El nuevo proceso de las ONG es un punto de inflexión para la salud global

Gracias a Smartsheet, el equipo pudo encontrar una mejor manera de administrar sus proyectos y reducir los gastos administrativos generales, y, en cambio, pudo enfocarse en entregar soluciones de salud a las comunidades que más las necesitan.

Industria

  • Sin fines de lucro

Tamaño de la organización

  • Mediana (de 50 a 999 empleados)

Región

  • Mundial

Casos de uso

  • Gestión de datos
  • Informes

Acelerar el avance hacia la erradicación de enfermedades

The Task Force for Global Health, una organización no gubernamental que trabaja en pos de controlar, eliminar y erradicar enfermedades debilitantes, recurrió a Smartsheet para administrar el seguimiento y la generación de informes sobre, aproximadamente, 200 proyectos.

Antes de implementar Smartsheet, uno de nuestros donantes nos pidió que investiguemos qué hacemos con una herramienta específica con la cual hacemos investigaciones. A tres personas les llevó tres días tener una respuesta. Ahora, me lleva tres minutos.

Allison Snyder, especialista en soporte de proyectos

 

Enfocada en mejorar las vidas de cientos de millones de personas de todo el mundo, The Task Force for Global Health es una organización sin fines de lucro que cuenta con 14 programas dedicados a controlar, eliminar y erradicar enfermedades debilitantes. Su Centro de Ayuda para Enfermedades Tropicales Desatendidas lleva a cabo investigaciones sobre herramientas y técnicas orientadas a eliminar cinco de dichas enfermedades que, sumadas, afectan a más de mil millones de personas en todo el mundo.

"Nuestro trabajo e investigación operativa han sido pensados para responder a las carencias y a los obstáculos que se presentan respecto de la erradicación de enfermedades tropicales desatendidas", explica Marianna Stephens, directora asociada sénior de Programas especiales. The Task Force brinda soporte a ministerios de salud en lo que respecta a la resolución de los desafíos que se presentan en la entrega de medicinas preventivas a las comunidades. El objetivo final de este trabajo —llevado a cabo de manera conjunta con socios de la comunidad local— consiste en ayudar a los países a cumplir con las metas de control y erradicación de enfermedades establecidas por la Organización Mundial de la Salud.

Con una cartera de casi 200 proyectos de investigación en 55 países, Stephens agrega: "existe una urgencia en torno a llevar a cabo la investigación y sacar conclusiones para poder responder a dichas carencias y obstáculos".

Tiempo perdido en la investigación de información clave

A pesar del sentido de la urgencia, el equipo con frecuencia se encontró "empantanado" con el trabajo administrativo, en ocasiones teniendo que sacrificar cuestiones más importantes. "Lo que más me gusta de mi trabajo es cuando vamos a visitar a las comunidades", dice Stephens. "Me bajo del avión y siento que es ahí donde debo estar. Nuestro equipo quiere estar en el campo, junto a las comunidades. No obstante, hay un gran volumen de trabajo administrativo que debe llevarse a cabo en relación con la investigación operativa y, con frecuencia, quedamos absorbidos por estas tareas".

Por ejemplo, para llevar un registro de la información necesaria para brindar un informe a donantes y socios, los miembros de los equipos tenían que destinar varios días a esta tarea. La información del proyecto se almacenaba principalmente en una hoja de cálculo extensa, con documentos de soporte almacenados en varios otros lugares. "Uno tenía que desplazarse y desplazarse por el proyecto para encontrar lo que buscaba", dice Chelsea Toledo, directora adjunta de Comunicaciones y Desarrollo.

"Contábamos con un conjunto de información compleja y detalles sobre los distintos tipos de investigación a la que servíamos de soporte. Todo eso estaba alojado en distintos lugares", agrega Allison Snyder, especialista en Soporte de Proyectos.

En un caso, el equipo precisaba averiguar dónde utilizaban una herramienta de diagnóstico específica, en cuántos estudios y para qué enfermedades. "Recurrí a dichos documentos, pero no pude encontrar la información. Luego, me puse en contacto con dos de mis compañeros de trabajo, con lo cual éramos tres personas buscando algo que parecía muy sencillo", comenta Stephens. "Hacer eso nos llevó casi tres días".

Cuando Stephens se dio cuenta del tiempo que desperdiciaba el equipo en rastrear la información, decidió ejecutar una prueba piloto de Smartsheet. "Sabía que era posible desarrollar un sistema que nos permitiese ser más eficientes", comenta. "No fue difícil convencer a mi jefe". El equipo decidió adoptar Smartsheet para toda la empresa e implementó el programa completo.

