Cómo Lawrence Berkeley National Laboratory organiza las conferencias globales
Descubra cómo Lawrence Berkeley National Laboratory usa Smartsheet para realizar un seguimiento de aprobaciones, reembolsos de presupuesto y mucho más cuando envían a más de 3000 científicos a conferencias todos los años.
“Muchos departamentos de Berkeley Lab han usado Smartsheet para coordinar diferentes procesos y proyectos durante años. Pensé que también se adaptaría a nuestras necesidades, ya que en Excel no se podía colaborar lo suficiente y las hojas de cálculo de Google no ofrecían el control que necesitábamos. Smartsheet es la mezcla perfecta de flexibilidad y control”.
Supervisor administrativo principal, Divisiones de ciencias físicas, Lawrence Berkeley National Laboratory
Lawrence Berkeley National Laboratory (LBL) es un departamento de la oficina de energía del laboratorio de ciencias administrado por la Universidad de California. Emplea a más de 3200 científicos e ingenieros que realizan investigaciones no clasificadas en torno a una amplia variedad de disciplinas científicas, como energía nuclear e imágenes macromoleculares. Estos científicos asisten a conferencias todos los años que requieren procesos de autorización a diferentes niveles, restricciones diarias, pautas de viaje, cálculos de costos y políticas de reembolso. Es un proceso complejo y delicado.
LBL necesitaba una forma simplificada de controlar las solicitudes y aprobaciones de conferencias, los presupuestos y la asistencia a las conferencias para mantener un registro de los científicos que están ausentes. Smartsheet abordó todas sus necesidades y muchas más.
Para recopilar solicitudes y detalles sobre las conferencias, LBL utilizó el repositorio centralizado de Smartsheet.
“Necesitamos toda la información pertinente antes de iniciar el proceso de aprobación”, dice Tom Gallant, supervisor administrativo principal de las Divisiones de ciencias físicas. “Smartsheet nos brinda el control y las guías para comunicar lo que necesitamos”.
LBL también necesitaba una forma de gestionar los presupuestos de las conferencias, y la solución de cálculos y seguimiento de presupuestos de Smartsheet resolvió ese problema.
“Usamos fórmulas y columnas de lista desplegable para calcular la estimación de costos en función de la cantidad de asistentes o los refrigerios que quisieran tener en el evento”, afirma Gallant. “Podemos crear un presupuesto de prueba en minutos, en lugar de horas, lo que nos ayuda a tomar decisiones más rápidas y mejores. Además, usamos Smartsheet para registrar los gastos de las conferencias y clasificarlos como gastos admitidos y no admitidos. Brinda un nivel de transparencia y consistencia que nunca antes habíamos visto”.
Para finalizar, LBL utilizó la única fuente de verdad de Smartsheet para procesar la gestión y las aprobaciones controlando quién va a dónde, cuándo y cómo.
“En nuestras divisiones, ahora registramos todo en Smartsheet: las discusiones, el estado de aprobación, los costos asociados”, dice Gallant. “Dado que hay un solo lugar en el que se hace un seguimiento de esta información, en lugar de 50 archivos Excel diferentes, estamos seguros de tener los datos actualizados”.
Antes de Smartsheet, los empleados de LBL enviaban archivos de Excel por correo electrónico y se perdían detalles en la confusión. Smartsheet ofreció una mejor manera de gestionar el proceso de registro de conferencias e interceptar problemas antes de que sucedan.
