Orbis Education confía en Smartsheet para automatizar las encuestas, optimizar las renovaciones de contratos, gestionar fácilmente los cronogramas de clases en línea y optimizar muchas otras operaciones diarias de procesos empresariales críticos

Orbis Education, fundada en 2003, desarrolla, comercializa y gestiona soluciones de educación sanitaria con programas de educación superior que ayudan a resolver el problema de escasez de mano de obra en hospitales y sistemas sanitarios. Orbis se asocia con universidades y organizaciones de atención médica para ofrecer servicios de enfermería prelicenciada, terapia ocupacional, ciencias de laboratorio médico y otros programas de educación en atención médica a partir de los que se gradúan miles de profesionales listos para ejercer su profesión e incorporarse a la fuerza laboral. 

Varios equipos de Orbis confían en el software de Smartsheet para gestionar una amplia gama de actividades, desde la contratación, la incorporación, la configuración de cuentas, los procesos de nómina, el seguimiento de tareas, la gestión de proyectos, los cronogramas de entregas, el desarrollo de planes de estudios, la creación de productos, los paneles para el equipo directivo hasta la información de una sola fuente y el acceso a los informes, el seguimiento de OKR y KPI, los portales del equipo que actúan como una intranet localizada, el mantenimiento preventivo, la garantía de calidad, la recopilación de formularios y datos, y los desencadenadores del flujo de trabajo, y también para comunicarse con proveedores y socios externamente. Por ejemplo, los ejecutivos de Orbis utilizan Smartsheet para optimizar la información y ejecutar reuniones de operaciones; el Departamento de Enfermería de Orbis depende de Smartsheet para gestionar todos los proyectos diarios y realizar un seguimiento de las entregas a los socios; el equipo de Aprendizaje Electrónico de Orbis aprovecha Smartsheet a fin de garantizar que todos los cursos se ejecuten según el cronograma; y el equipo de Procesos de Negocios de Orbis utiliza Smartsheet cuando desea realizar el seguimiento de la incorporación de nuevos empleados y enviar automáticamente encuestas a destinatarios específicos del trabajo a través de desencadenadores centralizados de seguimiento y flujo de trabajo.

“Smartsheet se adapta a las necesidades únicas de todos nuestros departamentos en Orbis”, afirma Mark Gbur, vicepresidente de Producto y Aprendizaje Electrónico de Orbis Education.

Antes de que Orbis adoptara Smartsheet, utilizaban un software básico de gestión de proyectos y hojas de cálculo sin conexión para gestionar las renovaciones de proveedores, los cronogramas de clases en línea y otros procesos empresariales clave. “Perdíamos mucho tiempo editando documentos duplicados y archivos sin conexión, que usábamos para comunicarnos con estudiantes, profesores, socios y proveedores”, dice Gbur. “Teníamos procesos manuales que daban lugar a errores. La información crítica se desactualizaba casi inmediatamente después de enviarse y la forma de trabajo se sentía anticuada e ineficiente”. 

Los equipos pudieron aumentar y escalar las soluciones que requerían mucho tiempo, eran propensas a errores y, de lo contrario, habrían dependido del personal. Originalmente, el equipo de Procesos de Negocios de Orbis usaba varias soluciones de software para enviar las más de 20 encuestas de satisfacción y puntuación neta a profesores, entrenadores académicos y proveedores de aprendizaje electrónico cada semestre. A medida que el volumen de encuestas comenzó a crecer, se volvió difícil mantenerse al día con la demanda, y un proyecto pequeño de repente consumía una cantidad desmedida del tiempo de un miembro del equipo, solo en el front-end. “Antes de Smartsheet, todos los lunes, dedicaba mi tiempo a copiar y pegar. La solución para ingresar datos que conectaba varias fuentes no era confiable y el 60% de los datos faltaban en los diferentes equipos para las encuestas”, dice Gina Smith, directora de Operaciones de Procesos de Negocios de Orbis Education.

“La cantidad de encuestas que enviábamos se había expandido rápidamente de 20 a más de 150, lo que incluía a la mayoría de nuestros socios y más equipos internos, y sabíamos que teníamos que automatizar el proceso de recopilación de datos y eliminar los pasos manuales para que todo fuera más preciso y eficiente”.  

Usar Smartsheet para gestionar los procesos empresariales críticos

Orbis comenzó a usar Smartsheet en 2010 para realizar el seguimiento y la gestión de proyectos relacionados con los cursos en línea. “Evaluamos otros productos, pero Smartsheet tenía la mayor cantidad de funcionalidades que podrían persistir independientemente de un empleado particular además de satisfacer las necesidades de la empresa”, afirma Gbur.

“Al principio creé un simple sistema de tickets en Smartsheet, que se convirtió en la única fuente de información para nuestra base de conocimientos. Finalmente, cada vez que surgían necesidades de recopilación y administración de datos, o de gestión de procesos o proyectos, Smartsheet era la solución obvia. Se adoptó cada vez más en toda la organización y ahora impregnó toda nuestra cultura”.

Más recientemente, Orbis comenzó a usar Smartsheet Control Center para automatizar el proceso de gestión de encuestas. Smith y su equipo crean planes de acción en Control Center para asegurarse de que las tareas estén alineadas entre los diferentes departamentos y que se utilicen los mismos datos para los informes de proyectos.  Orbis se dio cuenta de que era necesario simplificar el proceso de división de datos de diferentes partes interesadas de forma autosostenible y escalable.

