Trimble agiliza la gestión de proyectos y las operaciones con Smartsheet

Cuando su empresa es “sinónimo de resultados”, es aún más importante contar con operaciones internas eficientes, una gestión de proyectos estelar y una velocidad, agilidad y colaboración organizativas excepcionales. Es por eso que Tony Elliot de Trimble y su equipo primero recurrieron a Smartsheet como una herramienta de gestión de proyectos y, más tarde, para apoyar las operaciones generales del departamento. La vertical de Transporte de Trimble conecta todo el trayecto de transporte para ayudar a las flotas y a los conductores a alcanzar nuevos niveles de seguridad, rendimiento y eficiencia.

Con una amplia experiencia en transporte y tecnología, Elliot tomó la iniciativa dentro de la gran empresa de soluciones tecnológicas para aprovechar las capacidades de Smartsheet. Explicó que la necesidad se debió a que su “increíble equipo” de recursos tecnológicos y de gestión de proyectos creció de tres empleados operativos que realizaban unos 20 proyectos al año a veinte empleados y más de 200 proyectos al año. “No parábamos de toparnos con los límites funcionales de las herramientas que utilizábamos, sobre todo a la hora de desarrollar y gestionar métricas para evaluar el éxito”, afirmó Elliot, director de Servicios Profesionales. “La gestión de documentos, información y datos consumía cada vez más tiempo a medida que crecíamos, y sabíamos que teníamos que hacer un cambio importante en la manera en que gestionábamos el trabajo”. Al principio, el equipo unificó los informes financieros del departamento en Smartsheet para realizar un seguimiento más eficiente de los proyectos, la cartera de pedidos y la facturación.

“Los paneles de Smartsheet se han vuelto el centro de nuestras actividades financieras para datos y administración por excepción”, dijo. “Redujimos el tiempo que dedicamos a la facturación en un 75%, lo que supuso una reducción de 4 horas a la semana. Además, Smartsheet permite a cualquier miembro de nuestro equipo pensar en formas de fraccionar los datos fácilmente en un informe y validar una tendencia potencial para llamar la atención sobre los problemas”.

Gracias a que Smartsheet ayuda a consolidar la información financiera en un área, identificar nuevas métricas y facilitar la generación de informes, la próxima fase del equipo es ejecutar todas las operaciones del departamento en Smartsheet Control Center. “Nuestro objetivo más importante es que la totalidad de los proyectos iniciados después del 1 de mayo se ejecuten completamente en Smartsheet Control Center hasta su finalización”, expresó Elliot.

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