Künz eleva los estándares de la eficiencia global de gestión de proyectos con Smartsheet

Si va a un puerto marítimo o terminal de contenedores importante, inevitablemente se encontrará con Kuenz. Esta empresa familiar austríaca, que se fundó en 1932, es líder mundial en la elaboración de soluciones de vanguardia para el manejo de contenedores. Desde grúas innovadoras hasta equipos portuarios especializados, la compañía ofrece eficiencia e ingenio en cada momento.

“Kuenz tiene su sede cerca del lago de Constanza, en Austria, y sucursales en Italia, Suiza, Eslovaquia, los Países Bajos y Polonia”, explica Christian Hainzl, jefe de Puesta en Marcha del Sistema en Kuenz. “Gestiono el Departamento de Puesta en Marcha desde el centro de nuestro negocio, guiando a los equipos distribuidos en el desarrollo de software de automatización para grúas, realizando la puesta en marcha en el sitio y entregando las grúas a los clientes”.

Documentación de tareas sobre la marcha

Hainzl buscó una solución centralizada para administrar de manera eficiente los equipos de Kuenz distribuidos en diferentes ubicaciones. “Antes utilizábamos una plataforma de colaboración popular para registrar las etapas y los problemas del proyecto, pero nos resultó ineficiente”, comparte. Con muchas personas en el sitio, se convirtió en un desafío mantener el documento actualizado y alineado. A medida que el papeleo se acumulaba, los trabajadores del sitio dedicaban más tiempo a la documentación. “Documentar nuestro trabajo es crucial, pero debería ser fácil hacerlo en segundo plano para los equipos que están en el sitio”, enfatiza Hainzl. 

La compañía no estaba satisfecha con las herramientas de colaboración existentes y recurrió a Smartsheet, después de que un cliente les contara sobre la aplicación. Luego, Nanga Systems, socio de Smartsheet, inició una prueba de concepto. “Nuestro objetivo era agilizar tareas como el seguimiento de problemas, las listas de verificación y los informes diarios”, afirma Hainzl. 

“El atractivo de Smartsheet radica en sus funciones de colaboración en tiempo real y el seguimiento integrado de problemas, lo cual cumple con nuestro objetivo principal”.

“En proyectos de ingeniería complejos y críticos para la seguridad, es fundamental realizar un seguimiento y notificar problemas de forma meticulosa para garantizar la máxima calidad del proyecto y la ejecución oportuna”, explica Hainzl. “Mi función consiste en recopilar información del sitio y preparar informes diarios para los líderes del proyecto, todo mientras se minimizan las interrupciones para el personal del sitio”. Para agilizar el acceso a los proyectos y los datos, Hainzl utiliza los paneles de Smartsheet. “Con ellos, puedo evaluar rápidamente el progreso del proyecto e identificar los problemas pendientes”, señala. “Por ejemplo, si un colega en Austria pregunta sobre el estado del trabajo en Italia, puedo abrir el panel y proporcionar actualizaciones instantáneas”.

Resolución de problemas pendientes

Los informes de Smartsheet simplifican el seguimiento y la comunicación de los problemas pendientes al equipo. “Puedo ir al sitio, tomar una foto con mi teléfono inteligente para documentar puntos no resueltos, agregarlos a una nota de Smartsheet y compartirlos con el equipo”. Este enfoque colaborativo en tiempo real también ayuda a Kuenz a agilizar la entrega de grúas a los clientes. “Anteriormente, alrededor del 10 % de las tareas de puesta en marcha se dejaban sin resolver y requerían redirección antes de la entrega”, admite Hainzl. 

“Ahora, con las listas de verificación automatizadas de Smartsheet, nuestros empleados saben exactamente cuál es el trabajo pendiente antes de enviar una grúa al cliente”.

El cambio en la notificación de problemas y la resolución en línea ha reducido la necesidad de repetidas visitas al sitio. “Una vez que abordamos todos los problemas, puedo actualizar rápidamente la documentación y enviarla al líder del proyecto para su aprobación final sin que tenga que hacer un viaje adicional al sitio. Esto nos ahorra mucho tiempo y dinero”.

“En toda la empresa, 23 líderes de proyectos utilizan los paneles de Smartsheet para mantenerse informados sobre los proyectos”, explica Hainzl. Debido a que las condiciones climáticas suelen ser duras en el sitio, es fundamental acceder rápidamente a datos clave en su dispositivo móvil. “De esta manera, pueden capturar rápidamente problemas, tomar notas o llenar formularios básicos, y luego agregar información más detallada a través de la versión del navegador web en la oficina”. Cuando se realizan actualizaciones de los problemas existentes o se crea un nuevo problema, la automatización garantiza que se notifique rápidamente a todas las partes involucradas.

Un camino rápido desde el aprendiz hasta el trabajador en el sitio

Smartsheet no solo facilita la gestión de proyectos de Kuenz, sino que también desempeña un papel fundamental en la capacitación y la incorporación de empleados. “Parte de mi trabajo es corroborar que nuestros empleados estén adecuadamente capacitados. Una vez, mientras buscaba información sobre el uso de Smartsheet en el Centro de soluciones, descubrí las plantillas de incorporación, que personalicé para adaptarlas a nuestras necesidades”, recuerda Hainzl.

A través de Smartsheet, Hainzl destaca temas críticos y dirige a los empleados a los manuales de la intranet de la compañía. “Con documentación dispersa, este enfoque centralizado es invaluable”, señala. Le ahorra tiempo de atender consultas menores y guiar a los miembros del equipo a los archivos pertinentes. Y agrega “Ahora, la mayoría aprende de forma independiente. Solo organizo reuniones rápidas para garantizar la claridad y abordar cuestiones complejas”.

Ahora, Hainzl puede rastrear la duración de cada etapa de la capacitación, lo cual significa una ayuda para él y para otros gerentes para comprender la línea de tiempo de incorporación. “Con frecuencia recibo consultas sobre el tiempo necesario para capacitar a un nuevo empleado hasta que logre operar de manera independiente en el sitio, por lo que esto es invaluable para nuestra gerencia”, explica.

El Departamento de Recursos Humanos utiliza las funciones de Smartsheet para mejorar la agrupación de candidatos. “Organizamos reuniones de reclutamiento en las escuelas para atraer a futuros graduados. Sin embargo, por motivos de protección de privacidad, no podemos acceder a la información personal de los participantes desde la escuela”, explica Hainzl. “Por lo tanto, creamos un formulario vinculado por código QR para los futuros candidatos. Pueden escanearlo, compartir sus datos de contacto y recibir correos electrónicos de Recursos Humanos sobre las vacantes al final del año escolar. Este proceso cumple plenamente con las regulaciones de confidencialidad de datos”.

Intuitivo y escalable 

Actualmente, más de 230 usuarios aprovechan Smartsheet en diferentes departamentos. “Uno de los mayores beneficios de Smartsheet, además de la centralización, es su facilidad de uso”, comenta Hainzl. 

“A diferencia de otras plataformas colaborativas, que a menudo requieren experiencia para la personalización, Smartsheet ofrece plantillas intuitivas adaptadas con precisión según nuestros requisitos”.

La compañía, que está satisfecha con los resultados, planea expandir el uso de Smartsheet, incluido el desarrollo de plantillas para los proyectos hidroeléctricos de Kuenz. “El recorrido digital con Smartsheet ha demostrado ser gratificante”, resume Hainzl. “Y tenemos la intención de seguir por ese camino”.