Orbis también utiliza el generador de documentos de Smartsheet para automatizar las fusiones de correos de las hojas en archivos PDF a fin de generar firmas y renovaciones de contratos. “A medida que crecían las demandas y las contrataciones de personal, teníamos que determinar cómo gestionar fácilmente los contratos y los procesos de nómina”, dice Smith. Con el generador de documentos de Smartsheet, Orbis creó un PDF simple para automatizar la firma de los nuevos acuerdos de cada semestre. Gracias a que Smartsheet se integra con el software de firma electrónica DocuSign, el personal puede firmar acuerdos de empleo, y los datos se envían automáticamente a Smartsheet. “Ahora, con solo echar un vistazo a Smartsheet, podemos ver el estado de cada acuerdo ya que la última versión aparece allí”, dice Smith. Orbis incluso utiliza el mismo proceso para gestionar automáticamente las evaluaciones de las habilidades clínicas de los estudiantes.

Además de estos casos de uso, Orbis utiliza Dynamic View de Smartsheet para compartir las información del procesamiento de nóminas a fin de que los gerentes la editen. “Dynamic View nos ayuda a controlar lo que otras personas ven o no ven”, afirma Smith. “Ya no necesitamos administrar los permisos a nivel del espacio de trabajo o de los activos”.

La organización también utiliza Smartsheet WorkApps para crear aplicaciones simples y administrar nuevas asignaciones, proyectos de inscripción y niveles de personal. “Usamos Dynamic View para optimizar la gestión de la nómina de nuestros Directores de Servicios de Enfermería”, dice Smith. “Además, con WorkApps, los gerentes pueden ver las deducciones de nóminas que se modificaron. Todos esos datos actualizados, luego, fluyen a los informes de Smartsheet que enviamos a nuestra empresa matriz para la elaboración de informes”.

Encuestas automatizadas y renovación optimizada de contratos de proveedores 

A partir de la automatización de las encuestas de satisfacción en Smartsheet Control Center, Orbis aumentó en gran medida la cantidad de encuestas que envía cada semestre. “En lugar de enviar solo 20 encuestas por período, ahora enviamos más de 150 encuestas de satisfacción del personal debido a la automatización que realizamos en Smartsheet Control Center”, afirma Smith. “Esto nos ayuda a llegar a más partes interesadas para que podamos considerar los comentarios con mayor facilidad al momento de diseñar nuestros programas”.

Orbis también ahorra mucho tiempo gracias al uso del generador de documentos de Smartsheet para elaborar contratos de personal, realizar un seguimiento de los estados y optimizar todo el proceso de forma automática. Anteriormente, un empleado de Finanzas de Orbis utilizaba el correo electrónico para gestionar contratos, un proceso manual que llevaba demasiado tiempo.

“Solíamos tardar entre 5 y 10 minutos en actualizar o renovar un contrato, pero ahora podemos actuar sobre más de 50 contratos en menos de 5 minutos con Smartsheet”, afirma Smith. “Smartsheet fue un punto de inflexión para nuestro Departamento de Finanzas”.

Con la automatización en Smartsheet, Orbis evitó la necesidad de contratar personal adicional para facilitar el envío y el seguimiento de las renovaciones de contratos a medida que el volumen aumentaba.  

“Con Smartsheet, todo el proceso de gestión del negocio cuenta con mayor eficiencia, optimización, conexión y confianza. Ahora, podemos centrarnos en nuestro trabajo en lugar de gestionar engorrosos procesos aislados”, dice Smith.

Datos más precisos y comunicación simplificada 

Con Smartsheet, Orbis tiene una mejor visibilidad de la información del proyecto, incluidos los datos históricos que permiten a los usuarios ver fácilmente las tendencias de inscripción. “Anteriormente, usábamos una sola hoja de Smartsheet para cubrir nuestras necesidades básicas con respecto a los datos de inscripción, pero sobrescribíamos la información de la semana anterior de forma semanal”, afirma Smith. “Con el WorkApps, podemos retroceder y ver todos los datos históricos a fin de ver las tendencias de ciertos períodos. Podemos ejecutar informes y observar cuán precisas son nuestras proyecciones de inscripción, por ejemplo”.

Orbis también simplificó la comunicación, tanto interna como con los socios. “Smartsheet es definitivamente mejor que el correo electrónico para la mayoría de nuestras comunicaciones”, dice Gbur. “Configuramos actualizaciones de solicitudes automatizadas, por lo que recibo notificaciones cuando hay cambios y ya no tengo que perseguir a las personas por teléfono o correo electrónico a fin de obtener actualizaciones del estado de las sesiones de capacitación o incorporación para los profesores o el personal”.

Orbis planea expandir su uso de herramientas de Smartsheet como Dynamic View y WorkApps a medida que el negocio crezca. “Ya sea que utilicemos paneles, hojas o informes, nuestras funcionalidades diarias se llevan a cabo a través de Smartsheet”, afirma Gbur.

“Una y otra vez, seguimos confirmando que Smartsheet es la respuesta a nuestros problemas”, dice Gbur.