lumenomics mejora la visibilidad, optimiza la comunicación y ahorra USD 200 000 al administrar los proyectos de instalación de iluminación con Smartsheet

lumenomics es una empresa de iluminación natural centrada en el ser humano con sede en Seattle, Washington, que se especializa en el diseño, la instalación y el mantenimiento de sistemas de iluminación para edificios comerciales. La empresa usa tecnología inteligente para ayudar a los propietarios de edificios a gestionar más fácilmente la eficiencia energética y maximizar el uso de la luz natural.

La diversidad es una parte clave de la forma en que lumenomics hace negocios. La empresa es propiedad de mujeres y personas LGBT, con una fuerza laboral que comprende un 41% de minorías étnicas y un 46% de mujeres. “Mi objetivo personal es incluir a personas que no se encuentran comúnmente en la industria de la construcción”, dice Marti Hoffer, fundadora, directora ejecutiva y presidenta de lumenomics. “Las mujeres, las personas de color y los miembros de la comunidad LGBTQ ocupan muchas de nuestras funciones del equipo directivo y de gestión”.

Todos los días, lumenomics confía en el software de Smartsheet para gestionar proyectos de diseño e instalación, así como para comunicarse y colaborar sin problemas. “Nos encanta Smartsheet, porque funciona mientras dormimos”, dice Hoffer. “Siempre está entre bastidores, asegurándonos de que todos nuestros proyectos estén actualizados”. Lumenomics llevaba mucho tiempo utilizando correos electrónicos y hojas de cálculo para gestionar proyectos y la comunicación interna y con los clientes. Esto dificultaba la organización eficaz de la información de los proyectos y la creación de informes para los equipos directivos. “No teníamos una buena visibilidad del estado de los proyectos”, dice Hoffer. “Nuestros empleados en los sitios de los clientes tenían decenas de mensajes de texto con fotografías de instalaciones de iluminación, lo que dificultaba la creación rápida de informes. Esto, a veces, generaba insatisfacción en los clientes porque no recibían las actualizaciones a tiempo”.

Para resolver el problema, lumenomics necesitaba una mejor manera de gestionar los proyectos. “Necesitábamos herramientas ágiles y dinámicas”, dice Hoffer.

Realizar el seguimiento de todas las instalaciones de iluminación de principio a fin con Smartsheet 

Hoffer encontró la solución a los desafíos de la empresa con Smartsheet, que descubrió en 2019. “Decidí que me encantaba esta herramienta y pasé horas todos los días trabajando para reconstruir nuestro negocio con Smartsheet”, afirma. El resto de la empresa pronto adoptó Smartsheet, y los gerentes de proyectos y los equipos de Contabilidad, Finanzas y Marketing dependen del software para realizar el seguimiento de los proyectos de principio a fin.

Los gerentes de proyectos de lumenomics son los usuarios más activos de Smartsheet, ya que confían en la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet en los lugares de trabajo para actualizar los datos de encuestas y las fotografías de los accesorios de iluminación e informar a los gerentes en la oficina principal. Cada hoja de Smartsheet contiene una columna de finalización del proyecto en la que este se marca como finalizado una vez que los gerentes de proyectos pasan por el proceso de control de calidad. Esto se vuelca en un informe de finalización enviado a los líderes, con información clave del proyecto y fotografías en miniatura que muestran la instalación final de iluminación.

“Los ejecutivos pueden usar Smartsheet para ver rápidamente el estado de cada proyecto, y también pueden desglosar los detalles del proyecto de un vistazo”, dice Hoffer. 

Una vez que un proyecto se marca como completo en Smartsheet, el equipo de Contabilidad de la empresa utiliza una integración entre Smartsheet y Acumatica, la solución de planificación de recursos empresariales de lumenomics, para realizar un cálculo en el que se muestre el porcentaje completado de cada trabajo. Además, los empleados de producción de fabricación de lumenomics utilizan los paneles de Smartsheet para ver rápidamente en qué etapa se encuentran los productos de cortina enrollable en la planta de montaje. “Utilizamos Smartsheet en la planta para mostrar un cronograma actualizado, y todos nuestros equipos pueden verlo dentro de la herramienta”, dice Hoffer.

Mejor visibilidad de los pedidos y mayor comunicación 

Gracias a Smartsheet, lumenomics cuentan con una solución simple y fácil de usar para dar seguimiento a todos los proyectos. “Si pensamos en un mapa en el que se expone la ubicación de todos los dispositivos de iluminación de un edificio con un número asignado a cada uno, Smartsheet muestra todos los accesorios de iluminación en una vista de cuadrícula para que cualquier persona pueda verlos”, dice Hoffer. “Luego, los gerentes de proyectos en el campo simplemente adjuntan una foto que muestra el trabajo completado correspondiente a cada número. También pueden hacer comentarios sobre cada accesorio de iluminación y marcarlo como hecho o no. Es realmente así de fácil y sencillo”. 

Una mejor visibilidad también conduce a una mejor comunicación entre los equipos. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede dejar un comentario en Smartsheet para que los Directores de Instalación vean qué proyectos están completos. “Anteriormente, la comunicación del campo a la oficina se realizaba a través de mensajes de texto”, dice Hoffer.

“Si administraba 30 proyectos activos y tenía 100 fotografías para cada proyecto en su teléfono, era extremadamente difícil administrarlas. Ahora, el Departamento de Contabilidad puede ver el estado actualizado en Smartsheet y determinar rápidamente por qué un proyecto superó el presupuesto, por ejemplo. Nos ayuda a comprender mejor los proyectos desde una perspectiva de presupuesto”.

Actualizaciones de clientes más rápidas y fáciles

lumenomics aprovecha la visibilidad más sólida y los datos de proyectos más precisos para brindar actualizaciones a los clientes sobre el progreso de las instalaciones de manera más rápida y sencilla. “Uno de nuestros clientes de atención médica nos solicitó cortinas para las ventanas. Con Smartsheet, podemos decirle qué pedidos están en la etapa de corte de tela y cuánto más producción falta”, dice Hoffer. “También podemos decirle exactamente cuándo tenemos previsto enviarle los pedidos. Anteriormente, no podíamos obtener esa información para transmitirla a los clientes de inmediato. Ahora podemos hacerlo”.

Más de USD 200 000 en ahorros

Gracia a que usa Smartsheet para realizar el seguimiento de los proyectos y los presupuestos, lumenomics también reduce los costos operativos.

“Teníamos una instalación grande con 30 proyectos diferentes y partes interesadas en cinco zonas horarias”, dice Hoffer. “En el pasado, eso requeriría de 4 a 5 gerentes de proyectos, pero Smartsheet nos permite reducir eso en un 75% porque optimiza todo y brinda a cada persona visibilidad del proceso completo. Reducir nuestro número de empleados en un 75% significa que ahorramos más de USD 200 000 en ese trabajo, lo que genera un aumento en nuestras ganancias”.

A continuación, lumenomics espera expandir su uso de Smartsheet para respaldar el crecimiento continuo del negocio. “A medida que crecemos y continuamos asociándonos con Smartsheet, esperamos usar más de las herramientas y funciones premium”, dice Hoffer. “Nuestra meta siempre es hacer que la gestión de proyectos sea más eficiente y rentable, y Smartsheet nos ayuda a hacerlo”.

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