St. Edward’s University gestiona los recursos académicos de TI y apoya el aprendizaje remoto con Smartsheet

Como centro educativo de artes liberales impulsado por su misión, St. Edward’s University en Austin, Texas, se enorgullece de enseñar a las personas íntegras a través de una atención personalizada y programas académicos rigurosos. Para brindar su apoyo, todas las universidades deben garantizar que los recursos de TI y los procesos de gestión de proyectos sean lo más sofisticados y eficientes posible. Durante la pandemia de la COVID-19, Smartsheet ha ayudado a St. Edward’s a mantener en funcionamiento programas y servicios vitales con menos personal y le ha servido al equipo directivo para tomar decisiones estratégicas en apoyo de la misión educativa de la universidad.

Danny Lorenty, vicepresidente asociado de Gestión de Recursos de TI de St. Edward’s University, empezó a usar Smartsheet en 2015 en su anterior puesto de gestor de proyectos de TI, cuando necesitaba una forma mejor de gestionar proyectos de TI grandes y complejos para mejorar la planificación, previsión y gestión del ciclo de vida del inventario del equipo de TI. Acababa de obtener la certificación Project Management Professional (PMP®) y sabía que herramientas fragmentadas como el correo electrónico y las hojas de cálculo no cumplirían su objetivo de crear un marco sencillo para compartir información con las diversas partes interesadas. Smartsheet ofrecía una oportunidad para estandarizar los procesos irregulares del equipo y automatizar las tareas repetitivas. En su puesto posterior, su cartera se amplió para incluir la gestión del presupuesto de TI.

“El primer paso para gestionar algo es saber lo que uno tiene”, afirma Lorenty. “Comenzamos con una cartera de todos nuestros servicios: contratos, fechas de renovación y renovaciones. Luego, pasé a los activos y trabajé con cada departamento para registrar todos los servidores, computadoras de escritorio, computadoras de laboratorio, etc., y, colectivamente, ese proceso empezó a arrojar datos reveladores para nuestro presupuesto. Pudimos determinar cuándo serían necesarias las sustituciones en función de la fecha de compra original. Teníamos una previsión estupenda a cinco años, todo desarrollado con base en Smartsheet, y eso impulsó inmediatamente la conversión de la función de gestión de recursos en un activo estratégico para la universidad”.

Captura e intercambio de datos sistemáticos para una mayor transparencia

Actualmente, el equipo de TI de St. Edward’s usa Smartsheet para eliminar el esfuerzo manual de seguimiento y renovación de contratos, inventario y gestión de activos, gestión de proyectos y previsión, y planificación de actualizaciones y sustituciones. Lorenty se encarga de muchos aspectos del presupuesto de TI a través de un sistema de hojas (compiladas como WorkApps) a fin de garantizar que todos los datos vitales estén lo más actualizados posible. Los paneles ofrecen vistas actualizadas que le permiten al equipo directivo tomar decisiones informadas en respuesta a la evolución de las restricciones financieras.

“Nuestra meta inicial era brindar transparencia al equipo directivo y al director de informática en cuanto al estado de nuestras finanzas, cartera de servicios y activos”, señala Lorenty. “Ahora la meta es proporcionar el nivel adecuado de conocimientos a nuestro personal de TI. Si no se dispone de la información adecuada, se pueden ver todos los contratos importantes y tener la falsa sensación de que el dinero fluye. Por otra parte, todas esas conversaciones sobre restricciones presupuestarias pueden dar la sensación de que la situación es funesta y todo debe detenerse. Por tal motivo, es muy importante para mí marcar la pauta con información precisa y asegurarme de que siempre se cuente la historia exacta. Y Smartsheet es la plataforma para esa historia”.

