El departamento de la Administración de servicios generales de Estados Unidos ahorra tiempo y miles de dólares con las automatizaciones y visualizaciones de Smartsheet

La Administración de servicios generales (GSA) de Estados Unidos tiene la obligación de administrar los fondos de los contribuyentes de manera responsable, ya sea en presupuestos de proyectos como en el rendimiento laboral eficiente de la propia organización. El Integrated Award Environment (IAE) en el Servicio de adquisición federal (FAS) supervisa programas especiales que incluyen la administración de la respuesta ante la pandemia de COVID-19 del gobierno, la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021 y la administración de reconocimientos federales a través de la plataforma de SAM.gov. Smartsheet ayuda al IAE a optimizar la comunicación y las actualizaciones, a visualizar de manera más eficiente los datos y el estado del programa, y a ofrecer informes claros y oportunos al equipo directivo en toda la jerarquía federal.

“Somos un programa designado por el presidente y debemos contar nuestra historia en ese nivel”, comenta Tracie D. Strack, gerente de Proyectos especiales de IAE. “Smartsheet nos permite hacer eso. En vez de pasar por un paquete de 30 diapositivas, podemos entregar un informe desde un panel que visualiza datos y métricas y ofrecer el enlace para que las personas con la que hablamos sepan exactamente la información que necesitan, cuando la necesitan”.

IAE, parte de la oficina de administración de sistemas de FAS, es responsable de la administración de sistemas incluida en el ciclo de vida de reconocimientos federales. Esto incluye programas especiales tales como los esfuerzos de asistencia económica por la COVID-19 conforme a la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021(ARPA-21), así como la administración de sistemas y la consolidación en la organización.

Cuando Strack se unió a GSA en 2016, Smartsheet ya estaba implementada como una solución favorita. Estaba más familiarizada con Microsoft Project luego de 25 años de trabajar con el Ejército de los Estados Unidos y su primer impulso fue solicitarlo específicamente en lugar de Smartsheet. Pero pronto vio que, para el trabajo complejo que supervisa el IAE, Smartsheet ofrecía una solución mejor para integrar y estructurar la información de los proyectos y permitir una comunicación clara con la cadena jerárquica.

“Smartsheet me permite visualizar mi proyecto mucho mejor”, comenta Strack. “También me permite mantener la administración de la configuración y que otras personas se incorporen. Con herramientas anteriores como las hojas de cálculo, no tenía control sobre los usuarios que podían trabajar en la hoja sin que lo sepa y no siempre me notificaban. O podría pasar horas buscando algo y no encontrarlo nunca, pero en Smartsheet donde creo que algo debe estar es donde lo encuentro. Para mi fluye naturalmente”.

Una plataforma que aporta eficiencia y orden

IAE utiliza Smartsheet para supervisar y realizar un seguimiento de diversos proyectos federales, como las iniciativas financiadas en ARPA-21. Strack pudo establecer un número de seguimiento único para los programas de ARPA-21 de los que puede realizarse seguimiento y administrarse en toda la organización, lo cual reemplaza a los sistemas anteriores donde se usaban diferentes números de seguimiento en diversas etapas del proyecto. En otro proyecto, Strack pudo llevar información de miles de hojas de cálculo desconectadas a una solución de Smartsheet única y así ofrecer información más clara al equipo directivo en todo el programa.

Cuando Strack se unió a IAE, había diez plataformas heredadas en funcionamiento para respaldar al sitio SAM.gov, lo cual ofrece un portal central para que las empresas se registren a fin de realizar negocios con el gobierno federal. Un proyecto de migración de alta duración ha reducido ese número a siete y se sigue trabajando para consolidar aún más el sistema. Strack utilizó WorkApps, una solución de Smartsheet, para crear espacios de trabajo exclusivos para los equipos que ofrecen soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para dichas plataformas mediante el envío de alertas automatizadas para problemas del sistema que pueden verse en los dispositivos móviles de los miembros del equipo a fin de lograr una notificación y respuesta más rápidas.

