Oryx Energies utiliza Smartsheet para mejorar la visibilidad de los proyectos, optimizar las operaciones y la expansión en África

 Oryx Energies es uno de los proveedores independientes de energía más grandes de África. Gracias a su plataforma integrada, Oryx Energies controla la cadena de suministro desde la compra del producto hasta el punto de venta. Fundada en1987, su historia de 30 años la ha visto llegar a 17 países de África subsahariana, construir una poderosa reputación de calidad, confiabilidad y excelencia operativa. Oryx Energies sigue adaptándose a las cambiantes necesidades de combustibles de la región, al tiempo que continúa brindando servicios a consumidores, empresas y operaciones marítimas de manera fiable.

Gestión del éxito estratégico

Planificar, implementar y llevar a cabo iniciativas de crecimiento estratégico siempre es un proceso complejo. Como parte de un plan de negocios de tres años, llamado ORYZON22, implementado por el director general Moussa Diao, Oryx Energies buscó optimizar las operaciones, aumentar las ganancias, redistribuir los ingresos en su cartera de inversiones y marcar el camino al éxito. Este modelo operativo se denominó ENERGIZE y, dada su escala y complejidad, Oryx Energies requirió una plataforma integral de colaboración que ofreciera visibilidad del estado de los proyectos, junto con la capacidad de asignar tareas y gestionar las prioridades de recursos. Anteriormente, el personal de Oryx Energies gestionaba el trabajo con varias planillas de Excel, lo que a veces daba lugar a situaciones difíciles de manejar. La necesidad de contar con una herramienta más potente quedó en claro. Y cuando se le solicitó a la gerente de asuntos legales y cumplimiento, Fateme Weyeneth, que se ocupara de organizar y poner en funcionamiento la oficina de gestión de proyectos (PMO) de ENERGIZE para dar a conocer los avances en todas las áreas del negocio y garantizar que los países estuvieran alineados, ella supo que cualquier herramienta nueva que se implementara en Oryx Energies debía ser intuitiva y fácil de usar para todos los empleados. 

Una plataforma intuitiva para la colaboración 

Oryx Energies eligió Smartsheet para llevar a cabo las primeras etapas de planificación de ENERGIZE, su nueva herramienta de gestión de proyectos de estrategia comercial. Smartsheet se usó para proporcionar datos sobre el rendimiento de los proyectos y dar a conocer esta información y los logros del equipo en cualquier momento, con paneles automatizados para garantizar que los ejecutivos y los empleados por igual pudieran hacer un mapeo del avance. 

“Al ocuparnos de la implementación de la estrategia B2C en el grupo, sabíamos que deberíamos ocuparnos de una enorme cantidad de datos y procesos con varias fechas límite que debían controlarse”, afirma Sidy Bane, gerente de línea del negocio del grupo B2C, Oryx Energies. “Legítimamente, Smartsheet resultó ser la herramienta relevante para mantener todas las cuestiones en un mismo lugar y a unos cuantos clics”. 

Esta implementación inicial demostró rápidamente el amplio valor de Smartsheet. Guillaume Desenne, gerente de línea del negocio de lubricantes, afirmó: “Smartsheet nos permitió establecer un sistema de informes centralizado y fácil de usar para identificar las demoras y dar a conocer los triunfos mediante un panel claro de rendimiento de proyectos”.

Con la ayuda de Agile Management Experts (AMX), un socio platinum de Smartsheet con sede en Europa, Oryx Energies ha usado Smartsheet para renovar determinados procesos internos de gestión de proyectos. 

Fateme Weyeneth, en colaboración los patrocinadores y gestores de proyecto, supervisó la implementación y observó que el aspecto y estilo intuitivo de Smartsheet ayudó a promover la adopción de los empleados y a evitar complicaciones, al tiempo que los paneles generaron visibilidad y alineación entre los equipos y las ubicaciones. 

“Para cada país, se sabe exactamente qué se debe hacer. Esto permite que todos tengan un buen panorama del desempeño de la compañía en un momento dado”, agregua Blaise Edja. “Ahora comprendemos nuestros proyectos en su totalidad: hacia dónde vamos y el avance en cualquier etapa”. 

Visibilidad de negocios mejorada

Un factor clave del éxito de ENERGIZE fue la capacidad de hacer un seguimiento de las decisiones comerciales y de los planes de acción con la mayor rapidez y precisión posible. Con Smartsheet, Oryx Energies obtuvo información clara sobre el rendimiento de determinados proyectos estratégicos de ORYZON22 en un momento dado, en un rango de mercados. Los paneles en tiempo real garantizan que los ejecutivos y los empleados por igual tengan acceso a métricas de éxito empresarial. Esta visibilidad mejorada ha sido particularmente valiosa durante la pandemia; tal como manifiesta el gerente de recursos humanos del grupo, Haja Rajaonarivo: “hemos podido trabajar mejor con nuestros colegas de manera remota y muy coordinada”.