Smartsheet también ayudó al equipo de TI a atender mejor a los alumnos que necesitaban equipos portátiles o puntos de acceso wifi para seguir estudiando cuando los programas de la universidad pasaron a ser totalmente virtuales en respuesta a la pandemia de la COVID-19. Lorenty creó una hoja para el programa de préstamo de tecnología que usa Smartsheet Dynamic View para compartir información selectivamente con aquellos que la necesitan, al tiempo que se protege la privacidad de los alumnos. Una vez que el equipo de Asuntos Estudiantiles determina que un alumno necesita recursos, Dynamic View se asegura de que solo se envíen los detalles necesarios a los socios tecnológicos Verizon y Ricoh y al socio de envíos FedEx para hacer llegar el equipo adecuado a los alumnos.

Una plataforma adaptable que satisface un amplio abanico de necesidades

Lorenty señala que una de las mejores características de Smartsheet es su flexibilidad, ya que es fácil de aprender y usar. Solo se tarda unas semanas en pasar de tener una idea para una solución a hacer realidad su impacto en toda la universidad. No tiene que evaluar y obtener una plataforma especializada, ni encontrar presupuesto para ello, sino que puede simplemente probar e iterar con Smartsheet hasta conseguir exactamente lo que necesita.

“Creo que el trabajo en sí, el análisis financiero y las previsiones pueden hacerse fuera de Smartsheet”, aclara Lorenty. “Pero el hecho de que hayamos sido capaces de hacerlo y, al mismo tiempo, de influir en la cultura a través de la transparencia es obra de Smartsheet. Es la idea no solo de hacer análisis para que la gente los vea, sino de convertirlos en una historia que se pueda contar. Si alguien pregunta en qué gastamos nuestro dinero el año pasado, el rastro está ahí, la solicitud presupuestaria está ahí, el proyecto vinculado a ella está ahí. Todo está ahí. Disponer de una plataforma hecha a medida no tiene precio”.

A Lorenty también le gusta el hecho de que Smartsheet añada continuamente características y funcionalidades a la plataforma. Como él dice: “El ritmo al que Smartsheet sigue sacando nuevas funcionalidades significa que las posibilidades de lo que se puede hacer nunca se agotan”. Esa innovación continua mantiene a Smartsheet actualizado según las necesidades de la universidad. Lorenty ha visto cómo plataformas anteriores se adoptaban a bombo y platillo, para caer en desgracia en menos de un año. En St. Edward’s, Smartsheet sigue pisando fuerte.

Adopción homogénea en toda la universidad

Más allá del equipo de TI, Smartsheet ha sido adoptado por los diferentes departamentos de la universidad, entre ellos, los encargados de finanzas, cuentas a pagar, gestión de riesgos, instalaciones, eventos y recursos humanos. La organización de TI se fusionó hace poco con la biblioteca de la universidad y añadió la supervisión financiera a la cartera de Lorenty, y ha implementado Smartsheet para la administración de las colecciones.

Una de las ventajas más importantes de Smartsheet es que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar funciones administrativas esenciales, como la renovación de contratos y las adquisiciones. St. Edward’s no es la excepción a los retos a los que se ha enfrentado la enseñanza superior en los últimos años y ha tenido que adaptar su presupuesto para hacerle frente a esos retos, en particular los provocados por la pandemia. Smartsheet ayuda a Lorenty a hacer más cosas sin tener que competir por presupuestos de personal cada vez más escasos.

“Sin pecar de exagerado, creo que muchas de estas nuevas funciones empresariales de TI solo se han podido llevar a cabo gracias a Smartsheet”, indica Lorenty. “En el caso de la biblioteca, tenemos que renovar más de 200 contratos cada año. Sería un trabajo a tiempo completo; necesitaría un especialista en renovaciones para poder lograrlo. Pero como hemos integrado el proceso de renovación en Smartsheet, puedo contratar a un alumno para que se encargue de ello. Otro ejemplo es la planificación de TI. Si no tuviéramos a cada uno de los jefes de departamento haciendo su planificación anual y, luego, pasándola a toda la división, necesitaría un gestor de cartera a tiempo completo. Las adquisiciones en TI, las renovaciones y la presupuestación serían cada uno un trabajo a tiempo completo. Y no voy a dedicar 100 horas a la semana al trabajo”.

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