Vea cómo evolucionó McGraw Hill para enseñarles a los alumnos en el lugar donde aprenden

Los alumnos de las escuelas actuales crecieron con Internet y esperan que su experiencia educativa sea digital, y que resulte sencillo acceder a los materiales del curso, las tareas y los tutoriales desde todo tipo de dispositivo. La editorial McGraw Hill, líder en ciencias del aprendizaje, está a la altura de estas expectativas con Connect™, una plataforma de gestión del aprendizaje y tareas en línea que les permite a los alumnos aprender de manera efectiva y eficiente.

"McGraw Hill es una empresa de 130 años de antigüedad. El modelo empresarial editorial se basaba, tradicionalmente, en recursos impresos, como libros de texto", dice Megan Gates, asesora de gestión de eventos en McGraw Hill. "Sin embargo, ya no se aprende de la misma manera que nosotros lo hicimos. La forma de enseñar ha cambiado, en particular, en la educación superior. Hoy en día, los alumnos poseen una mayor cantidad de herramientas y tecnología digitales. Por lo tanto, precisamos ofrecerles soluciones y servicios que se ajusten a la manera en que ellos aprenden".

Connect™ cuenta con tareas y evaluaciones basadas en la web, herramientas de calificación automatizadas, libros electrónicos y tecnología de aprendizaje adaptativo que genera experiencias de aprendizaje personalizadas para los alumnos. Para promover la plataforma y ayudar a que los instructores que han nacido con la tecnología puedan dominarla, Gates y su equipo organizan simposios. En estos eventos, se reúnen usuarios nuevos y experimentados de Connect™ para realizar talleres prácticos, grupos de enfoque y sesiones de comentarios sobre el producto. Para llevarlo a cabo de manera efectiva, Gates precisaba contar con una herramienta que ayudase a su equipo de eventos —compuesto por cuatro personas— a organizar 120 por año en los EE. UU. Smartsheet los ayuda a administrar todos los detalles, desde invitaciones y reservas de viajes, hasta comentarios y conversiones de clientes, incluso mientras se encuentran desplazándose de un lugar a otro.

"Como empresa dedicada a las ciencias del aprendizaje, precisamos contar con soluciones que nos permitan seguir adelante de la mano de la tecnología", dice Gates. "Debemos automatizar los procesos con mayor celeridad y mantenernos competitivos en el mercado".

"Súper fácil y rápido"

Los simposios —a los que se accede únicamente con invitación— de McGraw Hill permiten que los formadores analicen los desafíos a los que se enfrentan y compartan ideas para mejorar el aprendizaje de los alumnos. Asimismo, los participantes exploran nuevas técnicas y tecnologías de formación, lo que incluye el aprendizaje adaptativo y basado en juegos. Gran parte de los eventos han sido diseñados para disciplinas académicas, como Matemáticas, Comunicación o Biología, y aportan recursos y herramientas específicos del tema que los formadores pueden incorporar de inmediato a sus clases.

Smartsheet simplifica el proceso relacionado con la organización de simposios. Así, a Gates y su equipo les resulta más fácil administrar decenas de eventos en curso en un momento determinado. Cuando los participantes se registran para acceder a un simposio por medio de una plataforma de organización de eventos tercerizada, su información de registro se importa en una hoja de eventos. De esta manera, se proporcionan alertas automatizadas en tiempo real cuando los eventos completan su capacidad y cuando los participantes entregan los proyectos o cuestionarios requeridos previos al taller. El socio de viajes del equipo, American Express, ofrece opciones de vuelos o trenes en una hoja compartida para cada simposio, lo que les permite a Gates y su equipo elegir y aprobar reservas de viaje sin "empantanarse" en correos electrónicos. En los paneles, se muestra el rendimiento en función del presupuesto general así como el registro de gastos para cada evento.

