza para realizar el seguimiento de hitos, captar cuando se deben actualizar tareas y como herramienta de planificación para garantizar resultados óptimos para todos los participantes.

La plataforma de Smartsheet se utiliza para mejorar la facilidad de la elaboración de informes, el seguimiento y la rendición de cuentas para todos los gerentes. Como solución en la nube, puede accederse a ella de manera segura desde cualquier lugar (útil para proyectos y programas que implican viajar por un estado o zonas remotas) Funcionar sin una hoja centralizada reduce los problemas en torno al control de versiones mientras se cumple con los requisitos de seguridad de datos y gestión de registros.

La naturaleza de los programas y proyectos de la Comisión significa que trabaja estrechamente con otras agencias, trabajadores gubernamentales y NGO. En vez de compartir documentos estáticos, los gerentes de proyectos y programas pueden crear el acceso personalizado a las hojas en Smartsheet para brindar a los colaboradores la información que necesitan de manera segura. Internamente, los equipos en la Comisión utilizan la plataforma para realizar reuniones y asignar claramente funciones y fechas finales de proyectos.

“Es excelente ver a los equipos amontonados con Smartsheet en la pantalla cerca de la oficina al aire libre, colaborando conjuntamente, realizando reuniones de equipo con la plataforma para asegurarse de que todos estén en sintonía”, dice Mark Weeks. “Es ayudar a gestionar proyectos lo que hace el verdadero cambio en la comunidad; encargarse de la gran variedad de tareas implicadas y con responsabilidades claras para los miembros del equipo de manera central y en tiempo real. Incluso lanzar nuevas hojas basadas en plantillas requiere menos de cinco minutos, lo que les otorga a todos más tiempo para centrarse en su trabajo”.

En manos de los empleados

Mark Weeks comenta que ejecutar proyectos, programas y componentes operativos desde una ubicación centralizada lo ha ayudado más allá de la ejecución, también ha facilitado la elaboración de informes internamente y a otras partes interesadas. Las tareas repetidas, como preparar el informe anual de la Comisión, ahora resultan optimizadas con el uso de Smartsheet y ayudan al gerente de proyectos responsable a cumplir sistemáticamente.

En términos generales, los empleados pueden ganar tranquilidad gracias a la transparencia adicional. Pueden comprender de manera rápida y clara el estado y las responsabilidades del programa y el proyecto; además, los recordatorios automatizados pueden mantenerlos encaminados para ciertos hitos de modo que puedan centrarse en ejecutar el trabajo para beneficiar a la comunidad más amplia de Australia Occidental.

La Comisión de Salud Mental de Australia Occidental sigue dedicada al sector de salud mental, alcohol y otras drogas (AOD) y a administrar el trabajo esencial para apoyar la mejora. Es fundamental dotar a nuestro personal con las herramientas adecuadas para colaborar y llevar a cabo proyectos y programas; al poner una plataforma intuitiva y eficaz como Smartsheet en manos del personal de la Comisión, podemos respaldar mejor su trabajo”, agrega Mark Weeks.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.

El director ejecutivo de la Comisión de Salud Mental y el Estado de Australia Occidental no acepta responsabilidad alguna por negligencia o que surgiera del uso o divulgación de esta información o parte de ella. Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor y no reflejan necesariamente la postura de la Comisión de Salud Mental o el Estado de Australia Occidental. Ningún empleado de la Comisión de Salud Mental recibe ningún tipo de obsequio, reembolso, amabilidad, beneficio o propinas de Smartsheet. Tampoco la participación en un evento o declaración de medios sirven de testimonio, aprobación ni anuncio de Smartsheet.