“Al publicar nuestros paneles en WorkApps, podemos ofrecer a esos equipos un acceso instantáneo siempre que lo necesiten”, comenta Strack. “Y podemos ayudarlos a ser productivos incluso cuando los individuos no tengan una licencia de Smartsheet o todavía no hayan recibido su actualización”. 

La elaboración de informes es uno de los usos más importantes de Smartsheet. Dado que los paneles se actualizan constantemente con información en tiempo real, proporcionan una vista siempre precisa, lo que los convierten en una base mejor para resúmenes y presentaciones que un paquete de diapositivas que ya no comparte información en directo.

“Tenemos configurados nuestros paneles para que se actualicen cada tres a cinco minutos”, explica Strack. “Cuando trabajo con el equipo directivo y la pantalla parpadea, les informo que se debe a que Smartsheet toma automáticamente los datos nuevos y los ingresa por nosotros; ni siquiera tenemos que preocuparnos por eso”.

Recuperar media hora por día se suma a ahorros reales de costos

Las alertas automatizadas ahorran tiempo... y el tiempo es dinero. Strack calcula que ella y los cuatro directores de IAE que rinden cuentas a los comisionados asistentes solían tardar 30 minutos por día promedio en compilar y enviar manualmente correos electrónicos para solicitar actualizaciones o recordar a las personas acerca de las próximas tareas. Dichas solicitudes y actualizaciones ahora se automatizan gracias a Smartsheet, lo que representa un ahorro de 12,5 horas por semana, que equivale a más de USD 70 000 por año en función de las tarifas de pago por hora.

Ese tiempo también puede dedicarse para trabajar directamente en proyectos, solucionar problemas de clientes o acortar los tiempos de respuesta para problemas del sistema. La capacidad de centrar más atención en el desarrollo de un proyecto en lugar de la administración ayuda a que el trabajo fluya con mayor eficiencia.

Otro beneficio para las personas que participan de proyectos es que Smartsheet permite la visualización de los elementos y los datos del proyecto de formas que funcionan mejor para cada individuo. Esto incluye visualizar las tareas en vista de tarjeta, cuadrícula o Gantt, así como desarrollar gráficos y diagramas que aplican nuevos marcos analíticos a la información para generar nuevas ideas.

“Realmente soy una pensadora creativa”, comenta Strack. “Con Smartsheet, ahora puedo tomar la enorme cantidad de información que recibimos y presentar un panorama totalmente diferente. Las piezas siguen encajando, pero el panorama ahora es más claro. Para alguien como yo que es neurodivergente, Smartsheet brindó la oportunidad de presentar material e información de una forma totalmente diferente de lo que solían ver y, definitivamente, ha fortalecido mi comunicación”. 

Avanzar hacia los requisitos de seguridad en la nube de FedRAMP

Strack actualmente está unificando dos implementaciones de Smartsheet: la versión original y la versión Smartsheet Gov de la plataforma, que cuenta con autorización del Programa de administración federal de riesgo y autorización (FedRAMP). Esto significa que aprobó la evaluación de seguridad de FEDRAMP y la autorización para productos y servicios en la nube, lo cual la pone a disposición para que la usen los organismos federales de los Estados Unidos.

Smartsheet está a tiempo de ofrecer una funcionalidad completa que incluye 10,000ft, Control Center y más en el entorno de Smartsheet Gov; Strack cree que esto aumentará drásticamente la adopción y aceptación en GSA y otras oficinas federales.

“En el caso de cualquier herramienta, realmente nadie quería hacer el cambio”, comenta Strack. “Pero una vez que pasamos a Smartsheet Gov, verdaderamente creo que mejoró el deseo de la gente de usarla. Permitirnos incorporar más datos e información de seguridad que antes no podíamos tocar definitivamente mejoró la experiencia. Que sea conforme con FedRAMP significa que el Departamento de Defensa, el Ejército, la Armada y otros organismos federales pueden facilitar una gran cantidad de posibilidades de gestión de datos”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.