Karyopharm comercializa innovadores fármacos con mayor rapidez con Smartsheet

Los científicos, técnicos de laboratorio y gerentes de proyecto de Karyopharm Therapeutics Inc. tienen una ambiciosa meta: crear medicamentos para tratar de manera más efectiva al cáncer, los trastornos autoinmunológicos y otras enfermedades graves. Marcar una gran diferencia en la vida de los pacientes significa administrar de manera cuidadosa los detalles más pequeños; todo desde organizar y certificar un ensayo clínico hasta actualizar los expedientes cuando la oficina de un investigador cambia de número telefónico.

“Tenemos estudios activos que abarcan más de 350 centros diferentes como hospitales, pequeñas clínicas y escuelas de medicina en más de 20 países”, cuenta Oscar Gonzalez, gerente de planificación de programas de Karyopharm. “Debemos organizarnos bien para alcanzar nuestras metas, y realmente se trata de una obra de amor. Las personas que están aquí tienen pasión por lo que hacen y, en definitiva, por lo que tratamos de hacer por los pacientes”.

Realizar ensayos clínicos requiere un diseño cuidadoso, la aprobación formal de las pruebas por parte de la agencia reguladora nacional adecuada como de la Administración de Drogas y Alimentos (FDA) de los Estados Unidos, capacitación y certificación en cada sitio clínico donde se llevan a cabo los ensayos, y un seguimiento minucioso del progreso del ensayo, incluidos eventos inesperados. Las demoras en cualquier punto del proceso pueden demorar en última instancia la revisión y aprobación del fármaco para disponibilidad comercial.

“Muchos de estos proyectos pueden durar más de dos o tres años”, dice Gonzalez. “Debemos mantener una relación y un compromiso constantes, y eso también incluye enviar y recibir información de nuestro grupo de asuntos médicos y nuestros administradores de investigación clínica médica para poder ajustar nuestras proyecciones o nuestra meta final”.

Cuando Gonzalez se unió a Karyopharm, gran parte de esta administración de información se llevaba a cabo mediante un intercambio de hojas de cálculo por correo electrónico, lo que proporcionaba a los equipos clínicos o al personal información contradictoria o desactualizada. Karyopharm consideró adoptar un sistema de gestión de proyectos muy utilizado, pero la gran cantidad de personas que necesitaba acceso para revisar o introducir datos hizo que las licencias para la solución sean extremadamente costosas.

Smartsheet proporcionó una ubicación central para la información de proyectos con el acceso seguro y flexible requerido para administrar datos médicos de todo el mundo.

Información en tiempo real

Con Smartsheet, Gonzalez puede crear hojas con información acerca de cada ensayo clínico y otorgar acceso al personal de CRO o a los equipos clínicos para que puedan proporcionar sus propias actualizaciones en tiempo real, como la disponibilidad del sitio, la inscripción de pacientes, el progreso hacia fechas límite, o los efectos secundarios o problemas de salud que los pacientes pueden experimentar durante el transcurso de un ensayo.

También creó tableros para agregar datos de diferentes hojas, para que él y los gerentes de proyectos de ensayos específicos puedan ver instantáneamente novedades sobre el estado; por ejemplo, si un sitio cumplió con su meta de inscripción o si se están acabando los suministros, como los kits de laboratorio.

Los paneles son tan populares entre los accionistas de Karyopharm que hay un proyecto en marcha para colocar pantallas que puedan transmitirlos en vivo para el personal en todas las sedes de la empresa. Como dice Gonzalez, se puede comparar con una terminal Bloomberg para el proceso de desarrollo de fármacos de Karyopharm. Es una manera innovadora de que todos se mantengan informados, lo que no solo es una estrategia de comunicación inteligente, sino también una cuestión de adhesión a las normas.

“Esta es una empresa farmacéutica. Nos sometemos a inspecciones en todo momento”, dice Gonzalez. “Es importante que todos tengan una idea de lo que está sucediendo en la junta, no solo dentro de su función inmediata. Esa información se debate en las reuniones de liderazgo de desarrollo todas las semanas, donde realmente uso mucho Smartsheet”.

Comunicación mejorada

Una de las mayores ventajas que Gonzalez nota con Smartsheet es que mantiene las novedades importantes fuera de los buzones de correo del personal de Karyopharm. En una industria donde es común que un miembro del personal tenga miles de correos electrónicos sin leer en un momento determinado, tener una manera más directa de brindar información permite que todos ahorren tiempo y esfuerzo.

También ayuda a garantizar que la empresa esté al tanto de las próximas fechas límite; por ejemplo, cuando el último paciente en una clínica toma la última dosis de un fármaco experimental, el reloj comienza a marcar fechas límite para enviar informes sobre los datos del ensayo a los organismos reguladores. Y permite que sea más fácil confirmar que se ha recopilado y verificado toda la documentación necesaria antes de que sea el momento de enviar el fármaco para aprobación comercial.

Gonzalez no solo creó un recurso de información valioso para Karyopharm, también creó un nombre propio dentro de la empresa al resolver uno de los problemas más grandes a los que se estaban enfrentando. Después de probar el valor de Smartsheet en los equipos de operaciones clínicas, está ansioso por ayudar a otros equipos a adoptar la solución y agilizar sus propios procesos.

“Cuando se comprende el sistema, se puede hacer casi todo”, dice Gonzalez. “Este sistema puede ofrecer métricas o información que pensaba que solo estarían disponibles a través de la extracción de datos. No solo me permite visualizar el programa completo, sino que también me dio un propósito y una plataforma para optimizar la funcionalidad de la empresa de una manera que no pensé que era posible. Nunca me hubiese imaginado que podía tener este tipo de impacto en una empresa; Smartsheet básicamente me abrió el camino para que pueda hacerlo”.