Special Olympics crea una comunidad mundial con visibilidad y colaboración mejoradas a través de Smartsheet

Special Olympics International (SOI) tiene la visión de brindar a niños y adultos con discapacidades intelectuales destrezas y oportunidades, no solo a través de los deportes que mucha gente conoce, sino también dictando capacitaciones sobre liderazgo, iniciativas de salud y un sentido de comunidad. Smartsheet ayuda a Special Olympics a integrar los datos de los proyectos y las comunicaciones en un lugar central y, al mismo tiempo, ofrece visibilidad tanto para directivos como para toda la organización. 

“Estamos ahorrando tiempo, dinero y recursos humanos”, dice Laura Jones, directora de Gestión de Proyectos de Special Olympics International. “Smartsheet es una inversión que nos ayuda a ahorrar en recursos humanos, porque nos permite analizar cómo colaboramos. Podemos dejar de duplicar procesos para comenzar a colaborar mejor en el mismo proceso”.

Jones explica que Special Olympics estructura todo su trabajo en forma de proyectos que van de eventos públicos a programas colaborativos y operaciones internas. Su función consiste en definir el proceso y las herramientas de la organización de gestión de proyectos (PMO) para toda la organización, en consonancia con una iniciativa estratégica que comenzó hace unos años.

“Cuando me incorporé, me di cuenta de que también debíamos asegurarnos de ser transparentes”, indica Jones. “No teníamos visibilidad alguna. Una región no tenía idea de lo que la otra región estaba haciendo, a menos que los empleados hablaran entre ellos; no había un lugar centralizado donde la gente pudiera mirar y decir: 'Ah, bien, este equipo está trabajando en esto'”.

El equipo directivo ya había decidido usar Smartsheet cuando contrató a Jones, a quien le entusiasmaba la idea de crear la base de un programa con una herramienta que ya conocía. Con la ayuda del equipo de Excelencia Organizativa y el apoyo de los directivos, comenzó con una estrategia en fases e implementó la solución equipo por equipo para que se familiarizaran y se sintieran más seguros con ella.

“Nuestros equipos de TI y RR. HH. fueron de los primeros en adoptar la solución cuando comencé a capacitar a las cohortes sobre gestión de proyectos”, explica Jones. “Procuramos que parte de su equipo se familiarizara con la gestión de proyectos y con Smartsheet, que recibiera capacitación y comprendiera cómo funcionaba. Y el hecho de que nuestros directivos respaldaran todo el proceso y la razón por la que lo estamos haciendo ayudó realmente a que el resto de sus equipos empezaran a utilizarlo”.

Una plataforma que facilita la comunicación

En el primer año de implementación, Jones y sus colegas incorporaron 20 proyectos en su solución de Smartsheet. Actualmente, tienen más de 150, y el uso de Smartsheet se está acelerando a medida que los usuarios ven que la visibilidad y la automatización facilitan mucho su trabajo.

Uno de los principales usos de Smartsheet se da en la organización de eventos. Jones explica que el personal que organiza los Juegos Mundiales utiliza Smartsheet para cada paso, desde el proceso de licitación hasta las pruebas de los juegos y los eventos en vivo propiamente dichos. Si bien la pandemia de la COVID-19 alteró el programa de competición, Smartsheet establece una estructura para la planificación y la ejecución que está lista para lanzarse conforme sea más seguro volver a producir los eventos.

“Uno de nuestros antiguos atletas, que forma parte del equipo de Deportes y Competición, organiza los Juegos de Playa Unificados en el Caribe”, comenta Jones. “Ya lo ha hecho anteriormente y le ha ido bien. ¿Y por qué no sería así? Se trata de los Juegos de Playa y, desde luego, nadie quiere perderse un viaje al Caribe. Me entusiasma la idea de poder supervisar todo en Smartsheet haciendo que documente todo lo que hace. Ya ha elaborado el diseño y el calendario del proyecto; ahora solo hay que asegurarse de que la COVID-19 se mantenga a raya (para los Juegos del año que viene) para que podamos ver cómo sigue este proceso”.

Durante la pandemia, Special Olympics ha usado Smartsheet para mantener las comunicaciones con los atletas, lo que ha contribuido a recuperar un cierto sentido de comunidad y conexión que se ha perdido tras poner en pausa las competencias presenciales. Smartsheet ayuda a las organizaciones locales y regionales a monitorear la comunicación, los programas de extensión (como los exámenes médicos) y el suministro de recursos como gafas y dispositivos de movilidad. La plataforma de Smartsheet ofrece un canal de comunicación que reúne a los equipos, incluso cuando no pueden reunirse presencialmente.