Durante un simposio, Gates y su equipo pueden acceder a la hoja de eventos de Smartsheet en un dispositivo móvil en lugar de tener que trasladar pesadas carpetas impresas para llevar un registro de los cronogramas y la logística, tal como solían hacer. En un evento reciente, Gates estaba organizando a los participantes para trasladarse a un restaurante y advirtió que faltaba un participante. Lo llamó directamente a su teléfono móvil desde la información de contacto incluida en su aplicación móvil de Smartsheet para confirmar si iba a asistir a la cena. Así, no tuvo que demorar al resto del grupo, y tampoco dejó a nadie fuera de la cena.

"Cuando tienes 200 personas a cargo, tienes que poder ver la información de contacto de un vistazo", dice Gates. "Lo que más me gusta de Smartsheet es que puedo abrir la aplicación y buscar por nombre, y, más allá de la cantidad de hojas que tenga, incluso si tengo cientos de hojas para cientos de distintos eventos, puedo encontrarlo. Es muy fácil y rápido".

Tomar mejores decisiones

Cuando Gates y su equipo evaluaban soluciones de tecnología para administrar los simposios, sabían que precisaban contar con la funcionalidad de una herramienta de gestión de proyectos, pero con la simplicidad de una hoja de cálculos. Era fundamental medir los datos. Además de controlar el gasto del presupuesto, el equipo precisa evaluar los programas en función de medidas cuantificables, como avance respecto de las fechas límite, cantidad de clientes potenciales capturados, tasa de conversión y mucho más.

"De la única manera que podemos tomar decisiones informadas es a partir de los datos", dice Gates. "Los datos nos cuentan la historia de distintas maneras. Nos brindan información sobre nuestros presupuestos, revelan cuántos eventos podemos llevar a cabo, cuántos formadores se verán afectados por el evento, en qué punto del recorrido del cliente se encuentran y, por último, el rendimiento de la inversión. Poder extraer los datos de tantas hojas distintas e incluirlos en un solo gráfico o panel que puedan usar los equipos de ventas, productos, finanzas y nuestros ejecutivos tiene un valor incalculable. Smartsheet nos permite tomar decisiones más informadas, no solo en lo que respecta a operaciones internas, sino en relación con el desarrollo de nuestros productos".

Con Smartsheet, el equipo de eventos puede utilizar la clasificación rojo-amarillo-verde para identificar las áreas problemáticas de un solo vistazo. Las categorías de gastos pueden desglosarse y representarse a nivel visual por medio de paneles en los que los ejecutivos pueden acceder a una vista inmediata del rendimiento y del retorno de la inversión actuales sin tener que seguir otros pasos para hacer cuentas. Debido a que la información se almacena en una sola ubicación central, los usuarios pueden extraer informes actualizados que muestren el estado actual de manera tal de tomar decisiones informadas sobre cómo administrar los gastos para lo que queda del año y planificar los eventos del año siguiente.

"Al poder acceder a datos actualizados a diario, logro tener una mejor perspectiva sobre el punto en el que estamos en el recorrido hacia completar dichos eventos, lo cual es muy importante", comenta Gates. "De lo contrario, tiramos el dinero por la borda. Con estos datos, siento que soy un mejor líder, ya que accedo a los resultados todos los días y puedo brindar información sobre el proceso al instante".

Smartsheet ayuda a Gates y su equipo a hacer su trabajo en tiempo y forma, conforme al presupuesto y con una transparencia absoluta para los responsables de tomar decisiones en todos los niveles de la empresa. También les simplifica la vida cuando viajan por el país.

"Este equipo viaja mucho y precisa sentirse preparado para asistir a un evento", dice Gates."Definitivamente, Smartsheet nos ha ayudado a estar organizados. También me ha servido de ayuda para administrar las fechas límite, llevar un registro de los plazos y del presupuesto. Contribuye a que todos estén bien alineados en función del proyecto y, cuando esto ocurre, alcanzamos el éxito".

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