Smartsheet ayuda a HIT Holz a incrementar la productividad y capitalizar las tendencias crecientes del comercio electrónico

Fundada en 1999, HIT Holz es el fabricante más grande de Europa de palés europeos, uno de los aserraderos más grandes de Alemania y uno de los productores más importantes de biocombustibles de ese país, con un volumen de ventas de más de EUR 200 000 000. Ubicada en la parte noroeste de Sajonia, en la ciudad de Torgau, la empresa procesa más de 1 100 000 de metros cúbicos sólidos de madera al año y los transforma en palés y otros productos como madera aserrada, gránulos y briquetas. Estos materiales son utilizados por miles de fábricas de todo el mundo y les permiten tener confianza en la duración de los materiales. 

En los últimos años, HIT invirtió más de EUR 20 000 000 en procesos de producción de alta tecnología y totalmente integrados, después de que su rápido crecimiento creara la demanda de mejores infraestructuras. Estos abarcan todas las etapas de creación de valor, desde la adquisición de la madera en crudo hasta la producción y entrega de palés y otros productos de madera. Como una organización con equipos innovadores, sabía que la gestión laboral era fundamental para el éxito de estos procesos y cambios en la producción. Buscaron programas que les permitieran mejorar su eficiencia, y Smartsheet pronto se convirtió en una pieza clave del proceso de evolución. 

Una necesidad urgente de contar con un sistema efectivo 

Thassilo König, gerente de Inversión de Capital, respondió a la llamada para establecer en toda la compañía un sistema de seguimiento y gestión de proyectos. Hasta entonces, el desarrollo de estrategias requería ponerse a escribir o registrar procesos en largas hojas de Excel; la compañía no tenía ni siquiera un sistema de planificación. 

El equipo de gestión de proyectos, compuesto por cinco personas, y C-suite querían un sistema integrado que les ayudara con tareas directas dentro de la fábrica, no solo informar los resultados, y que luego agregara detalles factibles al nivel más bajo posible. El sistema también debería darles una descripción general de lo que estaba ocurriendo en el negocio, ayudarlos a evaluar la duración y el presupuesto de los proyectos en curso y actualizar regularmente estas cifras con los últimos datos.

También se usó Dynamic View, una función que permite que los propietarios del negocio compartan información con los grupos de empleados. Gestiona procesos críticos con los proveedores y puede adaptarse a equipos internos y externos, al tiempo que preserva la seguridad y simplifica la colaboración.

Asimismo, se le asignó a HIT la ambiciosa tarea de satisfacer las exigencias de los envíos a todo el mundo. A medida que crece el comercio electrónico, la compañía tiene el objetivo de aumentar su productividad para poder lograr estos nuevos niveles de transporte masivo, abrirse posibilidades interesantes para que las compras por Internet sean más accesibles y confiables que antes. 

La capacidad se duplicó con la ayuda de Smartsheet

König comenzó el proceso de Smartsheet en HIT con una aceptación de 200 subproyectos en Smartsheet, una cantidad que casi se ha duplicado. Con la ayuda del socio platinum de soluciones de Smartsheet, AMX, construyó rápidamente un panel, implementó algunas herramientas estandarizadas y estableció flujos de trabajo que se personalizaron para la compañía. Y para ayudar a que los empleados se adaptaran a estos nuevos cambios digitales, König comenzó a dictar talleres quincenales para demostrar cómo podía aprovechar la fábrica las herramientas y los procesos para sus proyectos.

“A veces la gente necesita un poco más de tiempo para acostumbrarse a Smartsheet, pero los talleres facilitaron este proceso. Incluso las personas que no tienen conocimientos de TI pueden usarla y la mayoría no tiene ningún problema”.
-    Vlera Hetemi, consultora de soluciones de AMX

En HIT, las primeras aplicaciones de Smartsheet se usaron en adquisiciones, en el seguimiento de las solicitudes de computadoras portátiles, de escritorio o de maquinaria que presentaban los empleados. La solución abordó estas solicitudes rápidamente, las movió por tres niveles de aprobación y alertó a tiempo a los miembros del equipo adecuados mediante el uso de la automatización. La efectividad de este proceso incentivó a HIT a implementar nuevas áreas de aplicación. Aumentó la concientización, al igual que el uso. Una multitud de tareas migraron a Smartsheet y los casos de uso se “dispararon” desde allí, según Hetemi. Ella afirma que esto se debe, en parte, a la gestión de König y a la alianza que pudieron construir, lo cual garantizó un proceso de comentarios fluido y dio lugar a mejores soluciones: 