“Hay un Comité Organizador Local que trabaja con nuestros equipos para organizar los Juegos de Estados Unidos”, afirma Jones. “Comenzó a usar Smartsheet y hemos logrado compartir mucha información para colaborar estrechamente utilizando la funcionalidad de comunicación dentro de Smartsheet para dejar notas. Puede notificar automáticamente a las personas si alguien está hablando de uno en esa hoja. Ese ha sido un componente crucial”.

La organización también utiliza Smartsheet para administrar los procesos empresariales e internos, desde los ciclos de beneficios de RR. HH. hasta las capacitaciones y la supervisión de recursos de TI. Las licencias de software se pueden solicitar a través de un formulario de Smartsheet y también se les puede hacer un seguimiento para su renovación o actualización. Las alertas automatizadas ayudan a los equipos a cumplir los plazos y mantenerse al día con las conversaciones.

Colaboración simple que ahorra tiempo y recursos

Special Olympics ahorra tiempo y dinero usando Smartsheet para facilitar una colaboración clara entre los equipos y permitirles a las personas ver lo que están haciendo sus colegas. Antes de Smartsheet, los diferentes equipos de todo el mundo podían estar trabajando en el mismo tipo de proyecto, sin darse cuenta de que sus colegas habían encontrado una solución rápida a un problema o una forma más rápida de implementar una iniciativa. Jones conoce un caso en el que tres equipos diferentes pudieron compartir consejos y soluciones para un proyecto común y ahorrar más de 45 horas de personal al mes por equipo.

Los datos generados en todos los programas e iniciativas se incorporan a paneles que mantienen informados a los directivos de los avances en tiempo real. Jones y sus colegas pueden ver y compartir información sin tener que elaborar informes ni dedicar tiempo a reuniones informativas.

“Nuestros directivos adoran los paneles”, afirma Jones. “Cada mes, me reúno con la Directora Ejecutiva, quien antes de la llamada ya miró los datos y los vio en acción. Yo puedo contar una historia, pero un ejecutivo ocupado no siempre puede disponer de ese tiempo, así que es bueno poder ver esa historia, saber exactamente lo que está pasando, sin que yo tenga que estar allí”.

Las automatizaciones y plantillas también permiten ahorrar tiempo, ya que ambas aceleran la puesta en marcha de proyectos nuevos y crean enfoques estandarizados que facilitan el monitoreo del progreso y la medición del éxito.

“Me encanta la idea de tener implementado Control Center”, dice Jones. “Tenemos un proceso de iniciación muy robusto con nuestros proyectos, para poder captar eso y ser transparentes en toda la organización. Para nosotros, es algo sumamente importante, porque me llevaría mucho tiempo gestionar cada cartera por cuenta propia. Control Center es una optimización sencilla. Las personas no tienen que esperar hasta que cargue una plantilla. Todo está a su alcance para que puedan trabajar en ello”.

La adopción fervorosa un nivel más arriba

Jones explica que Smartsheet es un recurso importantísimo para la planificación, la programación y el análisis de su organización. Les permite a los usuarios de SOI ver lo que está sucediendo con los proyectos y qué problemas y oportunidades se les presentan.

También está impresionada por la facilidad con la que la gente ha adoptado la plataforma. Mientras que otras organizaciones pueden preferir una implementación más rápida y exhaustiva, Special Olympics pudo utilizar la implementación escalonada para generar entusiasmo y aceptación en toda la organización. Conforme se extendía, la gente que se resistía al comienzo ha podido ver lo que Smartsheet ofrece. Ahora Jones evalúa el futuro y la mejor estrategia para mantener y desarrollar la plataforma.

“Hemos completado la fase de capacitación básica sobre gestión de proyectos”, aclara Jones. “Luego, pasamos a las herramientas avanzadas de Smartsheet y cómo mejorar el trabajo en los proyectos. Actualmente, el desafío es cómo sostenerlo y garantizar que todos los que se incorporen a la organización utilicen la gestión de proyectos y Smartsheet. Me gustó mucho lanzar nuestro curso en línea sobre los procesos de Special Olympics International y dirigir a las personas a los videos del Centro de Excelencia de Smartsheet para obtener más información”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.