Roche Diagnostics aprovecha la solución de Smartsheet de rápida creación para administrar el análisis de datos y la distribución de pruebas de COVID-19

Roche Diagnostics colaboró con los expertos de Smartsheet para crear rápidamente una solución que permitiera hacer un seguimiento de la priorización de la demanda, la distribución, y el uso de pruebas de diagnóstico y de anticuerpos del COVID-19 en los EE. UU., lo que permitió la distribución a las zonas más necesitadas y la rápida comunicación de los datos de la pandemia a las autoridades sanitarias federales.

Industria

  • Atención médica

Tamaño de la organización

  • Empresarial (más de 10.000 empleados)

Región

  • América del Norte

Casos de uso

  • Gestión de datos
  • Administración de proyectos (PMO)
  • Administración de la cadena de suministros

Administración del análisis de datos y la distribución de pruebas de COVID-19

Roche Diagnostics colaboró con los expertos de Smartsheet para crear rápidamente una solución que permitiera hacer un seguimiento de la priorización de la demanda, la distribución, y el uso de pruebas de diagnóstico y de anticuerpos del COVID-19 en los EE. UU., lo que permitió la distribución a las zonas más necesitadas y la rápida comunicación de los datos de la pandemia a las autoridades sanitarias federales.

Smartsheet nos ha ofrecido la posibilidad de integrar otras plataformas, flujos de información y flujos de trabajo que nuestras soluciones existentes no podían cumplir. A medida que hemos desarrollado estas soluciones, han sustituido a las aplicaciones independientes. Han sustituido innumerables comunicaciones que son muy ineficientes. Y hemos visto un aumento de la productividad en nuestra organización de gestión de proyectos de productos del 30 % y el 40 %. El mismo número de trabajadores, más proyectos, más experiencias de clientes mejoradas, simplemente al eliminar los residuos y al utilizar una plataforma más eficaz.

Bryan Langford, vicepresidente de Implementación, Planificación y Apoyo de Roche Diagnostics, América del Norte

El líder mundial en biotecnología, Roche Diagnostics, necesitaba una solución tecnológica sólida para administrar la priorización de la demanda, la distribución, el uso y el informe de los resultados de sus pruebas de diagnóstico de COVID-19 recién desarrolladas. La exactitud, la flexibilidad y la velocidad eran fundamentales. enfrentada a una pandemia de rápida propagación, Roche necesitaba dirigir los suministros de pruebas hacia donde se necesitaban con más urgencia, lo que cambiaba cada día e incluso cada hora. Mediante la colaboración con los expertos de Smartsheet, Roche fue capaz de implementar rápidamente una solución que facilitó una rápida respuesta a la crisis sanitaria mundial.

“Todos hemos hecho la continuidad del negocio y la planificación de la pandemia durante años y décadas, pero se convirtió en algo real”, afirma Bryan Langford, vicepresidente de Implementación, Planificación y Apoyo de Roche Diagnostics, América del Norte. “Sabíamos que teníamos que dar una respuesta urgente y que ya no importaba cómo hacemos las cosas hoy. Era desalentador, y aunque diré que nadie sabía cómo íbamos a hacerlo, sabíamos que encontraríamos la manera. Y también sabíamos que en Smartsheet teníamos un socio que nos ayudaría a encontrar el camino”.

Una solución para apoyar una respuesta ágil a una pandemia mundial

Roche lleva décadas a la vanguardia de la investigación sanitaria, con una cartera mundial de medicamentos y diagnósticos que abarca la oncología, la inmunología, la oftalmología, las enfermedades infecciosas y la neurociencia. Cuando Jonathon Fullerton se incorporó a la empresa como gerente sénior de la oficina de gestión de proyectos comerciales hace ocho años, se sorprendió al ver que el trabajo científico de vanguardia de la empresa se apoyaba en una mezcla de procesos basados en papel y documentos independientes de procesamiento de textos y hojas de cálculo. En pocos años, los esfuerzos de Fullerton por digitalizar y automatizar la gestión de proyectos llevaron a la implementación de Smartsheet.

“Decidimos que era el momento de reinventar la forma de gestionar nuestros proyectos”, afirma Fullerton. “Elegimos a Smartsheet como proveedor y desarrollamos un solución muy personalizada. La conectividad de Smartsheet nos permite integrar otros sistemas de registro en la empresa. Realmente podemos vincular con otros sistemas de la empresa y compartir datos y procesos”.

Roche llevaba unos años utilizando Smartsheet cuando la aparición del COVID-19 y su rápida propagación por todo el mundo crearon un nuevo desafío de gestión de proyectos. A principios de marzo de 2020, Roche estaba preparada para introducir en el mercado estadounidense la primera prueba de diagnóstico de COVID-19 de alto rendimiento aprobada por las autoridades federales. Langford y sus colegas se dieron cuenta de que la fabricación no podía seguir el ritmo de la explosión de la demanda; Roche necesitaba una forma de identificar las comunidades con las mayores necesidades inmediatas y dirigir los suministros hacia ellas, así como de cambiar rápidamente a medida que esas prioridades evolucionaban.