Medir el éxito en función de la planificación y los objetivos también ha mejorado en gran medida. Oryx Energies ha llevado a cabo , hasta el momento, más de 25 proyectos mediante ENERGIZE, todos ellos estandarizados. Los planes de trabajo y los paneles con semáforos, tareas y fechas del encargado pueden gestionarse en períodos de 14 días adaptados a la estructura de proyectos del Grupo Oryx. 

Optimización de operaciones

Con Smarsheet, Oryx Energies ha optimizado las operaciones y facilita el abordaje de problemas antes de que se presenten, al tiempo que es más fácil visualizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los plazos.

Si bien Smartsheet se implementó en la sede de Ginebra, la flexibilidad de la solución ha acercado a todas las oficinas de Oryx Energies, en Suiza y en África, y puso a todos en sintonía rápidamente. Además, disponer de cadencias quincenales para comprender los posibles problemas y recibir comentarios ha generado unidad entre la sede central y las filiales, lo cual ha impulsado de manera considerable las operaciones y el trabajo en equipo.

Cumplir metas estratégicas

El objetivo de Oryx Energies es responder a las necesidades energéticas de consumidores y negocios de África subsahariana; con una clientela en crecimiento, la compañía está totalmente preparada para asumir el desafío de una mayor demanda, lo cual significa que las iniciativas estratégicas como ORYZON22 y ENERGIZE son más cruciales que nunca. Afortunadamente, la vista clara del avance proporcionada por Smartsheet permite buscar y abordar cualquier problema que podría bloquear el logro o el avance durante un proyecto de envergadura. 

“Para responder a la creciente necesidad de energía en África, debemos organizarnos y estar bien preparados. Ahora estamos en camino”, manifiesta Moussa Diao. “Contamos con un enfoque coherente, junto con KPI (indicadores clave de rendimiento) y métricas estándar que debe alcanzar cada filial, lo cual beneficia el desempeño general de la compañía”.

Y, para él, Smartsheet ha sido fundamental para cumplir las metas estratégicas de Oryx Energies: “como definimos nuevos procesos y herramientas, aprovechamos la capacidad de Smartsheet para gestionar las acciones y los hitos específicos, las titularidades claras y el seguimiento sistemático de avances. Más allá de ser una solución para la gestión de proyectos operativos muy eficiente, Smartsheet fue fundamental para promover el compromiso del grupo y del equipo en un proyecto a gran escala”. 

Coordinación para la innovación

Con la implementación exitosa de Smartsheet como respaldo de ORYZON22 y ENERGIZE, también se han implementado otras soluciones en las distintas ubicaciones y departamentos, cada una con sus propios paneles, proyectos, informes y planillas. Esto incluyó, por ejemplo, la presentación de una nueva identidad visual de la tienda minorista, la mejora de la excelencia operativa, la gestión de soluciones de TI y la optimización de procesos de RR. HH. La versatilidad de la plataforma y su capacidad de estar a la altura de nuevos casos de uso se han puesto de manifiesto en todos estos departamentos, tal como ha observado Vlera Hetemi, consultora de soluciones de AMX. 

“Hemos estado implementando soluciones para todas las líneas de negocios, mediante las cuales hemos podido automatizar informes, aprobaciones y tareas tediosas, crear más visibilidad e impulsar la eficiencia en la organización”, manifiesta Vlera. “Nos alegra ayudar a Oryx Energies a descubrir todas las capacidades de Smartsheet”. 

Oryx Energies ahora tiene una solución que puede simplificar procesos complejos y estandarizar los planes de trabajo, la comunicación y los procesos de todos los proyectos. La automatización que ofrece Smartsheet ha reunido a las personas de la organización, independientemente de su idioma y territorio.

Blaise Edja afirma: “Smartsheet nos permite gestionar y supervisar muchos proyectos al mismo tiempo. Sin la plataforma, esto sería difícil. Antes, cuando usábamos Excel, teníamos que gestionar varias planillas enviadas por distintos grupos de interés con diferentes perspectivas. La coordinación era más compleja porque teníamos que consolidar varias fuentes de información. Ahora, con una sola herramienta sencilla, todos pueden seguir el estado del proyecto”. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.