KEXP impulsa la productividad con Smartsheet

Con sede en Seattle, KEXP tiene oyentes en todo el mundo, e incluso en el espacio. Con DJ expertos y músicos innovadores tanto independientes como establecidos y enfocados en brindar una experiencia enriquecedora como organización sin fines de lucro, la red de entretenimiento tiene la misión de ayudar a las personas a descubrir y a amar la nueva música.

Este período de crecimiento de cinco años fue emocionante, pero también supuso un desafío para KEXP. La estación necesitaba coordinar el trabajo relacionado con los proyectos y administrar el contenido entre los equipos. Anteriormente, la comunicación consistía en cientos de correos electrónicos imposibles de seguir en cada programa y el método de seguimiento en papel que usaba la compañía no era una forma efectiva de mantenerse al tanto de las prioridades.

Necesitaba una forma de organizar y seguir la información. La solución fue Smartsheet.

Mejore la visibilidad y la productividad

Janice Headley, administradora de Contenido digital de KEXP, creó el calendario de contenido con Smartsheet. “Un calendario de contenido era algo que necesitábamos con urgencia y probamos muchas maneras diferentes para crearlo”, dice. “Pero nada reunía todas las funciones que queríamos, hasta que conocimos Smartsheet, que es increíble. Literalmente, solía guardar nuestro calendario de contenido en papel, lo perforaba y lo ponía en esta carpeta de plástico de tres pulgadas. Era tan arcaico. Ahora todo sencillamente se archiva y transfiere año tras año y está disponible para todos“.

Con Smartsheet, las hojas se actualizan automáticamente entre sí, les recuerdan automáticamente a los contribuyentes que completen la información y los superiores pueden revisarlas de un vistazo.

Un impulso a los esfuerzos de recaudación de fondos

Además de organizar el flujo de trabajo y el calendario de contenido, KEXP utiliza Smartsheet para sus esfuerzos de recaudación de fondos.

"Construyo listas de donantes a pedido de nuestros equipos de recaudación de fondos y, para solicitar la lista de donantes, básicamente debían enviarme un correo electrónico y explicarme sus parámetros y lo que deseaban incluir y excluir", dice Andy Klatt, especialista en información en KEXP. “Cuando finalmente comenzamos a usar Smartsheet, vi los foros en la web y noté que era una oportunidad para construir y publicar listas para nuestros equipos de recaudación de fondos y, luego, cuando necesitaban una lista, simplemente completaban ese formulario. No tendría que ir y venir y preguntar ¿esto es para enviar por correo electrónico o por correo convencional?”

Un ahorro de tiempo impactante

Después de implementar Smartsheet, el equipo de KEXP se dio cuenta de que anteriormente había perdido mucho tiempo tratando de coordinarse y comunicarse entre sí.

“[Smartsheet] eliminó una gran cantidad de problemas con los correos electrónicos que siempre parecían ir y venir”, dice Klatt. “Siempre las mismas preguntas. Smartsheet me ayuda a administrar mi trabajo y también a tener una idea de cuánto trabajo estoy haciendo en realidad”.

¿El veredicto? “Es algo increíble”, dice Headley.