Cómo Whirlpool logró tener visibilidad en tiempo real y una alineación regional

Cuando uno es responsable de administrar una gran cartera de proyectos de una empresa mundial de dispositivos para el hogar, que incluye aproximadamente 400 proyectos individuales en cinco regiones del mundo, se requiere un sistema integral para mantener todo en curso. Por eso, Thiago Zapparoli, ingeniero de planificación sénior de Whirlpool Corporation se volcó a Smartsheet para asegurarse de que los gerentes de proyectos, el liderazgo y todos los involucrados con la cartera de lavarropas y secadoras que gestiona estuvieran “en la misma sintonía, en todo momento”.

La “misma sintonía” es un rastreador con tecnología de Smartsheet llamado Matriz de administración de ejecución de la cartera que suma los 400 proyectos de las diferentes regiones e identifica las responsabilidades para cada proyecto y tarea; los indicadores clave del rendimiento; las tareas pendientes, terminadas y demoradas; y mucho más. “Mi idea al principio fue que teníamos que ofrecer un sistema bueno y único a todos los gerentes de proyectos”, explica Zapparoli.

Este innovador uso de Smartsheet refleja una visión general de una región completa, lo que ofrece visibilidad en tiempo real del estado general del proyecto y de las diferentes tareas incluidas en él. El rastreador alternativo se implementó por primera vez en Brasil y transformó la manera en que lo 10 gerentes de proyectos y los líderes multifuncionales de esa región abordaban su trabajo diario y se mantenían sincronizados. “En abril de 2018, comenzamos en EE. UU. Y cambiamos el juego”, dice Zapparoli.

Con la meta de conectar a todos los involucrados en “una única y potente hoja, que ofrece beneficios para todos”, Smartsheet genera resultados para el fabricante mundial de los más importantes dispositivos para el hogar, lo que incluye:

• Velocidad y facilidad al importar una cartera existente de proyectos: puesto que toma solo dos días en lanzar una región

• Codificación por color que identifica con rapidez el estado de un proyecto en cada paso y dónde se requiere atención

• Informes claros y precisos para todos los niveles: personas, gerentes y el liderazgo

• Rápidas solicitudes de actualización, lo que permite que los gerentes de proyectos sean más eficientes

• Entregas sin problemas cuando los empleados se enferman, están de vacaciones, faltan a reuniones o abandonan la empresa.

Luego de las implementaciones en Brasil y EE. UU., Zapparoli estableció rastreadores de Smartsheet en las tres regiones restantes y ayudó a otras cuatro organizaciones de Whirlpool a implementar los propios. Tanto los usuarios comerciales como el equipo directivo adoptaron la plataforma de Smartsheet: En una reciente encuesta al usuario, la totalidad de las personas “coincidieron” en que el rastreador de Smartsheet “es una buena herramienta para seguir los proyectos” y “ayuda a visualizar cuándo debe hacerse una tarea”. Los comentarios de la encuesta también refuerzan el éxito de la solución:

“Enorme visibilidad de la cartera de proyectos”, “En verdad me gusta la capacidad de organización y rastreo que ofrece Smartsheet” y “Tener todo en un solo lugar y que sea rápido y fácil trabajar es muy útil”.

Para Zapparoli, el mejor resultado es que las personas están usando el sistema. “Debe escuchar a su ‘cliente’, porque si ellos no ven el beneficio, o si el sistema obstaculiza su trabajo diario, simplemente dejan de usarlo”, dijo. “Nuestro principal cliente es el gerente de proyectos y ellos ven muchos beneficios. Están comprometidos porque tienen los proyectos en sus manos. Los líderes multifuncionales están contentos, también, porque cuentan con una gran visibilidad y el liderazgo sénior lo ama porque, ahora, saben exactamente cómo ayudar”.