Krispy Kreme Doughnuts optimiza la apertura de nuevas tiendas e impulsa la eficiencia de la gestión de proyectos con Smartsheet

Krispy Kreme Doughnuts se dedica a ofrecer rosquillas calientes, recién hechas, desde que su fundador, Vernon Rudolph, comenzó a vender dulces a los tenderos locales de Carolina del Norte en 1937. Krispy Kreme vendió más de 1600 millones de rosquillas en el año 2022 y ahora opera en más de 30 países.

La empresa utiliza Smartsheet para gestionar gran parte del proceso de apertura de nuevas tiendas.

“Nuestra meta es ser la marca de dulces más querida del mundo, y necesitamos lograr que la apertura de tiendas sea fluida y que las implementaciones de nuevos productos y procesos se lleven a cabo sin contratiempos”, afirma Seth Whisnant, gerente sénior de Operaciones Estratégicas y Mejora Continua de Krispy Kreme Doughnuts. “Con Smartsheet, podemos hacer todo esto de manera mucho más eficiente”.

Seguimiento de la apertura de tiendas y gestión de otros procesos clave en Smartsheet 

Poco después de adoptar Smartsheet, Whisnant comenzó a crear una lista exhaustiva de tareas para respaldar los procesos del equipo de operaciones relativos a las nuevas tiendas. “Entrevisté a todas las partes interesadas clave para conocer sus hitos críticos y los plazos de espera de los proyectos”, afirma. “Luego, creé una herramienta de gestión de proyectos en Smartsheet para administrar el proceso”.

Con Smartsheet, la empresa ahora realiza un seguimiento de cada paso del proceso, desde la concepción de la nueva tienda hasta la apertura. Diferentes equipos de la empresa utilizan Smartsheet para el seguimiento de los procesos, como la obtención de permisos de construcción, las aprobaciones y los plazos clave del proyecto.

“Cada parte de nuestro negocio entra en contacto con Smartsheet a lo largo del proceso de apertura de tiendas. La apertura de cada nueva tienda es un proyecto enorme, y Smartsheet nos ayuda a trazarlo todo de manera sencilla y dentro de los plazos que deseamos”, afirma Whisnant.

Los equipos también utilizan las encuestas de Smartsheet para calificar la experiencia general de apertura de nuevas tiendas y recopilar comentarios de mejora continua de las operaciones en campo y los socios del centro de soporte. Además, el centro de soporte de Krispy Kreme lleva a cabo encuestas de Smartsheet para desarrollar tarjetas de puntuaciones a fin de aprender de todos los proyectos, pruebas y nuevas implementaciones, además de mejorarlos.

La empresa también utiliza la herramienta para colaborar con proveedores externos, como contratistas generales de construcción y socios de la cadena de suministro. El equipo trabaja con estos proveedores para mantenerse en sintonía respecto de los cronogramas de los proyectos, así como de la entrega e instalación de equipos. Whisnant y su equipo también utilizan la automatización de flujos de trabajo de Smartsheet para recordar y alertar de forma automática a los miembros del equipo cuando se acercan las tareas o fechas límite clave. 

Alineación de las metas estratégicas a través de una mayor visibilidad

La empresa también tiene una mejor visibilidad de los procesos a través de la herramienta. Whisnant y su equipo de operaciones organizan reuniones de integración con otros departamentos para analizar actividades y proyectos clave. “Durante la reunión, hay un respaldo enorme de Smartsheet detrás de nuestra presentación”, afirma. “Los departamentos la utilizan para actualizar sus proyectos e hitos. Esto brinda a todos visibilidad de lo que está sucediendo con todas las iniciativas multifuncionales”. Ahora, Whisnant puede administrar de manera más efectiva la apertura de nuevas tiendas porque los procesos de gestión de proyectos están optimizados en todos los departamentos.

Reuniones más eficientes durante los proyectos 

Aprovechando la visibilidad de los proyectos y la automatización de flujos de trabajo de Smartsheet, los equipos se ahorran el tiempo que antes dedicaban a reuniones y procesos manuales. “Todo está automatizado en Smartsheet, así que simplemente leo las actualizaciones o recibo alertas”, dice Whisnant. Del mismo modo, Whisnant envía desde Smartsheet solicitudes de actualización en cuanto a los proyectos y recibe alertas cuando llegan las respuestas.

“Dado que podemos ver las respuestas directamente en Smartsheet, redujimos el tiempo dedicado a las reuniones, que ahora llevan entre veinte y treinta minutos”, afirma. Es mucho más eficiente”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.