Simpson Strong-Tie emplea fortalezas ocultas como base para que el trabajo fluya mejor

La mayoría de las personas que se benefician de la solidez y la resiliencia de un conector estructural de Simpson Strong-Tie nunca se dan cuenta, porque está escondido de la vista. Detrás de la pintura, la placa de yeso y el aislamiento, los fijadores de madera y metal y los componentes de estructuración precisamente diseñados mantienen edificios unidos, los fortalecen y los hacen más resistentes a desastres naturales como terremotos y huracanes.

De la misma manera, Deirdre Spencer, gerenta sénior de proyectos para Digital Studio en Marketing de Simpson Strong-Tie, usa la capacidad de ocultar elementos en un proyecto de Smartsheet como base para que el flujo de trabajo de la empresa sea más eficiente y para simplificar la ejecución y la gestión de proyectos.

“Los ingenieros necesitan una gran cantidad de información técnica para realizar su trabajo”, afirma Spencer. “En nuestras páginas de destino, tomamos los puntos de ingeniería clave y los unimos de una forma sencilla. Hacerlo es divertido; en el sector de marketing, no es moneda corriente saber que estamos usando nuestras capacidades para comercializar algo que realmente marca una diferencia en el mundo. Nuestros productos literalmente salvan vidas”.

Eliminación del trabajo duplicado

El equipo de Spencer es responsable del sitio web y la comunicación por correo electrónico con los clientes, que van de arquitectos, ingenieros y constructores a personas que remodelan sus propias casas. Los recursos web de la empresa incluyen documentos técnicos, software y complementos de construcción, planos, videos y enlaces a talleres y programas de capacitación. El equipo diseña páginas de destino de productos, desarrolla boletines informativos dirigidos por correo electrónico y promueve seminarios web para compartir la experiencia de los ingenieros de Simpson Strong-Tie.

Cuando Spencer se unió a Simpson Strong-Tie hace cinco años, varios equipos ya usaban Smartsheet, pero muchos usuarios creían que creaba trabajos duplicados cuando se sincronizaba con las herramientas de software de la oficina a las que estaban acostumbrados. Los colegas creaban planes de marketing en Smartsheet, pero luego debían ingresar información en hojas nuevas o enviar correos electrónicos separados a otros equipos para solicitar servicios como diseño gráfico o desarrollo de aplicaciones.

Spencer se dio cuenta de que, para tener una verdadera sensación de responsabilidad de sus planes, sus compañeros de equipo necesitaban una mejor forma de solicitar servicios compartidos. La solución: la automatización. Spencer creó columnas ocultas especiales en la plantilla del plan de marketing que automatizaban el flujo de trabajo al mismo tiempo que minimizaban la contaminación visual para los usuarios, y agregó una casilla de verificación con el nombre “Listo para el equipo”. Ahora, cuando un proyecto está listo para enviarse a los servicios de diseño creativo, el gerente de proyecto marca la casilla “Listo para el equipo”, que completa las columnas de forma instantánea y transmite todas las filas de datos del proyecto adecuadas al equipo de diseño, sin la necesidad de introducir datos duplicados.

“Sus planes se convierten en una forma de iniciar proyectos después de planificarlos y de ver el estado de un proyecto después de que se entrega al equipo de servicios”, cuenta Spencer. “También se convirtió en la orden del día en nuestras reuniones mensuales con el gerente de marketing de productos para controlar el estado. Los planes se convirtieron en una herramienta de comunicación real que es un documento tangible. Ampliamos el alcance de las personas a las que brindamos soporte con las soluciones de Smartsheet e intentamos simplificar sus vidas con automatización, notificaciones y vinculación entre hojas”.

Aumento de la visibilidad y demostración de valor

Simpson Strong-Tie usa Smartsheet para la generación de informes ejecutivos a través de paneles, la creación y la gestión de proyectos, y la responsabilidad a través de alertas y notificaciones automatizadas. Debido a que varios equipos diferentes al de marketing usan Jira, Spencer tiene pensado implementar un conector de Jira para que esos equipos puedan enviar solicitudes de servicios de marketing e interdisciplinarios con tan solo algunos clics.

Smartsheet también permitió que Spencer y su equipo puedan crear un único portal para los servicios de marketing compartidos en la intranet basada en SharePoint de la empresa. Una página central contiene un panel de Smartsheet con enlaces a formularios, plantillas e informes clave. El portal ayuda a garantizar la consistencia en las solicitudes de servicio y configuración de proyectos, lo que facilita la ejecución de la cartera de proyectos del equipo.

Al usar las capacidades de Smartsheet para reducir la cantidad de trabajo duplicado, el equipo de Spencer pudo ahorrar tiempo y esfuerzos. Como los colegas pudieron ejecutar más proyectos como resultado, el seguimiento de proyectos en Smartsheet brindó datos que demuestran que la carga de trabajo de marketing digital aumentó más del 50% en tan solo unos años, lo que sostiene la postura para los empleados nuevos.

“La mayoría de las personas no quiere ingresar información tres veces en tres herramientas distintas”, dice Spencer. “La iniciación de solicitudes de servicio con un solo clic tuvo un gran impacto. Es muy simple, pero redujo considerablemente la cantidad de formularios que completamos. Es una gran manera de conquistar los corazones y las mentes de las personas para facilitar sus vidas; eso fue increíblemente poderoso”.

Optimización para el futuro

Spencer tiene pensado aprovechar el uso que la empresa hace de Smartsheet y agregar herramientas como el conector de Jira y la aplicación del calendario. Dado que los paneles utilizados para la generación de informes ejecutivos se diseñaron hace algunos años, tiene pensado renovarlos con los gráficos y diagramas más actualizados para tener una mejor presentación de datos y un mayor impacto.

En particular, le entusiasma la oportunidad de desarrollar lógica condicional en los formularios de Smartsheet. Su objetivo es crear un formulario unificado de entrada de servicios que reenviará solicitudes automáticamente a los equipos de diseño, desarrollo de software u otros equipos adecuados en función de los datos específicos ingresados. Es otra forma en que las funciones de Smartsheet pueden trabajar sigilosamente en segundo plano para ayudar a las personas a alcanzar más objetivos, de la misma manera en que los conectores de construcción ocultos de la empresa logran que los edificios sean más fuertes y resilientes.

“Esta fue la campaña del gerente de Marketing de productos durante un par de años”, cuenta Spencer. “Les encantaría tener un solo formulario en lugar de tres formularios para tres rastreadores de proyectos, y formularios adicionales para fotografía y edición de imágenes en el sitio web y algunas cosas más. Si pudiéramos sintetizarlo en un formulario de entrada, y ese formulario creara una hoja de entrada y enviara las filas al rastreador de proyectos adecuado en función del tipo de proyecto, seríamos héroes”.