Roche Diagnostics aprovecha la solución de Smartsheet de rápida creación para administrar el análisis de datos y la distribución de pruebas de COVID-19

Roche Diagnostics, líder mundial en biotecnología, necesitaba una solución tecnológica sólida para gestionar la priorización de la demanda, la distribución, el uso y los informes de resultados de sus pruebas de diagnóstico del COVID-19 de nuevo desarrollo. La precisión, la flexibilidad y la rapidez eran cruciales: enfrentada a una pandemia de rápida propagación, Roche necesitaba dirigir los suministros de pruebas allí donde se necesitaban con mayor urgencia, lo que cambiaba cada día e incluso cada hora. Gracias a la colaboración con los expertos de Smartsheet, Roche pudo implementar rápidamente una solución que facilitó una respuesta rápida a la crisis sanitaria mundial.

“Todos hemos hecho planes de continuidad del negocio y para una pandemia durante años y décadas, pero se hizo real”, dice Bryan Langford, vicepresidente de Implementación, Planificación y Soporte de Roche Diagnostics en América del Norte. “Sabíamos que teníamos que dar una respuesta urgente y que ya no importaba cómo hacemos las cosas hoy en día. Era desalentador, y aunque diré que nadie sabía cómo íbamos a hacerlo, sabíamos que encontraríamos la manera. Y también sabíamos que en Smartsheet teníamos un socio que nos ayudaría a encontrar el camino”.

Una solución para dar una respuesta ágil a una pandemia mundial

Roche lleva décadas a la vanguardia de la investigación sanitaria, con una cartera mundial de medicamentos y diagnósticos que abarca la oncología, la inmunología, la oftalmología, las enfermedades infecciosas y la neurociencia. Cuando Jonathon Fullerton se incorporó a la empresa como gerente sénior de la oficina de gestión de proyectos comerciales hace ocho años, se sorprendió al comprobar que el trabajo científico de vanguardia de la empresa se apoyaba en una mezcla de procesos en papel y documentos independientes de procesamiento de texto y hojas de cálculo. En pocos años, los esfuerzos de Fullerton por digitalizar y automatizar la gestión de proyectos han dado lugar a la implementación de Smartsheet.

“Decidimos que había llegado el momento de reinventar la forma de gestionar nuestros proyectos”, afirma Fullerton. “Elegimos a Smartsheet como proveedor y desarrollamos una solución muy personalizada. La conectividad de Smartsheet nos permite integrar otros sistemas de registro en la empresa. Realmente podemos vincularnos con otros sistemas empresariales y compartir datos y procesos”.

Roche llevaba unos años utilizando Smartsheet cuando la aparición del COVID-19 y su rápida propagación por todo el mundo plantearon un nuevo desafío de gestión de proyectos. A principios de marzo de 2020, Roche estaba preparada para introducir en el mercado estadounidense la primera prueba de diagnóstico del COVID-19 de alto rendimiento aprobada por las autoridades federales. Langford y sus colegas se dieron cuenta de que la fabricación no podía seguir el ritmo de la explosión de la demanda; Roche necesitaba una forma de identificar las comunidades con mayores necesidades inmediatas y enviarles los suministros, así como de dar un giro rápidamente a medida que evolucionaban esas prioridades.

“Necesitábamos algo que fuera increíblemente flexible, porque en el mundo del COVID-19 las cosas cambian cada día, si no cada hora”, afirma Lisa Glavan, gerente de productos de marketing de Roche. “Necesitábamos algo que fuera muy sólido, sabiendo que íbamos a recopilar una gran cantidad de datos durante un período de tiempo desconocido a medida que la pandemia continuara. Necesitábamos que fuera seguro, porque íbamos a recopilar información de pruebas de los laboratorios. Y tenía que ser fácil de usar para Roche, pero sobre todo para nuestros clientes, que nos enviarían la información”.

