Wizards of the Coast completa la misión de lograr una capacitación significativa y comprometida de los empleados

“En cada búsqueda, nuestra misión es inspirar el amor eterno por los juegos”, afirma el sitio web de Wizards of the Coast, un galardonado editor de juegos estadounidense. A mediados de la década de 1990, la empresa creó y popularizó el género de juegos de cartas coleccionables con el lanzamiento de Magic: The Gathering. Hoy en día, también se la conoce por Dungeons & Dragons, un juego de rol que reunió a comunidades de todo el mundo. Con cada nuevo juego, Wizards of the Coast tiene como objetivo inspirar la creatividad, la imaginación, la pasión y las amistades.

Invertir en mejorar las habilidades

Al igual que los asistentes, los gerentes de proyectos de Wizards of the Coast son expertos en poner el caos en orden, y la empresa confió en Smartsheet para ello durante los últimos cuatro años. Once equipos diferentes utilizan Smartsheet Control Center para administrar sus proyectos, incluso al momento de alinear varios cronogramas de producción. “Cada proyecto puede llevar varios años, y necesitamos tener una única fuente de datos con respecto a nuestro cronograma que cambia constantemente”, explica Chizu Hieida, productora técnica de Wizards of the Coast. La empresa también confía en Smartsheet al momento de administrar recursos, asignar tareas y realizar su seguimiento, y automatizar cuestiones, como bloquear días en los calendarios.

Pero, cuando las personas se topan con problemas, a menudo, recurren a Hieida, la genia de Smartsheet en la empresa. “Tenemos más de 200 usuarios con licencia; y no tengo tiempo para asistir a cada uno de forma individual ni para ayudarlos a desarrollar soluciones basadas en Smartsheet”, explica Hieida.

Sin embargo, Hieida conoce algo más que puede resultar de utilidad. 

“Smartsheet viene con un excelente recurso: Smartsheet University. Es una increíble herramienta de aprendizaje, y estoy ansiosa por que todos la aprovechen para liberar sus poderes mágicos”.

Hieida decidió incentivar el aprendizaje. 

“Yo considero que, si nuestros empleados se vuelven más competentes en el uso de Smartsheet, pueden crear sus propias soluciones, lo que no solo permite que mi tarea de facilitadora me insuma menos tiempo, sino que aumenta significativamente nuestra productividad en general”, agrega.

Crear una experiencia gratificante

A partir de ahí, nació el programa de recompensas de Smartsheet. El programa, que se creó a partir de los recursos de Smartsheet University, ayudó a los empleados a alcanzar niveles superiores con puntos de experiencia en Smartsheet. Los usuarios comienzan con las capacidades básicas de Smartsheet y pasan a las fórmulas para construir una base más sólida. “De esta manera, tenían un camino claro a seguir, lo que garantizaba la comprensión integral de Smartsheet”, agrega Hieida. Por cada paso, los participantes recibían una recompensa con productos promocionales de Smartsheet.

Al ver que los productos promocionales no eran un incentivo suficiente, Hieida ideó nuevas recompensas. “Nuestro equipo de productos colaboró con nuestro propio regalo de Wizards of the Coast que acompañaría los elementos de Smartsheet. Además, me di cuenta de que algunas personas se sienten motivadas cuando obtienen distintivos de LinkedIn, por lo que también destacamos ese beneficio”, dice Hieida.

Sin embargo, no todo fue fácil. Hieida tuvo que enfrentarse a la resistencia de uno de los departamentos hacia el programa de recompensas, pero pronto encontró puntos en común. “Sugerí que alinearan el programa con uno de los objetivos de nuestra empresa, que es el desarrollo personal. Esta idea obtuvo una aceptación inmediata”, explica.

Poner el conocimiento en práctica

Ahora que los empleados estaban ansiosos por aprender, Hieida quería asegurarse de que los logros conseguidos se aplicaran a su trabajo diario. “Empecé a asignar tareas posteriores a la sesión”, continúa Hieida. “A nadie parecía gustarle el término 'tarea', así que comencé a llamarlas tareas de 'Mostrar y contar'. A cambio, recibían un regalo adicional”. Esto no solo promovió el crecimiento individual, sino que también fomentó un sentido de comunidad dentro de la empresa, ya que los usuarios aprendieron unos de otros.

Para crear puntos de inspiración, los logros se compartieron a través de las redes sociales y las plataformas de comunicación. “Cuando uno de nuestros usuarios completaba la aplicación central, celebrábamos su logro en MS Teams e invitábamos a todos a unirse a las felicitaciones”, explica Hieida. “Alenté al usuario a compartir una imagen divertida, tal vez vestido con un disfraz, ya que en Wizards of the Coast adoramos los disfraces. Luego, las personas podían interactuar con la publicación dando me gusta, reaccionando a ella y haciendo llegar sus felicitaciones”.

La realización personal al involucrar a los estudiantes

En la actualidad, los empleados de Wizards of the Coast están listos y tienen el incentivo necesario para resolver problemas de manera independiente. “Esto fue revelador para el equipo. Tienen las herramientas para crear lo que deseen y pueden ser responsables de sus propias soluciones”, señala Hieida. 

“Smartsheet le ahorró innumerables horas a nuestro equipo. Dado que tenemos una única fuente de datos, cometemos menos errores, lo que puede conducir a una mejor productividad”. Me ayuda a automatizar personalmente muchas tareas, ver mi progreso de un vistazo y mantenerme organizada”.

Como era de esperar, Hieida es actualmente una Smartsheet Mobilizer, que se beneficia de los recursos y el apoyo exclusivos para ayudar a su paladín Smartsheet en su organización. “En lo personal, me pareció que unirse al programa Mobilizer era increíblemente beneficioso”, concluye. “Me permitió participar en conversaciones significativas, intercambiar ideas y acceder a todas las plantillas necesarias. Ojalá me hubiera unido antes; fue un punto de inflexión”.

Esta historia se adaptó a partir de la Sesión ENGAGE 2023 de Hieida, “Impulsar el cambio: historias de éxito del mundo real de Smartsheet Mobilizers”, vea toda la sesión aquí.