Webex ahorra 13 semanas al año al optimizar sus procesos con Smartsheet y Brandfolder

Webex, que se fundó en San José, California, en 1995, es el líder global en soluciones de colaboración basadas en la nube. Ofrece opciones de reuniones virtuales, llamadas, mensajes y eventos, así como soluciones dedicadas a la experiencia del cliente y dispositivos de colaboración. Con 2,2 millones de usuarios registrados, las aplicaciones de Webex mejoran los procesos de negocio de empresas de todos los tamaños en todo el mundo. 

Reconocer los desafíos 

Solo en 2021, Webex ofreció más de mil soluciones innovadoras a sus clientes. Con la confianza del 95% de las empresas Fortune 500, tiene el compromiso de ofrecer colaboración y experiencias del cliente de clase mundial a mayor nivel. Para ello, la empresa expandió su equipo global en un 40% a fin de admitir la creciente demanda de sus servicios. 

“Esperábamos tener más carga de trabajo de proyectos debido al nuevo crecimiento, además de problemas de visibilidad y comunicación”, explica Janina Hill, gerenta de Programa de Marketing en Webex. ”Todos deben estar de acuerdo, sean partes interesadas, líderes de proyectos o miembros del equipo. Debemos saber qué hacer y comprender lo que estamos viendo si queremos seguir creciendo”. 

La empresa ya usaba varias herramientas para gestionar sus proyectos, pero no eran las mismas en toda la organización. 

“Hay una sobrecarga de información porque intercambiamos múltiples herramientas y pasamos por muchas plataformas y sitios web. Debíamos crear un servicio integral para que nuestro equipo interno accediera a los recursos y los datos en tiempo real con facilidad y rapidez”, dice Hill. 

Trabaje de manera más inteligente, no más duro

Con más de 15 años de experiencia en gestión de proyectos, Janina Hill era una experimentada usuaria de Smartsheet y sabía que la plataforma satisfaría las necesidades de Webex. “A menudo, digo ‘Smartsheet puede hacer eso’ cuando me enfrento a desafíos de flujo de trabajo. Y sentí que esto era lo mismo”, dice. 

Por lo tanto, Webex comenzó a usar Smartsheet como única plataforma para gestión de contenido, campañas y empleados. Esto implicaba usar formularios, rastreadores y plantillas para el envío y la planificación de proyectos, lo que permitía que el equipo viera con facilidad actualizaciones e informes de todas las actividades del negocio. 

“Después, comenzamos a realizar el seguimiento de nuestro éxito con paneles e informes y, por último, a optimizar todo a fin de aprovechar al máximo nuestras campañas y, de esa manera, ofrecer lo mejor constantemente a nuestra creciente base de clientes”, dice Hill. “Por ejemplo, usamos mucho el calendario de contenido para completarlo con eventos y fechas de lanzamiento durante todo el año. Ha alentado en gran medida el trabajo en equipo más organizado debido a que todos pueden ver lo que está ocurriendo”.

“Todos cuentan con diferentes niveles de habilidad en Smartsheet. Pero, gracias a la función de arrastrar y soltar, todas las soluciones son fáciles de usar. Además, el flujo de trabajo es mucho más parejo cuando todos los procesos están automatizados y la información se encuentra en un solo lugar”, explica Hill. 

Lograr más en menos tiempo

Usar Smartsheet ha acelerado las operaciones diarias en Webex. “Puedo enviar mi solicitud en una cuarta parte del tiempo que solía necesitar porque los formularios ya están previamente completados y no tengo que verificar el recuento de caracteres en otra aplicación”, dice Erin Breitspecher, gerenta de Experiencia Digital en Webex.  

Los empleados de Webex se adelantan a las cosas ya que reciben notificaciones automatizadas sobre las tareas, mientras que los líderes pueden obtener un desglose de cada campaña en cualquier momento. 

“Con las capacidades de automatización y elaboración de informes de Smartsheet, ahorramos 1352 horas al año. Con los paneles, podemos elaborar informes de liderazgo un 42% más rápido”, dice Hill. Al ser más productivo con su tiempo, Webex puede respaldar su misión y ofrecer soluciones de colaboración más innovadoras a una creciente base de clientes. 

Conectar Smartsheet con Brandfolder 

Dado que la comunicación manual con los clientes consumía mucho tiempo, en Webex se decidió relacionar las operaciones diarias de Smartsheet con Brandfolder. Esto ayudó a crear una biblioteca de recursos en el centro de éxito del cliente, webex.com, y lanzar kits con guías de inicio rápido a través de enlaces compartidos a fin de ayudar con la adopción por parte del cliente. En la biblioteca de recursos se incluyen todas las campañas, con más de 1900 recursos en 10 idiomas, y está disponible para los clientes y los equipos internos. Y, con la ayuda de Brandfolder, el equipo pudo lanzar con éxito una nueva imagen de la marca en 2021. El equipo de Webex pudo desarrollar con facilidad 12 guías de inicio rápido al mes, lo que generó 19 000 vistas en un solo trimestre. Y, al aprovechar los análisis para comprender mejor el rendimiento de los recursos, Brandfolder sigue ayudando a entender el contenido que se debe producir.

“Nos enfocamos en el ciclo de vida del cliente (incorporación, desarrollo y adopción)”, dice Caity Serra, líder de Marketing Digital en Webex. “Según nuestra experiencia, cuesta siete veces más ganar nuevos clientes que cuidar a los que uno ya tiene. Contar con todos los recursos en un solo lugar facilita la satisfacción de las necesidades individuales de cada cliente”.

La característica de análisis de Brandfolder es crucial para comprender el tipo de contenido que se desempeña bien y en dónde existen brechas, a fin de que el equipo de Webex sepa qué tipo de contenido debe crear. Por ejemplo, el equipo aprendió que el uso de las plantillas de correo electrónico aumentó en comparación con las infografías. Brandfolder potencia al equipo de Webex para que invierta su tiempo en la creación de recursos que tengan el mayor impacto. 

Smartsheet y Brandfolder ayudan a Webex a liberar el valor de sus recursos y a mantener cientos de miles de recursos bien organizados a fin de respaldar su vida útil. “Con el centro de éxito del cliente y la biblioteca de recursos de webex.com, vimos el consumo de más de 130 000 recursos mediante autoservicio, lo que hizo que los servicios fueran más eficientes a la larga”, dice Serra.

“Con Smartsheet, ahora podemos observar los datos en forma de historia y simplificar las operaciones diarias, lo que ahorra 13 semanas de horas humanas gracias a los flujos de trabajo de Brandfolder”. 

Otra de las formas en que Brandfolder permite ahorrar tiempo al equipo de Webex es con los enlaces de Smart CDN (red de entrega de contenido). Cuando se lanzan nuevos productos, el equipo de Webex puede centralizar las actualizaciones de recursos con Brandfolder de forma de solo tener que actualizar un recurso en una ubicación central. Con la ayuda de Smart CDN, el recurso se actualizará automáticamente en las demás ubicaciones. 

Uno para todos y todos para uno

A futuro, Webex planea expandirse a nuevas regiones globales. Con la ayuda de Brandfolder y Smartsheet, Webex ahora está mejor equipado para ofrecer servicios de calidad y puede continuar explorando otras opciones de optimización. “Usar una solución escalable de marketing nos permite seguir creciendo, y siempre estamos listos para enfrentarnos a más”.