Sodexo crea una nueva solución en Smartsheet para simplificar y automatizar solicitudes y autorizaciones de viajes y brindar a los líderes superiores una mayor visibilidad

Sodexo, el líder mundial en calidad de servicios de vida, proporciona catering, administración de instalaciones, beneficios de empleados y servicios domésticos personales a 100 millones de personas en 56 países todos los días. Con sede en París, Francia, la empresa atiende a clientes de diferentes sectores, como atención médica, educación y energía. 

Durante varios años, el equipo de administración de programas y proyectos de la empresa utilizó Smartsheet para administrar proyectos globales, colaborar entre equipos geográficamente dispersos y fomentar oportunidades de venta. “Utilizo mucho Smartsheet todos los días, y lo he utilizado para crear más de 50 soluciones internas”, cuenta Sparkle Grueso, directora de Administración de programas/proyectos de Sodexo.

Hace poco, al departamento de Grueso se le encargó que ayudara a mejorar el proceso de autorización de viajes para el equipo directivo de la empresa. “Hay muchos viajes en juego porque contamos con 30 sitios diferentes. Para nuestro equipo de Sodexo, la solicitud y autorización de viajes es un proceso clave”, dice Grueso. En el pasado, los empleados de Sodexo debían usar el correo electrónico para comunicarse entre sí sobre el cronograma de viajes y, luego, actualizar manualmente esa información para que la puedan ver los directivos. “Era un proceso manual que consumía mucho tiempo”, exclama Grueso. 

Creación de una solución personalizada de Administración de viajes del equipo con Smartsheet 

Para estandarizar y simplificar las solicitudes de viajes, Grueso y su equipo decidieron crear una nueva solución con Smartsheet. Grueso replicó la solución rápidamente para poder presentarla en el Concurso de plantillas 2022 de Smartsheet, en el cual se reconocería una solución sobresaliente dentro de cada uno de los cuatro patrones de trabajo del concurso: administración de proyectos y procesos; administración de solicitudes; administración de equipos y recursos; y administración de listas. Las soluciones galardonadas debían ser fáciles de usar y se publicarían en la Galería de plantillas de Smartsheet como una plantilla para ayudar a otros usuarios a mejorar cómo se planifica, administra y visualiza el trabajo.

Después de observar varias plantillas en la Galería de plantillas en busca de inspiración, Grueso diseñó una solución de Administración de viajes del equipo usando las capacidades principales de Smartsheet que están disponibles para todos los usuarios. La solución, que Grueso creó usando una combinación simple de hojas, informes y paneles, estandariza y simplifica las solicitudes de viajes del equipo, proporciona visibilidad ejecutiva de los cronogramas de viajes del equipo y brinda informes sobre métricas claves relativas a los gastos de viajes.

“Crear esta plantilla fue simple gracias a la Galería de plantillas de Smartsheet, que proporciona plantillas descargables que facilitan la creación de soluciones personalizadas”, expresa Grueso. “Cuando llegó el momento de crear el panel, me resultó fácil comprender las fórmulas y luego modificar y ajustar las plantillas para agregar nuestro propio diseño”.

Los empleados de Sodexo de diferentes equipos pueden usar la solución para acceder a enlaces e introducir fácilmente sus solicitudes de viajes o viajes programados, incluidos datos sobre la ubicación y el costo de cada viaje. La solución también muestra los motivos de cada solicitud de viaje para que el equipo directivo de Sodexo pueda comprender con claridad el impulsor económico de cada viaje. El panel de la solución utiliza la vista de calendario en Smartsheet para que los empleados puedan ver rápidamente los cronogramas de viaje individuales por día, semana o mes.

Al acceder al panel, los directivos de Sodexo pueden ver informes y métricas que muestran la frecuencia de viaje, información actualizada sobre los costos y patrones de tendencia de un mes a otro. El panel se actualiza en tiempo real cada vez que un empleado agrega una solicitud o realiza un cambio en una solicitud existente.

