Universal Creative utiliza Smartsheet para crear nuevas atracciones en parques temáticos y ahorrar tiempo a través de procesos automatizados

Universal Destinations & Experiences gestiona algunos de los parques temáticos más conocidos del mundo, como Universal Orlando, Universal Studios Hollywood y Universal Studios Japan. Los parques de la empresa, que reciben a millones de personas cada año, ofrecen atracciones interactivas, hoteles y resorts, y experiencias de entretenimiento virtual y en vivo.

Universal Creative, parte de Universal Destinations & Experiences, es responsable de crear nuevas atracciones y experiencias para todos los parques globales de Universal. Para respaldar su trabajo, la organización se esfuerza constantemente por agilizar los procesos administrativos. “Queremos brindar experiencias de primer nivel a nuestros visitantes y, para lograrlo, debemos asegurarnos de que nuestros procesos internos sean lo más eficientes posible”, afirma Lynn Urbina, gerente de Ingeniería de atracciones y espectáculos de Universal Creative. La empresa garantiza la eficiencia mediante el uso de Smartsheet para gestionar todos los proyectos de principio a fin y que los equipos directivos tengan una mejor visibilidad del estado de cada proyecto. 

“Con Smartsheet, nuestros ingenieros y ejecutivos de proyectos pueden dedicar más tiempo a crear las mejores atracciones”, dice Urbina.

Universal Creative carecía de una solución eficaz para recopilar información sobre los proyectos. Los gerentes de proyectos, los ingenieros y el personal administrativo utilizaban una combinación de hojas de cálculo y diapositivas para realizar un seguimiento de los hitos y el progreso del proyecto. “No teníamos un sistema central para conectar todo, ya fuera información de contratos de proveedores o datos de ingeniería técnica”, explica Urbina. “Tampoco teníamos una forma de ejecutar el análisis de datos de la información”. Como consecuencia, Urbina y sus colegas a menudo dedicaban demasiado tiempo a recopilar datos del proyecto y enviar correos electrónicos frecuentes para solicitar actualizaciones del proyecto o recordarles a los empleados las próximas fechas límite.

Seguimiento del progreso del proyecto con datos en tiempo real en Smartsheet 

Universal Creative adoptó Smartsheet hace varios años, poco después de que Urbina se uniera a la organización. “Es muy fácil aprender a utilizar Smartsheet, lo que facilitó mucho la implementación”, afirma. “Les permitió a nuestros diferentes equipos conectarse entre sí de una manera que ninguna otra herramienta podría hacerlo”.

La organización utiliza Smartsheet como ubicación central para gestionar proyectos, con más de 200 hojas en las que se realiza un seguimiento del progreso de cada nueva atracción. Los administradores, los gerentes de proyectos y los ingenieros acceden a la información del proyecto en Smartsheet una vez que se aprueba formalmente cada nuevo proyecto. Universal Creative también realiza un seguimiento de la información actualizada de los contratos y los procesos de ingeniería para las empresas de construcción y otros proveedores externos.

Universal Creative depende en gran medida de los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para establecer las fechas límite y las fechas de creación y cierre de los proyectos. Las automatizaciones se utilizan para almacenar datos históricos con facilidad y enviar recordatorios a los propietarios de los proyectos de manera automática. Además, la organización crea paneles de Smartsheet que representan visualmente los hitos del proyecto y las actualizaciones de estado para los equipos del proyecto, los líderes del proyecto y los ejecutivos. Urbina y su equipo utilizan los paneles para asegurarse de que los proyectos respeten el cronograma, ver rápidamente la información de contacto del proveedor y saber qué equipos son responsables de tareas específicas.

Los ingenieros de proyecto usan los datos de los paneles para medir el progreso de los proyectos, los equipos directivos de Universal Creative los usan para obtener una visión holística de todos los proyectos. “Nuestros líderes pueden ver un panel para saber rápidamente cómo le está yendo a un equipo de ingeniería y si algunos equipos pueden necesitar ayuda”, dice Urbina.

Una vista centralizada para gerentes de proyectos, ingenieros y ejecutivos 

Al usar Smartsheet como repositorio central para toda la información del proyecto, los gerentes de proyectos, los ingenieros de proyectos y los equipos directivos de Universal Creative tienen una mejor visibilidad del progreso de las nuevas atracciones en los parques temáticos de la empresa. “Antes usábamos muchas diapositivas, hojas de cálculo y correos electrónicos para intentar hacer un seguimiento de los proyectos, y había muy poca visibilidad”, menciona Urbina. “Por lo que todo se realizaba a último momento, y a menudo nos esforzábamos por encontrar datos actualizados y cumplir con las fechas límite”. 

“Con Smartsheet, toda la información del proyecto es visible en tiempo real, de modo que cualquier persona puede ver la misma información al mismo tiempo. Ahora es mucho más fácil observar las tendencias y podemos ver claramente cómo avanza un proyecto e identificar si necesitamos acelerar los procesos para que siga su curso”.

Universal Creative ha adoptado cada vez más paneles de Smartsheet porque proporcionan instantáneas de proyectos accesibles y en tiempo real. 

“Recuerdo estar en una reunión con ejecutivos en la que mostraba los paneles que había creado para realizar un seguimiento de las entregas del proyecto”, dice Urbina. “Los líderes se sorprendieron de que tuviera tanta información al alcance de la mano y que pudiera acceder a ella con tanta facilidad. Como consecuencia, se ha generado mucho más trabajo, ya que otros equipos han solicitado que creemos diferentes herramientas en Smartsheet”.

Mayor eficiencia y ahorro de tiempo a través de procesos totalmente automatizados 

Los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet han aumentado la eficacia de la gestión de proyectos para Universal Creative, lo que permite a Urbina y su equipo ahorrar tiempo. “Smartsheet hace que todo sea mucho más eficiente, porque ya no tenemos que recopilar manualmente información del proyecto de diferentes fuentes”, afirma Urbina. “Confeccionamos plantillas en Smartsheet y las duplicamos para automatizar la creación de informes, diagramas y gráficos de toda la información relacionada con un proyecto determinado. En mi equipo solo hay tres personas y me han mencionado que antes se hubieran necesitado entre cinco y ocho personas para hacer este trabajo”.

Universal Creative también utiliza flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para automatizar los procesos de aprobación de los socios externos responsables del funcionamiento de los parques temáticos. “Con Smartsheet, podemos enviar correos electrónicos a nuestros socios internos cuando los elementos de aprobación están vencidos. Además, cuando se aprueba un paso del proyecto, Smartsheet activa automáticamente un correo electrónico para informar a los socios que deben avanzar al siguiente paso. Ya no debemos enviar correos electrónicos para comunicarnos sobre cada uno de estos pasos. Todo se hace automáticamente en Smartsheet y solo tuve que configurarlo una vez”.

Urbina empezó a confiar más en Smartsheet para ejecutar informes analíticos sobre datos de proyectos, como la información de pruebas de la empresa para sistemas mecánicos. “Nuestra empresa realiza pruebas rigurosas para los sistemas mecánicos de cada nueva atracción, en función de un conjunto de parámetros de equipos”, dice Urbina. “Usamos Smartsheet para extraer los datos de la aplicación que ejecuta estas pruebas y registrarlas, de modo que podamos analizar cuántas pruebas hemos ejecutado, cuántas aún deben llevarse a cabo o si hay pruebas específicas programadas. En general, Smartsheet nos ayuda a obtener y conectar toda la información que necesitamos de la organización. Eso es realmente emocionante y seguiremos encontrando más casos de uso a medida que crecemos”.

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