“De verdad me gustó este proceso, fue muy fluido y todo sucedió muy rápido. Cuando descubrimos un nuevo caso de uso, nos sentamos unas horas y construimos lo que necesitábamos”.
-    Vlera Hetemi, consultora de soluciones de AMX

“Las sesiones de AMX han sido muy útiles. Es una locura lo rápido que podemos construir programas estandarizados. Ahora estamos construyendo un prototipo de cada pregunta que surge en nuestra compañía. Si bien actualmente tenemos 40 licencias, estamos enseñando a usar [Smartsheet] y se está multiplicando”.
-    Thassilo König, gestor de programas

Visibilidad máxima en necesidades de proyectos complejos y cambiantes

El equipo de gestión de proyectos de HIT ahora trabaja junto con los empleados, toma precauciones contra los posibles bloqueos y afronta los problemas de inmediato a medida que se presentan. La función Smartsheet Control Center permite a König y su equipo imaginar cómo se desarrollarán los proyectos más complejos y cómo gestionar los diversos aspectos en distintas categorías, según el requerimiento de supervisión. 

“Nos permite responder preguntas como '¿cuánto dura este proyecto?', '¿cuántas semanas necesitaremos para asignarlo?' y '¿qué inversión necesitará este proyecto?'”, manifestó. También reduce el riesgo operativo, lo cual le otorga a HIT el poder de estandarizar las disposiciones del proyecto por medio de la automatización; de esta forma, es fácil proteger el programa, a la vez que se libera tiempo de los empleados que habrían estado haciéndolo manualmente. 

HIT HOLZ, una fábrica tradicional con un equipo de gestión de proyectos innovador concentrado en la transformación digital, al principio tuvo un gran éxito con Dynamic View, Control Center y Bridge. Basándose en ese éxito y con ganas de seguir con la digitalización, HIT HOLZ es el primer cliente alemán en adoptar Smartsheet Advance Gold para seguir beneficiándose de toda la plataforma. 

Empoderar el crecimiento de los empleados

Otra manera en la que HIT ha aprovechado las capacidades de Smartsheet es en el área de recursos humanos para conocer a su personal. Con más de 700 empleados con destrezas, certificaciones y potencial de gestión, la herramienta ha ayudado a HIT a diseñar una base de datos definitiva de quién trabaja en la organización. 

En sentido práctico, permite identificar qué capataz puede realizar tareas específicas, como operar maquinaria pesada, para cumplir con las leyes sobre licencias y operaciones. También le da un panorama claro de cómo pueden favorecer el crecimiento y la innovación en sus empleados mediante la capacitación. 

Fácil adopción

Si bien, al principio, algunos empleados no conocían las herramientas basadas en la nube, pudieron entender Smartsheet con rapidez y facilidad. 

Los empleados tienen acceso a varias capacidades mediante el panel de HIT, como editar tareas que les hayan asignado y hacer un seguimiento de los formularios relevantes. Por esta razón, HIT ahora tiene 380 subproyectos activos. 

“Usar Smartsheet es tan fácil como comprar en Amazon”, dijo König a los usuarios indecisos. Manifestó: “necesitábamos un poco de tiempo para familiarizarnos con Smartsheet, pero ahora la compañía está pidiendo a nuestro equipo que desarrolle más flujos de trabajo. Hemos pasado de una obligación a una exigencia y AMX tiene una gran incidencia en eso porque enseña al maestro”. 

Una configuración intuitiva también significa que los empleados pueden usarla con fines prácticos, como enviar un informe de incidente. 

Proteger la seguridad de los empleados

Con Smartsheet, la gestión del área de producción puede ofrecer tres áreas de detalle y una fotografía para registrar un incidente apenas se produce. Esto puede realizarse mediante un iPad, lo cual permite a los gerentes incluir procesos de informes en su rutina de inspección diaria. Desde allí, el departamento relevante recibe una alerta inmediata. 

Es fundamental hacer un seguimiento de estos incidentes para crear un especio de trabajo seguro y que cumpla con los requisitos correspondientes. Los formularios como el informe de gestión de incidentes han permitido determinar “...el nivel de criticidad de este incidente, lo sucedido, el efecto de este acontecimiento en la compañía y lo que debemos hacer para garantizar que no vuelva a suceder”, manifestó König.