Philips mejora la ejecución de proyectos con Smartsheet para acelerar la investigación clínica

Philips lleva 130 años moldeando el futuro de la atención médica y los ensayos clínicos son un catalizador esencial de sus avances científicos. “Nuestro objetivo principal es garantizar la seguridad del paciente, además de la calidad y la integridad de los estudios patrocinados y respaldados por Philips”, afirma Gemma Quinn, directora de Operaciones Clínicas de Philips. “Esto puede suponer un reto, ya que cada ensayo es un proceso complejo e interdisciplinario en el que intervienen muchas partes interesadas que deben colaborar estrechamente”.

Mejoras en los proyectos para lograr una repercusión global

El equipo de Operaciones Clínicas de Philips necesitaba un software con una interfaz fácil de usar que pudieran utilizar personas con distintos conocimientos técnicos.

“También necesitábamos que la solución fuera adaptable para gestionar ensayos de diferente complejidad con equipos de diversos tamaños”, añade Quinn.

Para cerrar la brecha de información y capturar todas las tareas, proyectos, cronogramas y recursos en un único lugar, el equipo implementó Smartsheet. “Fue el claro ganador porque es adaptable y nos permite vincular el tiempo y los recursos a los proyectos de forma eficaz”, afirma Quinn. 

Lanzar nuevos proyectos en un abrir y cerrar de ojos

“En primer lugar, para que las métricas de todos los proyectos fueran coherentes, creamos un kit de herramientas para proyectos que contenía un conjunto estándar de planes, cronogramas y paneles basados en nuestros procesos clínicos globales”, explica Quinn. El kit de herramientas se ha convertido en un plan de acción reproducible que los coordinadores de los proyectos utilizan para poner en marcha rápidamente los ensayos nuevos. “Cada vez que alguien solicita iniciar un proyecto, lo aprovisionamos en Control Center, así esa persona tiene acceso a plantillas, informes y formularios. Es rápido, eficiente y uniforme”, prosigue Quinn. Todos los estudios están disponibles a través de un único panel de la cartera. “Obtenemos una visión general de cada estudio, lo que nos da una idea inmediata de su fase actual”, añade.

Antes de que comience un nuevo proyecto, el coordinador del proyecto completa un formulario de solicitud en Smartsheet. “Rellenan los campos obligatorios y envían el formulario, que se guarda en una hoja de Smartsheet Intake. Luego, nuestro equipo recibe una notificación de que alguien ha solicitado que se cree una carpeta de estudio en Smartsheet y podemos responder a la solicitud inmediatamente”, añade.

En todas las fases de los proyectos se utilizan distintos formularios de Smartsheet para recopilar información de todas las personas, en cualquier momento y lugar, y esto permite que las tareas avancen con mayor rapidez.

“Mantenemos la coherencia de las métricas con valores de campo predefinidos, listas desplegables y otras herramientas, lo que mantiene los formatos estándar”, detalla Quinn. “Esto facilita la búsqueda, la recuperación y el intercambio de información”.

Ajustar la perspectiva para disponer de una vista global y local

Gracias a Smartsheet, Operaciones Clínicas de Philips puede tener un panorama global de cada proyecto. Si es necesario, el equipo puede profundizar fácilmente en los detalles requeridos. “Podemos extraer métricas de forma coherente de diferentes herramientas y plataformas para crear una visión general en el plano de la cartera. Y los paneles nos permiten profundizar para ver más información sobre el estado de los proyectos”, explica Quinn.

Cada equipo tiene su panel, mientras que cada proyecto tiene una hoja con indicaciones claras sobre su estado. “Utilizamos un sistema intuitivo con los colores del semáforo: los proyectos que se están llevando a cabo dentro de los plazos tienen el color verde; los que están atrasados, el naranja, y los que se están retrasando mucho, el rojo”, explica Quinn. “Esto nos ayuda a hacer un seguimiento de los proyectos con facilidad y a asegurarnos de que se resuelvan todos los problemas”.

Cuando se suma la urgencia a la colaboración crítica

Con Smartsheet, el equipo de Operaciones Clínicas de Philips también puede acelerar los proyectos clínicos, pues se facilita la colaboración entre todas las partes interesadas. “Queríamos introducir una única forma de trabajar”, dice Quinn. “Una de mis funciones preferidas son las hojas que contienen toda la información que necesita el equipo de trabajo para poner en marcha los proyectos. Así, en vez de comunicarnos por correo electrónico ―que es contraproducente―, podemos acceder a la información nosotros mismos”.

Todas las hojas tienen personas asignadas a los roles del proyecto para garantizar la transparencia, mientras que la comunicación crítica entre los miembros del equipo se produce en tiempo real, directamente en el contexto del proyecto.

“La función de conversaciones nos permite añadir comentarios en la hoja y dirigir allí las preguntas a los miembros del equipo en lugar de escribirnos por correo electrónico”, explica Quinn. “Solo se muestran los últimos comentarios y los más antiguos se almacenan en el historial de conversaciones de esa hoja en particular, lo que ayuda a evitar que las celdas se abarroten de información”.

Avanzar con los proyectos

Por último y gracias a los formularios, el equipo de Operaciones Clínicas de Philips hace que las actualizaciones de los proyectos sean fáciles y cómodas para las partes interesadas. “Los colaboradores que no se sienten cómodos trabajando con hojas pueden hacer las actualizaciones a través de formularios”, dice Quinn. “Cuando se requiere una acción por su parte, el sistema envía una notificación automática con todos los detalles necesarios. La nota va acompañada de un enlace directo al formulario del sitio web con el que pueden trabajar”. Una vez completado el formulario, todas las actualizaciones se introducen automáticamente en la hoja.

Además, gracias a la vista global que ofrece Smartsheet, las partes interesadas pueden ver la complejidad, los cronogramas y las dependencias de cada ensayo. “Esto ayuda a educar a las funciones sobre el impacto de los retrasos en las tareas para el proyecto en general y por qué es crucial que cada dependencia crítica sea visible”, dice Quinn.

Más innovación, mejor salud

En la actualidad, Operaciones Clínicas de Philips utiliza Smartsheet principalmente en los proyectos de vital importancia para el negocio, y todo aprovechando el mismo conjunto de recursos y herramientas. Para agilizar aún más la planificación de los ensayos clínicos y la supervisión de la ejecución, el equipo está probando configuraciones de gestión y asignación de recursos en busca de un proceso estable de contratación y asignación de funciones.

“Queremos ser mucho más eficientes en la asignación de recursos para futuros proyectos, de modo que podamos analizar nuestros recursos, evaluar si se han asignado en exceso o en defecto y optimizarlos para la próxima vez”, comparte Quinn.

Con la innovación como lema, Philips sigue ideando nuevos modos de colaboración, comunicación e intercambio de datos para promover su investigación científica. Smartsheet es una parte integral de ese movimiento en Operaciones Clínicas.

“La capacidad para prever recursos, hacer un seguimiento de la utilización y llevar a cabo la gestión de los programas en tiempo real es esencial para la ejecución de los ensayos clínicos”, resume Quinn. “El uso de Smartsheet también garantiza que el equipo directivo reciba los paneles para poder tomar las decisiones críticas”.