"Nos dijeron que Smartsheet podría ser una herramienta que nos permitiese administrar el alto nivel de complejidad respecto al rastreo y la presentación de informes sobre una gran cantidad de proyectos en distintos países", dice Patrick Lammie, PhD, científico sénior en The Task Force. "Siempre fui un tanto escéptico respecto de los software nuevos. Sin embargo, tuvimos una excelente experiencia con el producto y puedo decir que, en este punto, dependemos de él por completo".

Más tiempo para servir a las comunidades

Con Smartsheet, el equipo pudo descubrir una mejor manera de administrar sus proyectos y reducir los gastos generales administrativos. "Smartsheet nos dio la oportunidad de incorporar todo en un solo sistema fácil de usar, un sitio que cobrase sentido cuando se unen sus piezas y donde pudiésemos diseñar algo que se ajuste a nuestro complejo entorno", dice Snyder.

El equipo hace uso de Smartsheet para llevar un registro de su cartera de investigaciones de principio a fin. Los miembros del equipo utilizan formularios para capturar información. Luego, administran los proyectos de punta a punta: formalizar contratos, programar trabajo de campo, solicitar suministros y mucho más. De esta manera, se simplificó en gran medida la búsqueda de información precisa. "Ahora, todo es mucho más simple y se reduce a ejecutar un informe y decir: '¿Qué se completó durante este trimestre?', ¿Qué proyectos arrojaron publicaciones?', '¿Cuáles son esas publicaciones?'", dice Toledo. "Además, estas publicaciones se encuentran adjuntas a la fila. No hay ningún problema. Es solo eso".

"No tengo que ir a ocho lugares diferentes para acceder a ocho sitios distintos. Solo tengo que ir a un lugar", agrega Snyder. "Puedo compartir un enlace con los miembros de mi equipo y ellos pueden ver la información en tiempo real. Por ejemplo, mientras yo hago cambios en mi escritorio, ellos pueden verlos".

"Antes de implementar Smartsheet, uno de nuestros donantes nos pidió que investiguemos qué hacemos con una herramienta específica con la cual hacemos investigaciones", dice Snyder. "A tres personas les llevó tres días tener una respuesta. Ahora, me lleva tres minutos".

El equipo completo tiene acceso a la información del programa. Por lo tanto, si un miembro del equipo está viajando y no tiene acceso a Internet, otro miembro del equipo puede buscar la información más actualizada. Una vez, Stephens estaba en Kerala, India, comenzado con un nuevo ensayo clínico. El equipo en el campo no sabía si disponían de la información correcta sobre el presupuesto final. Por lo tanto, Stephens recurrió a Smartsheet y extrajo la información detallada. "Fue de gran ayuda", dice Stephens. "Fue invalorable saber que la información que obtuve eran los documentos más recientes y finales". Con Smartsheet, el control de versiones ha dejado de ser un problema.

Un entorno transparente para los donantes

Smartsheet también ayudó al equipo a mejorar la precisión y puntualidad de sus informes anuales para sus tres donantes centrales: Fundación Bill y Melinda Gates, USAID y UK Aid.

Antes, confeccionar informes anuales para cada uno de sus donantes podía llevar meses. Ahora, dice Stephens, "podemos confeccionar un informe anual combinado en lugar de hacer tres informes para los donantes. Logramos extraer y combinar todos nuestros datos, generar informes y presentar los datos a nivel visual en paneles en tan solo un par de semanas. Se generó un entorno de alto nivel de transparencia para nuestros donantes".

El equipo también hace uso de paneles para presentar informes sobre las conclusiones de sus investigaciones, tanto a socios como donantes, con el objetivo de definir los pasos a seguir. Según Stephens: "Logramos extraer de una hoja los detalles del estudio y plasmarlos en gráficos visuales –ya sea un diagrama circular, un organigrama o un mapa– para demostrar en qué estamos trabajando de manera visual".

A partir de esta visualización de datos, al equipo le resulta mucho más sencillo compartir sus hallazgos con personas y socios de las comunidades en las que prestan servicios, a la vez que destinan menos tiempo a tareas administrativas. "Smartsheet nos permite utilizar una sola plataforma para llevar a cabo nuestro trabajo en su totalidad y poder enfocarnos realmente en la investigación en el campo", comenta Stephens.

"Mediante el uso de Smartsheet nos acercamos más a los objetivos globales de erradicación de enfermedades establecidos por la Organización Mundial de la Salud", agrega Snyder. "Llevo a cabo la gestión de proyectos en 188 proyectos que afectan las vidas de millones de personas de todo el mundo".

Y Lammie agrega: "Me dediqué a hacer este trabajo porque creo firmemente que si tenemos la oportunidad de deshacernos de estas enfermedades, estamos obligados a hacerlo. Poder participar de actividades científicas que nos permitan avanzar hacia dichas metas es muy gratificante. Poder disponer de una mayor cantidad de tiempo [con Smartsheet] para dedicarme a la parte científica de mi trabajo es un verdadero regalo".