“La solución está diseñada para que sea muy fácil de usar”, cuenta Grueso. “Hay una página de aterrizaje que actúa como punto de partida, que se conecta eficientemente con el panel para que los usuarios no tengan que perder tiempo haciendo clic en diferentes carpetas”.

Seguimiento de viaje simplificado y estandarizado

Los equipos de Sodexo ahora tienen una forma sencilla de solicitar un viaje, brindar estimaciones y enviar y recibir autorizaciones. “La solución ayuda a nuestro equipo de liderazgo a simplificar el proceso de las solicitudes de viaje para los directivos principales”, explica Grueso. “Es muy fácil para ellos abrir Smartsheet y ver los cronogramas de viaje actualizados, así como los gastos, lo que ayuda a simplificar la administración de las autorizaciones”.

Dado que la solución demostró su efectividad en la estandarización de datos relacionados con viajes en Sodexo, Grueso no necesita actualizar la solución. “Los datos son consistentes y la funcionalidad está demostrada, por lo que no necesitamos mejorarla en lo absoluto”, confirma. “La usamos año tras año para actualizar toda la información de los viajes. Está basada en Internet y es fácil de usar para colaborar en las diferentes zonas horarias en las que trabajamos”.

Mayor visibilidad para los directivos de la empresa 

Al acceder al Panel de seguimiento de viajes, los directivos de Sodexo pueden ver información actualizada sobre solicitudes de viaje, motivos de viaje, propietarios de presupuestos y calendario. “La vista de calendario en Smartsheet brinda una instantánea rápida de todos los viajes de la empresa”, explica Grueso. “Esto permite que nuestros directivos vean dónde están los empleados de cada equipo durante un día o una semana en particular”.

Además, la solución incluye informes integrados que los directivos pueden usar para ver las métricas de gastos más recientes para todos los viajes de Sodexo. Por ejemplo, el panel proporciona datos históricos de viaje que ayudan a los líderes del equipo a planificar mejor los presupuestos de los viajes o a pronosticar próximos gastos relacionados con los viajes.

Ahorro de tiempo a través de procesos automatizados

Mediante el uso de las reglas de automatización de la Administración de viajes del equipo, Sodexo eliminó la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos por parte de los miembros del equipo para solicitar y autorizar viajes.

“Con nuestra solución de Administración de viajes del equipo de Smartsheet, eliminamos el trabajo administrativo manual que se requería para administrar el proceso de solicitud de viajes”, afirma Grueso. “Cada persona que usa esta solución probablemente ahorre al menos 30 minutos por semana, ya que ahora no necesitamos redactar correos electrónicos y esperar una autorización”.

Las reglas de automatización de la solución también contienen notificaciones para alertar a los empleados cuando se autoriza o rechaza una solicitud. Además, la solución brinda informes dinámicos, con todas las métricas y los datos relacionados con el viaje actualizados en tiempo real para que los miembros del equipo no tengan que actualizar manualmente la solución para obtener la información más reciente.

Ganador del concurso de plantillas de Smartsheet

Después de enviar la solución de Administración de viajes del equipo al concurso, se le informó a Grueso que el panel de jueces de Smartsheet reconoció su solución como la presentación sobresaliente para el patrón de trabajo de Administración de solicitudes, que reconoce una solución que permite a los equipos gestionar cualquier cantidad de solicitudes internas o externas de forma sistemática. Como ganadora del concurso, la solución de Grueso se convertirá en una plantilla y se publicará en la Galería de plantillas de Smartsheet, lo que permite que otros usuarios de Smartsheet descarguen su solución, se beneficien de su trabajo y creen sus propias soluciones.

“Aunque esta plantilla tiene como fin realizar un seguimiento de viajes, definitivamente podría readaptarse para cualquier función que requiera planificación”, dice Grueso. “Desarrollar una solución personalizada es fácil debido a la simplicidad de Smartsheet”.

Haga clic aquí para descargar la plantilla de Grueso y compartirla con su equipo