La empresa también necesitaba ayuda. El tipo de solución de Smartsheet que imaginaban tardaría normalmente semanas o meses en desarrollarse, y Fullerton y sus colegas se dieron cuenta de que no tenían la experiencia adecuada en la empresa para crearla tan rápidamente. Langford se puso en contacto con Smartsheet. En tres días, un equipo de colaboración formado por expertos de Smartsheet y personal de Roche había desarrollado y puesto en marcha la primera iteración de un sistema de apoyo al producto de pruebas de la empresa.

Gestión de una situación dinámica con datos en tiempo real

En la actualidad, Roche utiliza Smartsheet para gestionar la priorización de la demanda, la distribución y la recopilación de datos para sus pruebas de diagnóstico y de anticuerpos para el COVID-19. La empresa recopila información de los laboratorios de los hospitales y los laboratorios de referencia, incluido el número de pruebas realizadas, el número de resultados positivos y el número de kits de pruebas que quedan en existencia en un sitio. A continuación, los datos se analizan con respecto a las cifras de producción y pedidos, el estado y la ubicación de los envíos y los datos epidemiológicos para determinar dinámicamente qué zonas son las de mayor prioridad para la siguiente oleada de entregas de productos.

“Se trata de una prueba que no existía”, afirma Fullerton. “De repente estamos ganando millones a la semana, y sigue sin ser suficiente. Ningún proveedor puede atender la demanda de pruebas de COVID-19. Hemos tenido que crear todo tipo de herramientas para asignar los suministros, elegir los lugares adecuados para enviarlos, establecer prioridades y hacer un seguimiento. Hemos utilizado Smartsheet en casi todas esas áreas”.

Los paneles muestran datos para una variedad de partes interesadas, lo que ayuda a los directores de ventas y a los ejecutivos de la empresa a ver lo que está sucediendo en las áreas que dirigen. Uno de los elementos más importantes de la solución de Smartsheet de Roche fue la simplificación del proceso de recopilación y comunicación de datos en tiempo real a las autoridades sanitarias federales, incluido el grupo de trabajo sobre coronavirus de la Casa Blanca.

“Todos los días teníamos una reunión de producción a las 3:00 p.m.”, afirma Fullerton “Revisábamos los datos; nos asegurábamos de que todo estuviera correcto. A las 3:15 p.m., ese informe se enviaba a la Casa Blanca Yo soy una persona que se dedica a mejorar procesos, no pienso en trabajar en algo que va directamente a la Casa Blanca. Pero me sentí muy orgulloso, y mis hijos también”.

Una plataforma que potencia la agilidad y la innovación

Desde el inicio de la pandemia, Roche ha visto cómo se administraban periódicamente más de 100,000 pruebas al día en todos los Estados Unidos. La solución de Smartsheet de la empresa se ha actualizado y ampliado para ayudar más eficazmente a gestionar las necesidades de productos y hacer un seguimiento de estas. Los volúmenes de datos son impresionantes, pero no tanto como los dedicados esfuerzos de todas las personas de la empresa.

“Siempre sabemos que estamos influyendo en los pacientes, pero es realmente increíble poder verlo”, afirma Glavan. “Ver cuántas pruebas se realizan, ver los suministros que se utilizan y ver cómo aparecen y desaparecen puntos calientes en todos los Estados Unidos. Siempre influimos, pero nunca lo noto tan directamente”.

Fullerton afirma que Roche también ha empezado a transformar su cultura para ser más ágil e innovadora, no solo como enfoque de la gestión de crisis, sino como forma general de trabajar. El uso de Smartsheet ha ayudado a la empresa a comunicarse más eficazmente entre equipos, incluso cuando un gran número de empleados trabajan a distancia.

“La forma en que hacemos negocios ha cambiado radicalmente”, afirma Fullerton. “Especialmente con toda nuestra fuerza laboral que trabaja a distancia, este año ha experimentado el mayor cambio que he visto en el tiempo que llevo aquí en Roche. Lo ágiles que somos como organización, lo rápido que podemos movernos; definitivamente necesitamos plataformas como Smartsheet. Hemos hecho las cosas de la misma manera durante muchos años, y los acontecimientos de este año nos han obligado a romper el molde y pasar a una forma de pensar totalmente nueva. Es un momento increíblemente emocionante en la empresa”.

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