“Necesitábamos algo que fuera increíblemente flexible, porque en el mundo del COVID-19 las cosas cambian cada día, si no cada hora”, afirma Lisa Glavan, gerente de productos de marketing de Roche. “Necesitábamos algo que fuera muy sólido, sabiendo que íbamos a recopilar muchos datos durante un tiempo incierto mientras la pandemia continuaba. Necesitábamos que fuera seguro porque íbamos a recopilar información de las pruebas de laboratorio. Y tenía que ser fácil de usar para Roche, pero sobre todo para nuestros clientes que nos enviarían la información”.

La empresa también necesitaba ayuda. El tipo de solución de Smartsheet que imaginaban tardaría normalmente semanas o meses en desarrollarse, y Fullerton y sus colegas se dieron cuenta de que no tenían la experiencia adecuada en la empresa para crearla tan rápidamente. Langford se puso en contacto con Smartsheet. En tres días, un equipo de colaboración formado por expertos de Smartsheet y personal de Roche había desarrollado y puesto en marcha la primera iteración de un sistema para apoyar el producto de pruebas de la empresa.

Gestión de una situación dinámica con datos en tiempo real

Actualmente, Roche utiliza Smartsheet para administrar la priorización de la demanda, la distribución y la recopilación de datos para sus pruebas de diagnóstico y de anticuerpos del COVID-19. La empresa recopila información de los laboratorios de los hospitales y de los laboratorios de referencia, incluida la cantidad de pruebas realizadas, la cantidad de resultados positivos y la cantidad de kits de pruebas que quedan en existencias en un lugar. Los datos se analizan en comparación con las cifras de producción y pedidos, el estado y la ubicación de los envíos, y los datos epidemiológicos para determinar de forma dinámica qué zonas son más prioritarias para la siguiente oleada de entregas de productos.

“Se trata de una prueba que no existía”, señala Fullerton. “De repente, estamos ganando millones a la semana, y todavía no es suficiente. Ningún proveedor puede seguir el ritmo de la demanda de pruebas de COVID-19. Hemos tenido que crear todo tipo de herramientas para asignar el suministro, elegir los lugares adecuados para los envíos, priorizar y hacer el seguimiento- Hemos utilizado Smartsheet en casi todas esas áreas”.

Los paneles muestran los datos para una variedad de partes interesadas, ayudando a los ejecutivos de la empresa y a los directores de ventas a ver lo que está sucediendo en las áreas que dirigen. Uno de los elementos más importantes de la solución de Smartsheet de Roche fue la simplificación del proceso de recopilación y comunicación de datos en tiempo real a las autoridades sanitarias federales, incluido el grupo de trabajo sobre coronavirus de la Casa Blanca.

“Todos los días teníamos una reunión de producción a las 3:00 p. m.”, afirma Fullerton. “Revisábamos los datos; nos asegurábamos de que todo estuviera bien. A las 3:15 p. m., ese informe se enviaba a la Casa Blanca. Soy una persona que se dedica a mejorar los procesos, y no pienso en trabajar en algo que vaya directamente a la Casa Blanca. Pero estaba muy orgulloso, y mis hijos también”.

Una plataforma que potencia la agilidad y la innovación

Desde el inicio de la pandemia, Roche ha visto periódicamente cómo se administraban más de 100 000 pruebas diarias en todo Estados Unidos. La solución de Smartsheet de la empresa se ha actualizado y ampliado para ayudar de forma más eficaz a hacer un seguimiento de las necesidades de productos y a gestionarlas. Los volúmenes de datos son impresionantes, pero no tanto como los esfuerzos dedicados de todos en la empresa.

“Siempre sabemos que tenemos un impacto en los pacientes, pero es realmente increíble poder ver que eso ocurre”, afirma Glavan. “Ver cuántas pruebas se realizan, ver los suministros que se utilizan, y ver cómo surgen y desaparecen los puntos conflictivos en todo Estados Unidos. Siempre causamos un impacto, pero nunca lo siento tan directamente”.

Fullerton afirma que Roche también ha empezado a transformar su cultura para ser más ágil e innovadora, no solo como enfoque de la gestión de crisis, sino como forma general de trabajo. El uso de Smartsheet ha ayudado a la empresa a comunicarse más eficazmente entre los equipos, incluso cuando una gran cantidad de empleados trabaja a distancia.

“La forma de hacer negocios ha cambiado radicalmente”, afirma Fullerton. “Especialmente con toda nuestra fuerza de trabajo a distancia, este año ha sido el mayor cambio que he visto en el tiempo que llevo aquí en Roche. Lo ágiles que somos como organización, lo rápido que podemos movernos; definitivamente necesitamos plataformas como Smartsheet. Hemos hecho las cosas de la misma manera durante muchos años, y los acontecimientos de este año nos han obligado a tomar una decisión irreversible y a empezar a pensar de una manera totalmente diferente. Es un momento increíblemente emocionante en la empresa”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.